Den 180 år gamle danske grossist Lemvigh-Müller, som leverer stål, tekniske løsninger og byggematerialer til industrien, har udviklet en AI-løsning, der automatisk kan behandle indgående forretningsdokumenter på få sekunder.
For Lemvigh-Müller er en effektiv forsyningskæde ikke bare en konkurrencefordel, men selve fundamentet for forretningen.
“Vi opererer med lave marginer, og vores forretning afhænger af en meget effektiv forsyningskæde,” siger Frederik Aakerlund, CIO i Lemvigh-Müller. “Vi skal reducere omkostningerne, hvor det er muligt, og samtidig sikre, at kunderne får deres varer så hurtigt som muligt.”
Ikke alle samarbejdspartnere er forbundet via EDI (Electronic Data Interchange), som er standarden for udveksling af forretningsdokumenter mellem IT-systemer. Derfor modtager Lemvigh-Müller fortsat et stort antal ordrer, følgesedler og fakturaer som PDF-filer og e-mails. Indtil for nylig skulle disse dokumenter gennemgås og registreres manuelt.
“I dag modtager vi så mange PDF-filer og e-mails, at vi ganske enkelt ikke har tid til at læse dem alle,” forklarer Frederik Aakerlund. “Det betyder, at vi ikke altid får opdateret systemerne eller fanget afvigelser hurtigt nok.”
Når AI tager sig af dokumenterne
For at løse udfordringen udviklede teamet en løsning, der automatisk kan behandle dokumenter fra samarbejdspartnere, som ikke kan udveksles via EDI. Dokumenterne læses og fortolkes automatisk ved hjælp af SAPs AI-teknologi.
“Det er præcis her, AI gør en forskel for os,” siger Frederik Aakerlund. “Løsningen kan læse 10 dokumenter på 20 sider på få sekunder, opdatere vores systemer og gøre det helt uden manuel håndtering.”
Bag løsningen ligger en kombination af SAP Business AI, AI-komponenter og SAP Fiori-apps, som er integreret med Lemvigh-Müllers centrale ERP-platform, SAP Cloud ERP Private, der blev implementeret for to år siden.
Forandringen i hverdagen er tydelig.
“I stedet for at bruge tiden på at læse bunker af e-mails arbejder medarbejderne nu i et dashboard, hvor de hurtigt kan identificere de opgaver, der kræver handling,” siger Frederik Aakerlund. “På den måde tager vi et skridt mod en mere selvkørende virksomhed.”
Det, der begyndte som et enkelt projekt, er siden blevet en model for håndtering af en lang række dokumenttyper.
“Vi har i praksis skabt en standardløsning til behandling af dokumenter som ordrer, følgesedler og fakturaer,” fortæller Frederik Aakerlund. “Når vi ikke kan modtage dem via digitale integrationer, håndterer vi dem gennem den nye løsning. Den fungerer på tværs af de PDF-filer og e-mails, vi modtager fra vores samarbejdspartnere.”
Frederik Aakerlunds råd til virksomheder, der overvejer AI, er at begynde i det små.
“Et godt råd er at finde de processer, hvor ineffektiviteten er størst, og starte dér i stedet for at sætte gang i et meget stort projekt,” siger han. “Den første version af løsningen blev udviklet på 200 timer over 10 uger, og siden har den vist sig at kunne genbruges på tværs af mange andre forretningsprocesser.”
