Como ya sabrá, el software de gestión empresarial es una herramienta fundamental para optimizar procesos en toda empresa. Dada su importancia, es crucial detectar cuándo ha quedado obsoleto, ya que puede pasar de ser una solución a convertirse en un problema.
¿Qué significa que el software está obsoleto?
Los sistemas operativos y los programas tienen un tiempo de vida útil, al igual que ocurre con el hardware de los dispositivos. Cuando los componentes de un ordenador tienen muchos años pierden rendimiento. Llega un momento en que resultan incompatibles con los requisitos de nuevos programas.
Del mismo modo, los programas muy antiguos pueden dejar de ser útiles. Pasado un tiempo, el fabricante deja de ofrecer actualizaciones y soporte porque ha desarrollado nuevas soluciones más completas.
Uno de los riesgos del software obsoleto es que se pueden producir importantes brechas de seguridad que pueden comprometer la información de la empresa. Otros problemas, como la lentitud y el escaso rendimiento, entorpecen la actividad.
Los costes del software obsoleto se reflejan en una baja productividad a causa de los fallos y continuas interrupciones. Pero puede haber pérdidas mucho más graves: datos estratégicos, información confidencial y daño a la reputación de la compañía.
Los 5 principales riesgos de un software obsoleto
Renovar el software de gestión empresarial es necesario cuando el programa ha perdido prácticamente toda su utilidad. Las empresas que piensan que ahorran dinero al seguir usando los programas de toda la vida se enfrentan a graves riesgos.
Según un reciente estudio de Willis Towers Watson (WTW), los principales problemas del software obsoleto son los ciberataques (56 %), la pérdida de datos (49 %) y las sanciones por incumplimiento del RGPD (46 %) si la información de los clientes queda al descubierto.
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Brechas de seguridad
Los sistemas y programas desfasados son mucho más vulnerables porque no disponen de actualizaciones de seguridad. Los ciberdelincuentes pueden infectar fácilmente el software de gestión empresarial anticuado.
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Pérdida de datos
Los programas más antiguos funcionan en servidores locales, que pueden verse afectados por desastres naturales, accidentes, averías o robos. Los fallos de software pueden causar la pérdida de datos. Si la magnitud del daño es muy significativa, incluso puede llevar al cierre de la compañía.
Las medidas de protección más eficaces son las copias de seguridad actualizadas diariamente y el almacenamiento cifrado en la nube.
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Fallos en el sistema operativo
Muchas empresas emplean procesos complejos que integran diferentes programas que comparten información. Un fallo en uno de los programas puede ocasionar un error en el sistema operativo, que puede quedar inaccesible.
Si a esto le sumamos una incompatibilidad entre versiones, algo habitual cuando los programas están anticuados, resolver el problema puede suponer importantes sobrecostes.
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Merma de la productividad
Un rendimiento deficiente puede provocar que los programas se cierren solos sin guardar cambios, que haya que reiniciar continuamente el sistema y que el tiempo de ejecución de tareas sea mucho mayor.
Todo esto se traduce en pérdida de productividad. Las dificultades para ejecutar el trabajo causan frustración en los empleados y perjudican el clima laboral.
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Incompatibilidad entre tecnologías
La incompatibilidad es otro de los grandes problemas del software desactualizado. Los programas se desarrollan para funcionar con los equipos y sistemas existentes en el momento de su creación.
Puesto que la tecnología evoluciona deprisa, puede llegar un momento en que el hardware y el sistema operativo no permitan el funcionamiento de los programas desactualizados.
Estas son las principales razones por las que es importante reconocer las señales de que el software de gestión está obsoleto.
10 claves para reconocer un software de gestión obsoleto
Los objetivos de la inversión en un software de gestión empresarial ERP son, entre otros, automatizar tareas, incrementar el rendimiento y mejorar la productividad. Un programa funcional es esencial para que las compañías puedan crecer y ser competitivas.
¿Cómo saber cuándo ha llegado el momento de renovar el programa de gestión ERP? El cambio de una solución empresarial por otra es una decisión crucial. Conviene reconocer los síntomas de la obsolescencia para no dilatar la implantación más de lo necesario.
Los beneficios de renovar la tecnología son enormes si se tiene en cuenta la pérdida de competitividad que implica permanecer anclados en el pasado.
Estas son las 10 señales que indican que un programa de gestión está desfasado.
1. El programa se ralentiza
Pocas cosas perjudican más la reputación de una empresa que estar atendiendo a un cliente y que el programa no responda.
Cuando se producen errores frecuentes que obligan a reiniciar o el software tarda demasiado en procesar los datos, está dando sus primeros síntomas de agotamiento. Un ERP que no sea ágil es un perjuicio en vez de una solución.
2. Infecciones por virus
Una infección por un virus puede hacer perder toda la información e, incluso, bloquear el acceso al sistema. Como ya hemos comentado, el software obsoleto es mucho más vulnerable a los ciberataques.
Antes de que se produzca una situación crítica, conviene plantearse la renovación de los programas desactualizados.
3. Las copias de seguridad son locales
Muchas empresas generan copias de seguridad en sus propios servidores porque el programa no ofrece otra posibilidad, como el almacenamiento en la nube.
En caso de producirse un incidente o una avería, es probable que se pierdan los datos. Una manera arcaica de prevenir este problema es realizar backups en soportes físicos, lo cual resulta poco práctico y seguro.
4. El ERP está instalado en ordenadores
Hoy en día, todavía existen empresas que tienen su programa de gestión instalado en ordenadores personales. En el mejor de los casos, se encuentra en un servidor dentro de las oficinas.
El riesgo de perder la información es enorme en estos casos. Las aplicaciones ERP en la nube garantizan que los datos se actualizan diariamente, tienen respaldo y están alojados en un lugar seguro.
5. Falta de integración
Algunas compañías funcionan con programas específicos para cada área: contabilidad, inventario, marketing, recursos humanos, etc. La falta de integración repercute negativamente en el rendimiento. Los procesos se gestionan por separado y, posteriormente, es necesario cruzar datos de forma manual. Esta forma de trabajar implica errores, duplicidades y retrasos.
El software de gestión empresarial ERP de SAP está estructurado en módulos que se integran y comparten información. Con el almacenamiento en la nube y la conexión de los procesos de la empresa, la información es accesible desde cualquier dispositivo, lo que facilita la movilidad y el trabajo híbrido.
6. No se ajusta a la normativa tributaria
Cumplir con las obligaciones tributarias es fundamental para evitar problemas mayores. El software de gestión empresarial obsoleto no permite generar los modelos de la Agencia Tributaria (AEAT) siguiendo la normativa reciente. Tampoco permite utilizar los modelos bancarios actuales.
Preparar los modelos manualmente puede provocar errores y retrasos, además de la pérdida de tiempo que implica. La otra alternativa es externalizar el servicio en una gestoría, lo que supone un gasto añadido.
7. No realiza previsiones de pagos y cobros
Girar recibos a mano o la falta de previsión de pagos y cobros son algunas prácticas que pueden afectar muy negativamente a la gestión de circulante. Llevar esta parte de la contabilidad en una hoja de cálculo puede generar errores, impagos, descubiertos y otros muchos problemas.
Si su empresa aún debe pasar los recibos manualmente al programa del banco, el programa de gestión está obsoleto.
8. Gestión documental sin digitalizar
La gestión documental digitalizada ahorra tiempo, evita errores y ayuda a reducir costes. Depender de impresoras, consumibles e ingentes cantidades de papel que se puede perder o deteriorar supone un gran atraso.
Un software de gestión empresarial moderno permite consultar los balances, acceder a los asientos contables, revisar saldos, almacenar facturas, generar nóminas… Todo ello digitalmente, sin papel.
9. No facilita la toma de decisiones
Una de las grandes ventajas de disponer de un programa de gestión de última generación es que proporciona un panorama de conjunto de la situación de la empresa.
La generación de informes visuales con datos actualizados en tiempo real ayuda a detectar posibles riesgos, áreas de mejora o puntos fuertes que se pueden potenciar.
Una visión clara de las operaciones de negocio ayuda a transformar los datos en información relevante, en conocimiento. De esta forma, se pueden tomar decisiones estratégicas mucho más ágiles y efectivas.
10. Incapacidad para desarrollar nuevas ideas de negocio
El mercado es cada vez más competitivo, las tendencias de consumo cambian y los clientes tienen nuevas expectativas. Para poder crecer, las empresas deben adaptarse y evolucionar.
La transformación digital ha traído consigo importantes novedades que no se deben ignorar. Una de ellas es el comercio electrónico, que implica planificar los recursos y estrategias de forma diferente.
Un programa de gestión empresarial ERP que no permita dar el salto a nuevos modelos de negocio ha quedado obsoleto. Este es uno de los indicios más claros de que es necesario renovar el software para ganar en eficacia y rentabilidad.
En resumen, los programas de gestión obsoletos implican riesgos y sobrecostes. Los niveles de seguridad insuficientes, la falta de compatibilidad y la ausencia de funcionalidades básicas en la era digital son algunas señales inequívocas de que ha llegado el momento de renovarse.
El software de gestión empresarial SAP proporciona protección, seguridad, y versatilidad. Su sistema modular y escalable está diseñado para obtener el máximo rendimiento y productividad.
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