Feedback-gebaseerde Continuous Integration (CI) kent verschillende valkuilen. Met de juiste voorbereiding en kennis maak je deze ontwikkelmethode echter tot een groot succes.
Wat je hiervoor nodig hebt is het volgende:
- Een gestructureerd proces
- Een multidisciplinair team
- Duidelijke bedrijfsdoelstellingen en steun vanuit het management
- Betrouwbare en up-to-date data (zowel operationele als experience data)
- Een meetbare doelstelling voor ieder initiatief
- Flexibele resources
- De juiste tools
Een flinke lijst dus. Laten we inzoomen op deze zeven punten.
-
Een gestructureerd proces
De multidisciplinaire aanpak en de behoefte aan verschillende resources op verschillende momenten maakt voorspelbaarheid bij CI noodzakelijk. Dankzij deze voorspelbaarheid kan je reguliere taken en besprekingen vooraf plannen, zodat alle betrokken partijen hieraan kunnen deelnemen.
Wanneer je snel stappen wilt zetten is het on-the-fly organiseren en improviseren van iedere stap van elke verbeteringscycli simpelweg geen optie. Een vast ritme helpt mensen bij het inplannen van andere werkzaamheden en stellen van prioriteiten. De bijdragen van collega’s aan het proces kunnen een goede motivator zijn. Een gebrek aan inzet kan de motivatie bij mensen echter juist doen verdwijnen. Zorg daarom dat je de planning strak in de hand houdt, zeker aan het begin van het project.
-
Een multidisciplinair team
Hoewel potentiële verbeteringen vanuit de onderkant van de organisatie worden aangedragen, brengt het CI-team hierin prioriteiten aan. Het maken van een overzicht van alle kleine problemen is daarnaast slechts de eerste stap. Hun oplossingen kunnen bijvoorbeeld specifieke expertise en kennis vereisen.
Dit betekent dat verschillende disciplines – zoals UX-ontwerpers, architecten, consultants, salesprofessionals en managers – betrokken moeten zijn bij het bepalen van de initiële prioriteiten. Hun betrokkenheid bij de daarop volgende stappen is afhankelijk van de geprioriteerde initiatieven (zie #6).
-
Duidelijke bedrijfsdoelstellingen en steun vanuit het management
Nadat een lijst met mogelijke verbeteringen is opgesteld, moeten prioriteiten worden gesteld op basis van een ‘Pain & Gain’-analyse. Je weegt hierbij de kosten af tegen de voordelen. Voor het correct in beeld brengen van de voordelen is het noodzakelijk dat je de doelstellingen van de organisatie, de afdeling en het kanaal in het oog houdt. Dit is uiteraard alleen mogelijk indien strategische doelstellingen beschikbaar zijn. Is dit niet het geval? Dan bepaalt de product owner wat prioriteit krijgt. Dit maakt hem of haar echter wel kwetsbaar voor kantoorpolitiek.
-
Betrouwbare en up-to-date data
Een goed CI-proces start met het observeren van en luisteren naar mensen in de praktijk. Dat zijn in dit geval werknemers en klanten. De theorie achter CI is dat je structureel kleine problemen optimaliseert.
Over het algemeen vraag je de CEO, afdelingsmanager of strategische consultant dan ook niet naar hun mening over de beste verbeteringen. Zij hebben uiteraard invloed op het proces, alleen pas later in het stadium. Initieel wil je juist mensen die dicht bij de bron van problemen staan bij het proces betrekken. Zij kunnen je vertellen of je een stap in het proces moet verwijderen of juist beter een extra stap kunt toevoegen. Of dat het versoepelen van een bepaalde integratie voordeel kan opleveren.
Deze input is afkomstig uit experience data, die feedback van zowel klanten als werknemers omvat in combinatie met (big) data-analyses van operationele data. Deze gegevens verzamel je via bijvoorbeeld interne en externe onderzoeken, AB-testen, interviews, webanalytics, BI-analyses, machine learning en expertreviews. Verlies hierbij nooit het volledige end-to-end-proces en de customer journey uit het oog. Zo weet je zeker dat alle initiatieven zijn gericht op de aspecten van de organisatie die de meeste waarde voor de business opleveren.
-
Een meetbare doelstelling voor ieder initiatief
Het kernteam stelt voor ieder initiatief het volgende op:
- Een duidelijke definitie van het initiatief
- De waarde van het initiatief voor de business (voordelen)
- Een schatting van de benodigde arbeidstijd en budget (kosten)
- Duidelijke en meetbare KPI’s die succes definiëren
- De verwachte resultaten
Definieer een duidelijke methode voor het beoordelen van initiatieven, zodat iedereen op één lijn zit wat betreft de resultaten en weet wat een initiatief succesvol maakt. Hiermee voorkom je onproductieve discussies. Het definitieve besluit over geselecteerde initiatieven is aan de product owner, die hierbij kijkt naar onder meer technische afhankelijkheden, resources en andere relevante uitdagingen.
-
Flexibele resources
Hoewel het kernteam zich aan een strikt proces houdt, is het uitvoeren van taken gerelateerd aan verbeteringen minder voorspelbaar. Deze moeten daarom voor iedere cycli opnieuw gepland worden. Sommige taken kunnen worden toegewezen aan het kernteam, terwijl andere wellicht gespecialiseerde of andere resources vereisen. Je kunt dit op verschillende manieren managen, afhankelijk van de aard van de organisatie. Enkele opties zijn:
- Het reserveren van een percentage van de resources per functie (bijvoorbeeld UX, ontwerp of development). Op basis van beschikbaarheid en prioriteit maak je vervolgens een planning.
- Problemen met meerdere disciplines delen met behulp van een Kanban-bord.
- Het creëren van een echt multidisciplinair team, dat zich per cycli op een specifieke vertical richt. Denk hierbij aan een kwartaal dat volledig is toegewijd aan het verbeteren van lead generation. Let op: deze optie is afhankelijk van de flexibiliteit van je architectuur.
- De inzet van flexibele medewerkers of externe experts die je op basis van de CI-behoeften direct kunt inschakelen (zie het artikel over Blended Teams).
Een goede product owner kan in grote lijnen inschatten waar de komende paar cycli resources nodig zijn. Daarnaast verschuift hij indien nodig prioriteiten op basis van de beschikbare resources. Het belangrijkst is het vinden van een juiste balans tussen alle taken en resources. Zorg dat de prioriteiten niet structureel afhankelijk zijn van de beschikbaar van resources, en dat je indien nodig nieuwe prioriteiten aan de bovenkant van het lijstje kunt toevoegen.
-
De juiste tools
De behoefte aan tools is onder meer afhankelijk van de omvang van het project. Indien het kernteam bijvoorbeeld op een vaste locatie samenwerkt is communicatie vaak minder een probleem. Werken echter meerdere teams samen aan een project of werkt één team aan meerdere producten? Dan kan communicatie al snel een uitdaging zijn. In alle gevallen moet er een systeem zijn dat input verzamelt en resultaten inzichtelijk maakt.
Communicatie
Een van de meest belangrijke tools die je kunt omarmen is een communicatieprotocol waartoe iedereen toegang heeft. Denk hierbij aan Skype, Microsoft Teams, Slack of een andere tool die de communicatie verbetert.
Voor het komen tot nieuwe ideeën en ontwikkelen van een roadmap voor de realisatie van deze ideeën zijn eveneens tools beschikbaar. Denk hierbij aan tools die helpen bij:
- het beheren van ideeën (van creatie tot het uiteindelijke selecteren)
- het creëren van een roadmap
- backlog management
- project- en resourcemanagement
- het opstellen van doelen en monitoren van prestaties
Een voorbeeld van een dergelijke tool is Aha!
Feedbackmanagement
Het meest belangrijke onderdeel van CI is wellicht feedbackmanagement. Zonder de juiste en actuele input van klanten en jouw eigen organisatie is het zicht op potentiële verbeteringen beperkt.
Dit brengt risico’s met zich mee. Zo kan je belangrijke opties over het hoofd zien of te veel waarde toeschrijven aan een een bepaalde optie. Wie serieus aan de slag wilt met het doorvoeren van incrementele verbeteringen en veel tijd investeert in het opstellen van een team en proces, heeft hiervoor een sterke fundering nodig. Start het proces niet op basis van aannames en zorg dat zowel de input als output meetbaar is.
Slimme software kan hierbij helpen. Met een applicatie als Qualtrics stroomlijn je het verzamelen van input vanuit klanten en werknemers. Qualtrics vergroot ook het inzicht in het project. Zo zijn resultaten van initiatieven in real-time beschikbaar via op maat gemaakte dashboards.
