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Cómo gestionar la integración de un ERP con un e-commerce

La tendencia al alza del comercio electrónico dentro y fuera de España es un hecho. El creciente interés de los consumidores por las compras online ha impulsado la creación de comercios virtuales en todos los sectores. La integración del ERP con el e-commerce agiliza la gestión y mejora la competitividad.

¿Por qué es necesaria la integración del ERP con el comercio electrónico?

La integración del ERP con la tienda online es beneficiosa por varios motivos. Quizá el motivo más decisivo (y del que dependen todos los demás) sea conseguir la centralización de la información.

Las organizaciones más competitivas aprovechan las funcionalidades del ERP para optimizar la gestión empresarial gracias a la política del dato único. Toda la información se almacena en una sola base de datos, evitando duplicidades y tareas repetitivas.

Cuando una empresa tiene comercio físico y comercio online, utiliza dos sistemas de gestión independientes. El principal problema de esta manera de operar es la imposibilidad de mantener sincronizado el inventario, las ventas y los datos de los clientes, entre otras cuestiones.

Esto puede provocar descuadres en la gestión de existencias y descontrol con las facturas emitidas. La integración del ERP con el comercio electrónico permite que las ventas en línea se sincronicen automáticamente con las ventas en la tienda física, pero también aporta muchos más beneficios.

Ventajas de integrar el ERP y el e-commerce

Si ambas plataformas no están conectadas, mucha información clave estará almacenada en bases de datos independientes. La falta de unicidad perjudica el flujo de información empresarial, ya que los datos no son consistentes. Por tanto, resulta mucho más complicado conocer el estado real de facturación y ventas.

Como consecuencia de la falta de coherencia en la información, la toma de decisiones estratégicas pierde agilidad. A esto debemos sumar otros perjuicios, como la redundancia de muchas tareas, la falta de automatización, los errores humanos, la pérdida de eficiencia y el incremento de los costes operativos.

Las principales ventajas de la integración de un e-commerce con un ERP son las siguientes:

1. Conexión de datos

La información sobre productos, categorías, características, precios e inventario está disponible al instante en ambas plataformas.

2. Reducción de costes operativos

La automatización de procesos ayuda a optimizar la gestión de pedidos, los envíos y la adquisición de mercancía a los proveedores. Esto ahorra tiempo y costes, además de evitar errores.

3. Gestión óptima del inventario

El inventario es uno de los puntos clave de cualquier e-commerce. Si la información no está sincronizada con el almacén, se pueden producir graves problemas, como falta de disponibilidad o precios desactualizados.

4. Facturación automática

La integración soluciona uno de los procesos financieros vitales de toda empresa, la facturación. El sistema crea automáticamente las facturas de la tienda online y las registra en el ERP.

5. Ahorro de tiempo en el envío de productos

Los detalles de cada compra en el comercio electrónico quedan reflejados al instante en el ERP. Los pedidos se procesan rápidamente y se pueden tramitar de inmediato. De esta manera, se reducen notablemente los tiempos de envío.

6. Mejor experiencia de cliente

Los clientes pueden comprar ágilmente y recibir sus pedidos sin errores en muy poco tiempo. Además, pueden consultar la información del estado del pedido y hacer seguimiento de la entrega.

Esto eleva su nivel de satisfacción y mejora su experiencia de compra.

7. Informes en tiempo real

La sincronización de datos entre ERP y comercio electrónico permite compartir recursos y obtener informes en tiempo real para tomar decisiones más eficaces en el menor tiempo posible.

¿Qué tecnologías se emplean para la integración del ERP y el comercio electrónico?

El desarrollo tecnológico de los últimos años ha favorecido la aparición de numerosas soluciones ERP y de comercio electrónico, desarrolladas por diferentes proveedores.

Este hecho, sumado a la propia complejidad de las plataformas, hace que no sean compatibles de manera nativa. Gran parte de los sistemas ERP y las plataformas de comercio electrónico no se integran automáticamente. Casi siempre es necesario instalar un módulo de conexión o una API.

No obstante, en la mayoría de los sistemas subyacen lenguajes y protocolos que facilitan la vinculación entre ambas herramientas. En la actualidad, la integración del ERP con la tienda online se lleva a cabo mediante XML y SOAP:

  • XML (eXtensible Markup Languaje) es un lenguaje estándar utilizado para estructurar la información de cualquier documento que contenga texto, como las bases de datos, hojas de cálculo o procesadores de texto. Se emplea para el intercambio de datos entre plataformas diferentes.
  • SOAP (Simple Object Access Protocol) es un protocolo de intercambio de datos basado en XML y diseñado para la web.

Estas dos tecnologías actúan como cable de conexión entre los datos del ERP y de la plataforma de comercio electrónico.

Consejos para conectar ERP y tienda online

El ERP es el sistema de gestión de recursos empresariales más avanzado. El software ERP de SAP es una solución modular que se puede implementar con diversas funcionalidades:

Además, SAP trabaja continuamente para desarrollar herramientas funcionales, con una interfaz amigable y una curva de aprendizaje sencilla. Una de las más novedosas es SAP Business One, una solución asequible todo en uno que permite gestionar todas las áreas de la empresa.

Por su parte, un e-commerce es una plataforma de venta online que gestiona recursos externos de la empresa. Evidentemente, necesita complementarse con herramientas de marketing, cadena de suministro, inventario y otros aspectos esenciales en la omnicanalidad. Cada plataforma de comercio electrónico, como WooCommerce, PrestaShop o Shopify, tienen sus propias características, aunque en lo esencial son similares.

SAP ha desarrollado su propia plataforma de comercio electrónico en la nube, SAP Commerce Cloud, un sistema innovador para dotar de agilidad y mejorar la rentabilidad de los negocios.

Ambos, ERP y e-commerce, son elementos vitales para el crecimiento empresarial, ya que tienen funciones complementarias. Para trabajar al unísono y mejorar la competitividad, deben estar integrados el uno en el otro.

La gestión de la integración de ERP y comercio electrónico se puede abordar de diferentes maneras, que explicamos a continuación.

1. Integración de módulos de software

Las soluciones ERP suelen tener su punto fuerte en módulos de datos de clientes, ventas, producción, marketing, inventario, cadena de suministro, finanzas y recursos humanos.

Las plataformas de comercio electrónico están preparadas para administrar las compras y los pagos online desde el sitio web, así como para las relaciones con los clientes.

2. Tratamiento de la base de datos de clientes

Otra cuestión esencial es integrar en una sola base de datos los clientes del e-commerce y los de la tienda física. No olvidemos que, en muchos casos, una misma persona puede responder a ambos perfiles.

Por este motivo, es indispensable conservar el dato único, sincronizando la información de ambas plataformas. ¿Cuál debería tener prioridad? En los negocios de modelo B2B, es aconsejable dejar la gestión de clientes en el ERP. En los modelos B2C, el e-commerce suele tener mayores fortalezas para gestionar clientes.

3. Unificación de facturas y pagos

Este es uno de los apartados más delicados y complejos de la integración. Aquí es preciso tener en cuenta los diferentes medios de pago, en metálico o con tarjeta en el comercio físico y las pasarelas de pago online.

El departamento de finanzas debe poder controlar esta información en tiempo real, por eso la mejor opción es que los pedidos y las facturas generados en el e-commerce se integren en el ERP y no a la inversa.

4. Integración de productos

Otro de los caballos de batalla de la omnicanalidad es la integración de productos en ambas plataformas. Es frecuente que el ERP contenga los datos técnicos de cada producto, mientras que la integración de WooCommerce en el ERP, por ejemplo, permite enriquecer la información de los productos, ya que está más enfocado al marketing.

En cualquier caso, lo más importante es mantener la política de dato único y automatizar las tareas lo máximo posible para evitar duplicidades y errores.

5. Información de precios y promociones

La información de precios y promociones puede estar alojada en cualquiera de las dos plataformas. En ocasiones, se tendrán que emplear diferentes métodos de integración.

Los modelos de negocio B2B suelen controlar los precios desde el ERP. En este caso, el e-commerce accede a la información de forma síncrona. Por el contrario, los negocios B2C suelen integrar los precios de manera asíncrona.

6. Integración del inventario

Un aspecto fundamental es sincronizar el inventario entre ambas plataformas. Lo recomendable es que se controle desde el ERP y que el comercio electrónico pueda realizar consultas en función del volumen de pedidos.

Las empresas y los consumidores se han adaptado a una nueva forma de interactuar: el comercio electrónico. En 2021, el gasto medio de compra online de los españoles aumentó un 11 %. Ante esta realidad, las organizaciones deben trabajar para mejorar sus modelos de negocio.

La innovación organizacional y la competitividad pasan necesariamente por el comercio electrónico. Este proceso requiere que las compañías reorganicen sus departamentos, cambiando la forma tradicional de operar.

La integración del ERP y el e-commerce es un proceso tan complejo como necesario para seguir avanzando.

 


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