Ohne sie geht fast nichts mehr: 42 Prozent der Aufwendungen für Personal fließen heute an externe Fachkräfte. Doch was und wie viel sie leisten, wissen die wenigsten Entscheider. Eine neue Studie von SAP und Oxford Economics offenbart bedenkliche Mängel im External Workforce Management – ein Weckruf auch für den Einkauf.
Unternehmen greifen immer häufiger zu externen Dienstleistungen. Dabei geht es ihnen nicht vorrangig um geringere Kosten, sondern um einen strategischen Vorteil: Flexibilität. 74 Prozent der Firmen könnten ohne Fremdmitarbeiter die Anforderungen des Marktes nicht mehr erfüllen und würden Produktionsengpässe riskieren. Das ist ein Ergebnis der Studie Services Procurement Insights 2019: The Big Reveal von SAP und Oxford Economics. Befragt wurden 1.050 Führungskräfte aus 24 Branchen und 21 Ländern.
Warum externe Services immer wichtiger werden
Im Zuge der Digitalisierung müssen Unternehmen agiler und flexibler handeln. Das gelingt am einfachsten mit Spezialisten, die sich nach Bedarf zukaufen lassen. Hinzu kommt der grassierende Fachkräftemangel, insbesondere wenn es um digitales Know-how geht. Die Kompetenzlücken lassen sich nur mit externen Kräften füllen.
Schwer wiegt auch ein weiterer Trend: Immer weniger Mitarbeitern erscheint eine langjährige Festanstellung attraktiv. „Ein DAX-Vorstand erzählte mir: ‚Wir kriegen einige dringend benötigte Qualifikationen gar nicht mehr in eine Festanstellung‘“, sagt Carsten Gieren, Solution GTM Lead EMEA/MEE, Center of Excellence for Spend Management, SAP. „‚Die Bewerber lehnen sich im Vorstellungsgespräch zurück und sagen, sie möchten sechs Monate mit uns arbeiten und dann weiterziehen.‘ Eine Karriere bei einem einzigen Arbeitgeber ist heute fast ausgeschlossen.“
Wo die externen Mitarbeiter unterstützen
Bei externen Services denkt man zuerst an IT-Beratung, Produktion, Call Center, Marketing und Facilitymanagement. Doch auch in weiteren kritischen Kernbereichen gehen heute Externe ein und aus. Mehr als die Hälfte der Unternehmen nutzt Fremdpersonal in Forschung und Entwicklung. Auch Risk & Compliance wird oft von außen unterstützt. Werden neue Skills gebraucht, kaufen nahezu alle Abteilungen extern ein, statt interne Ressourcen zu nutzen.
Der Einkauf hat diese Bereiche oft nicht auf dem Radar, auch fehlt der Austausch zwischen den Abteilungen – es herrscht Inselmentalität. Diese Intransparenz treibt mitunter bizarre Blüten. „In manchen Unternehmen haben Freelancer ihre 80 bis 90 Wochenstunden, weil sie gleich bei mehreren Abteilungen unter Vertrag stehen“, sagt Carsten Gieren. „Dank SAP Fieldglass lassen sich diese Fälle jedoch zuverlässig herausfiltern.“
Einkauf und HR: Den Überblick behalten mit SAP Fieldglass
SAP Fieldglass ist die führende Cloudplattform für alle Prozesse rund ums Beschaffen und Verwalten von Fremdpersonal und Dienstleistungen. „Oft bekommen unsere Kunden große Augen, wenn sie die tatsächliche Zahl ihrer externen Ressourcen erfahren“, so Gieren weiter. Führt ein Unternehmen die Plattform ein, fordert der Einkauf alle Abteilungen dazu auf, die Daten zu sämtlichen Fremdarbeitern in das System zu laden. Zum Stichtag herrscht dann volle Transparenz. „Drückt man dann beim Go-live den Knopf, kommt oft eine doppelt so hohe Zahl heraus wie vorher vermutet.“ Mit SAP Fieldglass wissen die Verantwortlichen in Einkauf und HR jederzeit, wie viele Externe mit welchen Qualifikationen in welchen Abteilungen mit welchen Tätigkeiten beschäftigt sind.
SAP Fieldglass kann aber noch sehr viel mehr, als die unsichtbare Belegschaft sichtbar machen. Die Lösung unterstützt vom Recruiting und Onboarding über die Personalentwicklung bis hin zum Offboarding.
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