Ein KI-Assistent, dem sich Recruiter und Bewerber gerne anvertrauen

Während der Wettbewerb um qualifizierte Mitarbeiter sich in allen Branchen weiter verschärft, schaltet sich ein preisgekrönter KI-Assistent namens Olivia ein, um Personalbeschaffern und Bewerbern zu helfen, verstaubte Bewerbungsprozesse hinter sich zu lassen.

Olivia geht auf eine Idee von Aaron Matos zurück. Er ist Mitbegründer und CEO von des Unternehmens Paradox. Olivia ist absolut mobil und setzt auf Textnachrichten, um die Zeit vom Screening qualifizierter Kandidaten bis zum Einstellungstermin zu verkürzen.

„Die Aufgabe des Assistenten besteht darin, die Arbeit zu erledigen. Darauf konzentriert sich Olivia“, erklärte Matos. „So bleibt dem Recruiter mehr Zeit für wichtige Aufgaben wie persönliche Gespräche mit qualifizierten Bewerbern.“

Angenehme Vorstellungsgespräche

Die Firma Paradox wurde aus Matos Idee geboren, sich mit den Menschen und den Gefühlen im Arbeitsleben zu beschäftigen.

„Wenn Leute ihre Arbeit lieben, bauen sie ein großartiges Team auf. Und so können Unternehmen großartige Dinge vollbringen“, sagte er. „Dies war meine Mission als ich im Personalwesen anfing – herauszufinden, wie man Leute dazu bringt, ihre Arbeit zu lieben. Wenn wir den Recruiting-Prozess verbessern können, dann können wir den Mitarbeitern helfen, zufriedener zu sein.“

Bevor Matos als Mitbegründer Paradox ins Leben rief, hatte er mehrere Positionen im Personalwesen inne. Dann startete er eine lokale Stellenbörse und anschließend eine Firma, die Karriere-Webseiten erstellte. Das Ziel von Paradox bestand darin, Personalbeschaffern die Schnelligkeit und Effizienz zu ermöglichen, die Unternehmen in einem angespannten Arbeitsmarkt fordern.

„Messaging ist die Plattform Nummer eins. Und Olivia bietet Antworten, die Bewerber und Recruiter benötigen, über eine intelligente und dennoch einfache Kommunikationsschnittstelle“, erklärte er. „Wir haben die robotergesteuerten Dialoge effizienter gemacht, sodass die Suche nach qualifizierten Kandidaten schneller zu Ergebnissen führt. Und das Bewerbungsgespräch wird anberaumt, bevor ein Wettbewerber den Kandidaten einstellt.“

Olivia schätzt Bewerber, die schnell reagieren

Olivia besitzt die Fähigkeit, natürliche Sprache zu verstehen und zu verarbeiten (Natural Language Processing, NLP und Natural Language Understanding, NLU) und macht sich automatisierte Algorithmen zunutze. So bringt Olivia die neuesten Technologien in die Personalbeschaffung. Mit dem Chat-Bot-Namen war Matos anfangs nicht einverstanden – aus gutem Grund.

„Wir hören regelmäßig, dass Olivia so menschlich rüberkommt, weil die Gespräche so natürlich sind“, fuhr Matos fort. „Die Kandidaten berichten uns, dass die Dialoge im Vergleich zu herkömmlichen Bewerbungen einfach sind und dass die Abwicklung sehr schnell erfolgt.“

Bei Olivia fühlen sie sich in guten Händen, denn das Screening und die Terminierung von Vorstellungsgesprächen dauert nur Minuten statt Wochen. Sie werden nicht im Ungewissen gelassen, sondern unmittelbar zum nächsten Schritt weitergeleitet. Bei manchen Arbeitgebern ist es durchaus üblich, Vorstellungsgespräche noch am Tag der Bewerbung zu führen.

Personalbeschaffer sparen Zeit und Geld mit Olivia

Die Ergebnisse von Kunden zeigen, dass Olivia genau den Erwartungen beider Seiten entspricht.

Eine führende US-amerikanische Friseursalon-Kette verkürzte die Zeit bis zur Einstellung um 86 Prozent und konnte trotz des hart umkämpften Markts mehr qualifizierte Stylisten einstellen. Bei einem Franchise-Unternehmen im Gastronomiebereich half Olivia, die Zeit zwischen Screening und Interviewplanung auf weniger als zwei Stunden zu verkürzen. So konnte die die „No-Show“-Quote bei Vorstellungsgesprächen um 60 Prozent reduziert werden. Eine medizinische Einrichtung konnte die Anmeldungen zu ihren Karriere-Events um 77 Prozent steigern, wodurch die Kosten pro Bewerber um 60 Prozent sanken.

Mit KI ein besseres Bewerbererlebnis bieten

Zu Beginn des Einstellungsprozesses stellt Olivia gezielte Screening-Fragen. Die Bewerber werden schnell weitergeführt, sei es zu weiteren Auswahlverfahren, zum Vervollständigen von Bewerbungsunterlagen oder zur Terminvereinbarung für ein Vorstellungsgespräch. Olivia schlägt mögliche Termine unter der Berücksichtigung der Kalender vor und trägt mit Angeboten und Onboarding dazu bei, den Bewerbungsprozess zu koordinieren

„In einigen Fällen übernimmt Olivia die Verantwortung für den gesamten Kommunikationsprozess“, erklärte Matos. „Anders als bei einer  „Do Not Reply“-Absender-Adresse, können Bewerber sich immer an Olivia wenden und Fragen stellen – vor, während und nach ihrer Einstellung.“

Paradox-Kunden profitieren von der Partnerschaft mit SAP

Paradox war eines der Start-up-Unternehmen aus dem HR-Bereich, das Anfang des Jahres an der SAP.iO Foundry San Francisco teilnahm. Für die Unterstützung durch Experten aus den Bereichen Engineering, Vertrieb und Marketing und Unternehmensführung war Matos sehr dankbar.

„Der Zugang zu den besten Experten von SAP eröffnete uns die Möglichkeit, unsere Tools in einigen der besten Unternehmen der Welt einzusetzen und so Personalbeschaffern und Bewerbern ein nahtloses Erlebnis zu bieten,“ betonte er.

Paradox ist im SAP App Center verfügbar und wurde in die Recruiting-Lösung von SAP SuccessFactors integriert. SuccessFactors-Kunden können Olivia direkt auf ihrer Karriere-Webseite für die Kommunikation mit Bewerbern einsetzen.

„Als HR-Dienstleister wollen wir in puncto Bewerberorientierung weltweit führend sein und den Prozess so einfach wie möglich gestalten“, sagte Matos.