Una de las decisiones clave que puede tomar una empresa es la implementación de un ERP. Sin duda, supone dar un paso de gigante hacia la transformación digital, tan necesaria para mantener la competitividad en el mercado actual.
En este artículo vamos a repasar los pasos esenciales de este proceso, desde la elección de la solución digital ERP hasta su puesta en marcha.
Beneficios de implementar un sistema ERP
Implantar un sistema ERP no es un lujo ni un capricho. Es una necesidad para las empresas que quieran crecer de forma sostenida. La transformación digital es un hecho imparable que está cambiando el mundo tal y como lo conocíamos. Las organizaciones que no apuesten por modernizar sus procesos, están abocadas a quedar obsoletas en muy poco tiempo.
Los sistemas de gestión empresarial ERP han sido diseñados para abarcar las actividades y recursos de la empresa. Sus principales características son las siguientes:
- Optimización del tiempo.
- Automatización de procesos.
- Reducción de tareas repetitivas.
- Minimización de errores humanos.
- Control total de las actividades.
- Visión global de la empresa en tiempo real.
- Agilización en la toma de decisiones.
- Elaboración de informes.
- Gestión de la contabilidad y las finanzas.
En resumen, este sistema es un planificador de recursos empresariales que ahorra tiempo, reduce costes e incrementa la productividad.
Además, si el ERP está equipado con la última tecnología, como la inteligencia artificial, ofrece mayores funcionalidades. De este modo, las personas se pueden centrar en trabajos que aportan mayor valor añadido, lo que contribuye a crecimiento de la empresa.
Cómo elegir un buen partner de implementación de un ERP
Una vez que se ha optado por la implementación de un ERP, el siguiente paso es elegir al partner más adecuado, es decir, la empresa proporciona el software y lleva a cabo la transición.
En el mercado operan diversas compañías especializadas en ERP y puede resultar complicado decantarse por una. Lo más recomendable es contactar con dos o tres que ofrezcan las funcionalidades que se requieren.
El siguiente paso consiste en comparar tres elementos esenciales: la proximidad (no necesariamente física), la relación calidad/precio y la solidez del proveedor:
- Muchas empresas prefieren un proveedor que se encuentre en la misma ciudad o muy cerca. Sin embargo, la proximidad no es garantía de calidad. En la actualidad, es habitual el ERP en la nube. Por otra parte, la tecnología facilita las comunicaciones a distancia. No conviene cerrar las puertas a proveedores de prestigio por una cuestión de lejanía.
- El precio es un factor importante, pero siempre hay que ponerlo en relación con la calidad del producto y del servicio. La máxima que dice que lo barato sale caro podría tener aquí su mejor ejemplo. La implementación de un ERP es una decisión meditada que va a suponer un cambio profundo en la gestión de procesos. Por este motivo, es más aconsejable dar prioridad a la calidad sobre el precio.
- Más que el tamaño del proveedor, es recomendable prestar atención a su solidez y trayectoria. Una empresa que lleve varias décadas en el mercado, como ocurre con SAP, tendrá cientos o miles de clientes satisfechos y un bagaje muy difícil de superar por un partner de nueva creación.
Otro aspecto al que hay que prestar atención es a la rotación de personal. Resulta mucho más confiable un consultor que tenga muchos años de experiencia en la plataforma, ya que podrá sugerir mejoras y agilizar la puesta en marcha.
Fases de implementación de un ERP
Un proyecto de implementación ERP en una empresa se supone un cambio profundo, por lo que se desarrolla en varias etapas. Para que el cambio se realice de manera exitosa y ágil es importante contar con un buen partner, que acompañe a la empresa en todo el proceso.
1. Planificar el procedimiento
Una vez que se ha tomado la decisión de implementar un ERP, el primer paso consiste en planificar cuidadosamente la transición de un sistema a otro. El éxito del proyecto depende en gran medida de la correcta planificación.
En primer lugar, es necesario determinar quiénes serán los interlocutores por parte de la compañía y de la empresa proveedora. Es imprescindible que los máximos responsables de la organización se involucren en el proceso de cambio.
Durante la planificación también se deben establecer las métricas y los indicadores clave (KPI) que, posteriormente, servirán para valorar el rendimiento del nuevo ERP.
2. Definir los requisitos específicos del negocio
Esta fase es de crucial importancia, ya que sirve para analizar los procesos de la actividad empresarial y los requisitos específicos que debe satisfacer el ERP.
En una primera fase, la empresa proveedora del ERP debe estudiar con detalle el sector de negocio y su funcionamiento. Por este motivo, es importante contar con un socio que disponga de una dilatada experiencia implantando ERP en diferentes ámbitos de actividad.
La empresa debe colaborar con el responsable del proyecto y proporcionar toda la información posible sobre el funcionamiento de los departamentos. Tener confianza y delegar en el proveedor es vital para que los encargados de la implantación del ERP puedan llevar a cabo su trabajo con agilidad y eficiencia.
3. Establecer la línea temporal del proceso
Todo proceso de implementación de un ERP debe seguir una línea de tiempo en la que se marquen los diferentes hitos. La etapa de diseño del calendario de implantación es un buen momento para valorar las posibles mejoras en los flujos de trabajo que se pueden conseguir con la nueva solución digital.
El proveedor debe alinear las necesidades de la empresa con las funcionalidades del ERP para no dejar ningún área sin cubrir. El análisis de alcance debe ser consensuado y aprobado por ambas partes antes de comenzar a trabajar en el cambio.
Las fechas establecidas deben ser lo más realistas posible, teniendo en cuenta los diferentes hitos, verificaciones y pruebas que implica la adaptación al nuevo modelo. Solo así se consigue implementar un ERP con éxito en la fecha prevista.
4. Ejecutar la parametrización
La parametrización es la adaptación del software a los requerimientos de la empresa. En esta etapa se modifican y extienden las funcionalidades del programa, se eliminan posibles errores y se agiliza el tiempo necesario para los procesos. En definitiva, se optimiza el funcionamiento.
Además, se configuran los accesos y permisos para cada usuario, se establecen los valores predeterminados, se inicializan los archivos y se conectan los dispositivos periféricos. Es el momento de la puesta a punto del sistema, lo que requiere reuniones periódicas para realizar un seguimiento estricto y detectar a tiempo cualquier posible desviación.
5. Realizar las pruebas
Antes de poner en marcha el sistema, es imprescindible realizar pruebas que simulen de forma realista y con datos reales los procesos de trabajo de la empresa.
Las verificaciones de esta fase se llevan a cabo en un entorno que permite controlar los fallos y corregirlos sin interferir en el funcionamiento de la compañía, que puede seguir operando con normalidad.
Los responsables de los departamentos que participaron en la planificación previa son los encargados de realizar las pruebas de integración de sistemas, de calidad, de rendimiento y de usabilidad.
Cuando se han verificado todos los procesos, puede comenzar la implantación definitiva, no sin antes formar a los usuarios.
6. Formar a los usuarios del ERP
La formación es un aspecto clave en todo proyecto de implementación de un ERP en una empresa. Los directivos deben informar sobre el nuevo sistema que va a entrar en funcionamiento, porque una buena comunicación interna es esencial para que los empleados se sientan predispuestos al cambio.
Asimismo, es fundamental proporcionar toda la necesaria formación a empleados, para que se sientan seguros con el nuevo ERP y puedan hacer un uso eficiente del mismo. Evidentemente, habrá un periodo de adaptación para solucionar dudas. Por eso, conviene hacer la transición de la mano de un partner que camine al lado de la empresa en todo momento, con un servicio de soporte eficaz.
7. Puesta en marcha
El día previsto se da el pistoletazo de salida y la empresa comienza a trabajar con el nuevo ERP en un entorno real. Es muy importante contar con el apoyo de la empresa que ha implantado el software, ya que esto proporciona tranquilidad y confianza a los usuarios.
Es normal que durante los primeros días surjan dudas o imprevistos. Poco a poco, la supervisión del partner dejará de ser necesaria y solo habrá consultas puntuales.
8. Auditoría del sistema
La auditoría es un procedimiento que se lleva a cabo pasado un tiempo desde que la empresa comenzó a operar con el nuevo sistema. El objetivo es realizar un seguimiento para verificar que todo funciona correctamente y que se han logrado las mejoras previstas en cuanto a optimización de procesos, automatización y eficiencia.
9. Incorporación de nuevas funcionalidades
Cuando el sistema lleva un tiempo funcionando con normalidad, es conveniente analizar si se requieren nuevas funcionalidades o cambios en la implementación. Las empresas evolucionan constantemente y una de las ventajas de las soluciones ERP es que son modulares y escalables.
De esta forma, se adaptan a la perfección a las nuevas necesidades que surjan a lo largo del tiempo. Este aspecto es clave a para que las organizaciones se puedan actualizar rápidamente y con el menor coste posible a los cambios del mercado.
La implementación de un ERP es una decisión clave para la empresa. Con esta pequeña guía hemos tratado de abordar los puntos esenciales a los que se debe prestar atención para elegir el mejor sistema.
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