Effizientes Management von Saisonarbeitskräften

Im modernen Freizeitpark kümmern sich überwiegend Saisonarbeitskräfte um das Wohl der Besucher. Doch mit der Verwaltung dieser externen Mitarbeiter tun sich die Parkbetreiber oftmals schwer. SAP hat nun auf Basis des bestehenden SAP-Lösungsportfolios einen End-to-End-Prozess erstellt, der ein ganzheitliches Management von Saisonarbeitskräften sicherstellt.

Der Besuch in einem Freizeitpark ist für viele ein unvergessliches Erlebnis mit dem Charakter eines Kurzurlaubs. Wetter- und urlaubsbedingt variiert das Besucherinteresse oft stark. Für die Betreiber bedeutet dies eine entsprechend unregelmäßige, häufig schwer vorherzusagende Auslastung – sie müssen in Spitzenzeiten ein vollumfängliches Besuchererlebnis sicherstellen, zu den Event-freien Zeiten ruht dafür der größte Teil des Betriebs.

Saisonarbeitskräfte halten den Betrieb am Laufen

Um den Besuchererwartungen voll zu entsprechen, zugleich aber die Personalkosten während der Leerzeiten im Griff zu behalten, setzen viele Parkbetreiber auf Saisonkräfte und externe Arbeitskräfte, die im Wesentlichen nur während der Hochsaison zum Einsatz kommen. In den Freizeitparks kommen sie auf einen Anteil von 75 Prozent gegenüber 25 Prozent an festen Arbeitnehmern. Das Problem: Diese freien Mitarbeiter sind organisatorisch meist nur unzureichend eingebunden, ein einheitliches und sicheres Tool zur Verwaltung von oder Kommunikation mit Externen ist nicht vorhanden.

Oftmals erfolgt die Kommunikation zwischen Externen und den Einsatzplanern auf Seiten der Betreiber dabei über SMS, WhatsApp-Gruppen oder andere entsprechende Apps. Diese Form des digitalen Nachrichtenaustauschs ist für beide Seiten oftmals eine große Erleichterung etwa gegenüber weit im Voraus erstellten Einsatzplänen auf Papier. Meist kommen diese Tools jedoch isoliert zum Einsatz, so dass der Informationsaustausch nur innerhalb einer Gruppe erfolgt und Personalplaner stets nur den Überblick über einen kleinen Teil der Workforce haben – die Sicht auf die Gesamtheit der Arbeitskräfte bleibt eingeschränkt. Die Betreiber sind dadurch kaum in der Lage, zu überblicken, welche Mitarbeiter an welcher Stelle eingesetzt werden, oder über welche Qualifikation sie jeweils verfügen und wie sich diese optimal nutzen lassen.

Sechs Schlüsselfaktoren für den reibungslosen Einsatz von Saisonkräften

Eine effiziente Einsatzplanung ist so kaum möglich, ebenso wenig wie ein ausgeklügeltes „Talent Relationship Management“, um externe Talente gezielt zu fördern und weiter zu bilden, so dass diese immer auf dem neuesten Stand sind, etwa bei Vorgaben in Sachen Security- und Compliance oder auch Besucherbetreuung. Doch gerade dies wäre sinnvoll: Streben die Veranstalter doch an, einen möglichst hohen Anteil der bewährten Kräfte auch in der nächsten Saison wieder einzusetzen.

Damit der Einsatz von Saisonarbeitskräften sowohl für Unternehmen wie auch für die freien Mitarbeiter selbst reibungslos verläuft, sollten Betreiberfirmen die folgenden sechs Schlüsselfaktoren im Blick behalten:

• Arbeitskräfte sichtbar machen: Wo sind eigentlich externe Arbeitskräfte für den geforderten Einsatzbereich zu finden? Wie lassen sich diese anwerben? Betreiberfirmen brauchen geeignete Tools, um externe Arbeitskräfte zu finden und erfolgreich anzuwerben.
• Übersichtliche Verwaltung: Das On- und gegebenenfalls Off-Boarding, die Verwaltung persönlicher Daten sowie der erforderlichen Dokumente wie Arbeitserlaubnis oder Führungszeugnis – all das muss einfach und sicher zu managen und für alle HR-Mitarbeiter gleichermaßen zugänglich sein.
• Einheitliches Abrechnungssystem: Die Abrechnung aller saisonalen Arbeitskräfte muss nach einheitlichen Standards erfolgen, um eine korrekte und richtlinienkonforme Bezahlung aller Mitarbeiter sicherzustellen.
• Organisation der Arbeitskräfte: Eine ganzheitliche Sicht auf die bestehende feste und freie Workforce ist die Voraussetzung, dafür, dass Personalplaner alle Arbeitskräfte nach Verfügbarkeit, Qualifikation, Erfahrung und weiteren Kriterien effizient für ihren jeweiligen Einsatz einplanen können.
• Informieren und kommunizieren: WhatsApp und Co. sind hilfreiche Tools zum Austausch von Informationen und für die Kommunikation mit Externen. Eine zentrale Lösung sollte jedoch sicherstellen, dass wichtige Informationen alle erforderlichen Adressaten erreichen. So müssen beispielsweise auch HR-Mitarbeiter schnell und problemlos über ein zentrales Tool mit jedem Mitarbeiter kommunizieren können.
• Stetiges Optimieren: An jedem Interaktionspunkt des Verwaltungsprozesses sollte regelmäßig das Feedback aller Beteiligten eingeholt und ausgewertet werden. Auf dieser Basis lässt sich ein umfangreiches Experience Management etablieren, das es erlaubt, Prozesse kontinuierlich zu verbessern.

Dank des integrierten Lösungsportfolios der SAP haben Sie die Möglichkeit, alle oben genannten Schlüsselfaktoren abzubilden: Das Einstellen, Verwalten und das Abrechnen von Saisonarbeitskräften mit allen dazugehörigen Prozessen erfolgt dabei innerhalb einer integrierten einheitlichen Lösung, die mit einem umfangreichen Experience Management ausgestattet ist.

Einheitliche Kommunikation mit allen Mitarbeitern

Statt der Kommunikation über verschiedene Tools lässt sich ergänzend eine Digital-Workplace-Lösung anbinden: Diese entspricht einem Intranet oder sozialen Portal (wie Facebook), über das feste wie freie Mitarbeiter kommunizieren, ihre Arbeitsstunden dokumentieren und abrechnen, eine Krankmeldung einreichen oder auch eine Honorarabrechnung einsehen können. Wo sinnvoll, lassen sich auch Workforce-Gruppen einrichten etwa für Mitarbeiter an der Achterbahn, beim Eis- oder Merchandising-Verkauf usw. Sie können dort News, Bilder oder Videos teilen.