El concepto de gestión de datos abarca una extensa lista de temas relacionados entre sí, los cuales, a su vez, afectan el aprovechamiento de la información en todos los niveles.
La arquitectura de datos, el big data, la organización de contenidos y la seguridad de la información son solo algunos de los aspectos involucrados en las organizaciones. Actualmente, una óptima gestión de las bases de datos es clave para el crecimiento sostenido de las empresas.
Evolución de la gestión y análisis de datos
Los datos por sí mismos no tienen valor. Cuando se ponen en contexto, se convierten en información, que es lo que realmente ayuda en la toma de decisiones.
Una base de datos es un conjunto de datos almacenados, ordenados y relacionados entre sí. Gracias a los programas conocidos como Sistemas de Gestión de Bases de Datos (SGBD) se extrae información relevante.
La primera vez que se usó el término database aplicado a la informática fue en 1963, durante un simposio celebrado en California (Estados Unidos). A partir de ese momento, y gracias a la popularización de los ordenadores y de Internet, su evolución ha sido asombrosa.
En la década de los setenta, el científico informático Edgar Frank Codd definió el modelo de base de datos relacional. Sus investigaciones dieron lugar al nacimiento de los Sistemas Gestores de Bases de Datos (SGBD).
Años más tarde, se desarrolló el lenguaje SQL (Structured Query Language), que analiza grandes cantidades de información y permite realizar diferentes operaciones en las bases de datos.
El auge de Internet supuso un crecimiento en la industria de las bases de datos. Las organizaciones comenzaron a recopilar una gran cantidad de información que se debía estructurar y combinar para que resultara útil.
En la actualidad, los gestores de bases de datos (Database Management System) son programas que permiten almacenar y acceder a los datos de forma estructurada y rápida. Su uso es imprescindible para diseñar procedimientos y estrategias empresariales en todos los sectores.
Los sistemas de gestión de datos en el siglo XXI
Las empresas necesitan soluciones eficientes para la gestión de datos. Los nuevos sistemas utilizan plataformas que pueden incluir big data, analítica de datos y muchos otros componentes.
Los algoritmos permiten automatizar procesos que hasta hace poco tiempo se ejecutaban de manera manual. Las nuevas herramientas de gestión de datos tienen como objetivo reducir la intervención humana para minimizar la probabilidad de error.
Las plataformas de gestión de datos son sistemas que recopilan y analizan grandes volúmenes de datos. Las herramientas de software que incluyen ayudan a los equipos de TI y a los administradores de bases de datos a realizar múltiples tareas.
Con la gestión de datos en la nube se ha conseguido un nuevo hito en cuanto a agilidad, sincronización, automatización y seguridad de la información. En la era de la transformación digital, los servicios en la nube permiten a las organizaciones maximizar el control de costes.
Tipología de las bases de datos
Los sistemas de gestión de bases de datos tienen en común una serie de características y objetivos. Entre los que destacan, están los siguientes:
- Integración de todos los procesos, desde la recopilación hasta la eliminación.
- Independencia lógica y física de los datos.
- Eliminación de redundancias e información duplicada.
- Copias de respaldo y recuperación.
- Acceso a información actualizada desde múltiples dispositivos.
- Integridad de los datos.
- Optimización de consultas complejas.
- Seguridad de acceso y privacidad de los datos.
- Extracción de analíticas para la toma de decisiones.
Ahora bien, según cuál sea la manera de organizar la información, su utilidad o las necesidades de cada organización, las bases de datos se pueden clasificar atendiendo a diferentes criterios.
Las soluciones integradas de gestión de datos pueden estar orientadas hacia el análisis, la optimización o la productividad, entre otras funciones. Generalmente, se habla de cuatro tipos de gestión de datos:
Sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP)
Los sistemas ERP son uno de los más extendidos, porque su enfoque es muy completo. Los programas de gestión como SAP registran todos los recursos de la empresa, automatizan procesos y ofrecen gestión y análisis de datos en tiempo real.
Master Data Management (MDM)
La gestión de datos maestros tiene como objetivo la centralización y homogeneización de los datos esenciales de las organizaciones. Esta información abarca los datos tanto de los empleados como de los clientes, proveedores, finanzas y procesos productivos. Este enfoque se utiliza en sistemas ERP y CRM.
Sistemas de gestión de contenidos (SGC)
Gracias a su flexibilidad, este sistema de gestión de la información suele usarse en la intranet de una compañía. Aunque es para manejo de datos internos, también puede incorporar formularios o integración de bases de datos, entre otras funciones.
Sistemas de gestión documental (SGD)
La digitalización y la eliminación de los archivos en papel es el objetivo principal de los sistemas de gestión documental. Sus funcionalidades están orientadas hacia el almacenamiento y archivado de los datos.
Otros criterios de clasificación atienden a aspectos como el modelo de datos, según el cual pueden ser relacionales, en red, jerárquicos u orientados a objetos. Asimismo, se suele hablar de tipos de sistemas de gestión centralizados y distribuidos.
Cómo puede crecer su empresa mediante la gestión de datos
Los datos se han convertido en uno de los activos más valiosos para las organizaciones. Su correcta interpretación, gracias a las herramientas analíticas, aporta ventajas cruciales para las decisiones estratégicas.
Según la revista Forbes, es imprescindible invertir en la gestión de datos para obtener una ventaja competitiva. El big data, la inteligencia artificial y el análisis predictivo pueden marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso.
Principales razones para invertir en gestión de datos
Uno de los grandes desafíos de la era de la digitalización es conocer al cliente. La anticipación es vital en un mundo en el que prima la inmediatez. Las fuentes de datos son cada vez más numerosas, por lo que las herramientas de analítica de negocio son un elemento clave para agilizar los procesos.
Estos son los motivos esenciales por los que la gestión de datos ha dejado de ser una opción:
- Los datos por sí solos tienen poco valor. Convertidos en información, son el verdadero tesoro de toda empresa que busque un crecimiento sostenido.
- El análisis de datos facilita la hiperpersonalización de la experiencia del cliente, que es una de las tendencias en la búsqueda de valor añadido.
- Gracias al impulso de los datos, las compañías pueden conocer el customer journey mediante el análisis en tiempo real y a lo largo de diferentes puntos de interacción.
- La calidad y la rentabilidad de los productos y servicios se incrementan con los análisis basados en datos.
- El aprendizaje automático y los modelos predictivos permiten anticiparse y comprender posibles escenarios futuros.
- Disponer de información ayuda en la identificación de tendencias y oportunidades, así como en la de puntos débiles. La inversión en gestión de datos acelera la innovación.
- Los procesos comerciales, la logística, la producción y los recursos humanos, entre otros, se optimizan gracias a los datos en tiempo real.
- La reducción de costes, otro de los caballitos de batalla de la rentabilidad, se torna más sencilla con los procesos analíticos.
Las empresas que apuestan por un sistema de gestión de base de datos cuentan con una importante baza para alcanzar una posición competitiva más sólida.
Desafíos de la gestión de datos
La gestión de datos es un proceso dinámico, que debe adaptarse a las necesidades y tendencias del entorno empresarial. Los desafíos a los que se enfrentan las empresas son numerosos, pero se pueden resumir en uno: el de generar valor tangible.
El incremento de la cantidad de datos que recopilan las empresas provoca un aumento de los requisitos de escalabilidad en el almacenamiento, la seguridad y la accesibilidad. El filtrado de la información debe situarse en primer plano.
La transformación digital implica la aparición de nuevos riesgos a los que deben enfrentarse los responsables de los sistemas de gestión. El robo de información a través de ataques informáticos puede poner en jaque a cualquier organización, por lo que es necesario contar con un plan de contingencia.
La implantación del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) no ha sido más que el comienzo. La directiva europea se convertirá en breve en el Reglamento ePrivacy y afectará a todos los tipos de comunicación electrónica y almacenamiento de datos.
Este es otro de los desafíos de la analítica en las organizaciones. La formación periódica de los empleados en materia de gobernanza de datos interna será una inversión necesaria para cumplir con la legislación.
Las empresas están descubriendo que los datos no solo ayudan a la consolidación y el crecimiento, sino que contribuyen a descubrir oportunidades para generar nuevas fuentes de ingresos.
Conforme las organizaciones son conscientes del ROI que se consigue con el análisis de datos, refuerzan su decisión de invertir para obtener un mayor rendimiento de la información que recopilan.
Si se aborda con herramientas específicas como las que SAP pone a disposición de sus clientes, la gestión de datos resulta tremendamente útil tanto para el cumplimiento de las obligaciones legales como para incrementar la eficiencia de los procesos de trabajo.
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