Software voor buitendienstmedewerkers speelt een cruciale rol in het efficiënt laten draaien van de bedrijfsprocessen. Monteurs moeten bijvoorbeeld snel inzicht hebben in wat ze op locatie moeten doen, werkzaamheden kunnen verantwoorden en uren nauwkeurig kunnen registreren. Boon Edam implementeerde hiervoor samen met zijn partners Ideo en delaware SAP Field Service Management (SAP FSM).
Boon Edam werd in 1873 opgericht door de Amsterdamse timmerman Gerrit Boon. In 1970 verhuisde het bedrijf naar Edam, wat leidde tot de toevoeging ‘Edam’ aan de bedrijfsnaam. Het bedrijf is gespecialiseerd in het ontwerpen en produceren van geavanceerde toegangsoplossingen. Het portfolio varieert van energiezuinige draaideuren tot doorloopsluizen en toegangspoortjes, te vinden op locaties zoals winkelcentra, kantoorgebouwen, datacenters, ziekenhuizen en sportarena’s. En dat wereldwijd.
“Service is van steeds groter belang voor de groeidoelstellingen van Boon Edam”, vertelt Ramon Hendriks, Global Sales Operations Specialist bij Boon Edam. “We hebben een traject ingezet waarin de klant centraal staat. Door goed te luisteren naar hun wensen, zorgen we ervoor dat onze ontwikkelingen aansluiten bij hun behoeften. Onze focus ligt volledig op het leveren van waarde, en service speelt daarin een steeds grotere rol om onze groeistrategie te ondersteunen.”
Gebrekkige urenregistratie
Die service is mede afhankelijk van de efficiëntie van de monteurs die storingen oplossen en onderhoud uitvoeren. “Ons oude systeem voor buitendienstmedewerkers was echter verouderd en niet meer van deze tijd”, aldus Hendriks. Het systeem was omslachtig in gebruik en miste essentiële functies zoals efficiënte navigatie en de mogelijkheid om de tooling mobiel te gebruiken.
Monteurs hadden geen inzicht in hun geboekte uren en konden fouten niet zelf corrigeren. Hendriks: “Dit zorgde voor veel frustratie en administratieve rompslomp. Onze binnendienst moest regelmatig correcties doorvoeren en klanten te woord staan over foutieve facturen. Bovendien was de oude tooling ‘end-of-life’ en werd deze niet langer ondersteund. We moesten op zoek naar een andere oplossing.”
SAP Field Service Management
Om deze uitdagingen te overwinnen, koos Boon Edam voor SAP Field Service Management. “FSM sloot perfect aan op onze bestaande SAP-omgeving en op wat we nodig hadden”, stelt Hendriks, die de afgelopen jaren ook de rol heeft vervuld van Project Manager SAP Field Service Management. “Vooral de gebruiksvriendelijkheid en de mogelijkheden om automatisch te plannen, spraken ons enorm aan. We willen onze monteurs ontlasten, zodat zij zich kunnen richten op waar ze goed in zijn: het leveren van uitstekende service.”
Boon Edam implementeerde SAP FSM samen met de partners Ideo en delaware. delaware, de vaste partner van Boon Edam, ondersteunde het projectmanagement, terwijl Ideo verantwoordelijk was voor de technische uitvoering en training van de IT-specialisten. “Onze IT-specialisten zijn inmiddels zo ver opgeleid dat ze SAP FSM zelf kunnen inrichten”, constateert Hendriks.
De implementatie van SAP FSM begon in september 2023 met de uitrol in het Verenigd Koninkrijk als eerste stap, gevolgd door Duitsland, Zweden en Noorwegen. Nederland zal als laatste worden uitgerold in januari 2025. Volgens Hendriks is er een specifieke reden dat Nederland als laatste komt: “In Engeland hoeven ze officieel geen checklist te maken voor het onderhoud van een deur, terwijl zo’n checklist in Nederland verplicht is. Daarom hebben we voor Nederland extra functionaliteiten in SAP FSM moeten inbouwen om te voldoen aan deze eisen.”
Efficiënter en gebruiksvriendelijker
De voordelen van SAP FSM zijn inmiddels duidelijk zichtbaar. Monteurs kunnen nu eenvoudig de details van een reparatie of onderhoudsbeurt delen met de klant, zodat die weet wat de monteur heeft gedaan en wat er nog moet gebeuren. “Het boeken van uren is nu echt bijzonder eenvoudig”, vult Hendriks aan. “Onze monteurs kunnen zelf zien wat ze boeken en kunnen dit, indien nodig, meteen aanpassen.” Dit leidt tot snellere en nauwkeurigere facturatie, minder administratieve belasting voor de binnendienst en minder correcties achteraf.
Daarnaast is het systeem veel gebruiksvriendelijker. “Met FSM kunnen onze monteurs gewoon met hun telefoon of tablet aan de slag. Dat klinkt misschien simpel, maar het is een wereld van verschil”, benadrukt Hendriks. “Het scheelt hen enorm veel tijd en maakt hun werk een stuk aangenamer.”
Bovendien draagt de ingebouwde routenavigatie bij aan een efficiëntere planning. Boon Edam kan hierdoor de reistijd van monteurs verkorten, waardoor zij efficiënter kunnen werken. Dit draagt direct bij aan de duurzaamheidsdoelstellingen van het bedrijf. “Minder reistijd betekent minder uitstoot en een duurzamere operatie”, voegt Hendriks toe. “Dat is voor ons, maar ook voor onze klanten, een belangrijk punt.”
AI en predictive maintenance
Hendriks ziet SAP FSM bovendien als een cruciaal fundament voor toekomstige stappen op het gebied van AI. Door de data van hun deuren te analyseren, zoals het aantal omwentelingen, kan Boon Edam voorspellend onderhoud uitvoeren en storingen voorkomen. “Stel je voor dat we op basis van het aantal omwentelingen van een deur precies kunnen voorspellen wanneer er onderhoud nodig is. Dat voorkomt storingen en zorgt ervoor dat onze klanten altijd toegang hebben tot goed functionerende toegangsoplossingen.”
AI zal in de toekomst een steeds grotere rol spelen in het onderhoud en de planning van Boon Edam, waardoor het bedrijf efficiënter en proactiever kan werken. “We staan pas aan het begin van wat mogelijk is met AI”, zegt Hendriks. “De toekomst ziet er veelbelovend uit. We willen blijven innoveren en onze klanten de best mogelijke service bieden.”