Wie der Mittelstand mit schlanken Prozessen Kunden und Beschäftigte besser zufriedenstellen kann

Jeden Tag laufen in mittelständischen Betrieben zahlreiche Geschäftsprozesse ab: Ob Wareneingang, Kundenbestellungen, Produktion oder Rechnungsstellung. Mithilfe von digitalen Technologien können Sie diese Schrittfolgen straffen, verbessern und automatisieren. Das spart viel Zeit und Geld. Außerdem lassen sich die Bedürfnisse von Kunden und Beschäftigten besser erfüllen.

Die COVID-19-Pandemie hat es uns in den letzten Monaten deutlich gezeigt: Die Fähigkeit, alle im Unternehmen vom Kunden her zu denken und sie ständig an neue Gegebenheiten anzupassen, wird immer mehr zu einem strategischen Wettbewerbsvorteil für kleine und mittlere Unternehmen (KMU). Ob im Vertrieb über elektronische Kanäle, beim Wechsel der Beschäftigten ins Homeoffice oder zur Bewältigung neuer Anforderungen an den Kundenservice: Nur wer schnell auf die plötzlichen Veränderungen des Marktes oder neue Kundentrends reagieren kann, ist auch in schwierigen Zeiten erfolgreich.

Mittelständler verschenken viel Zeit und Geld

Wichtigste Voraussetzung dafür sind digitale Geschäfts- und Verwaltungsprozesse im gesamten Unternehmen. Wenn Sie Ihre Rechnungen weiter auf Papier verschicken, Bestellungen per Fax entgegennehmen oder Papierdokumente im Aktenordner archivieren, verschenken Sie viel Zeit und Geld. Was allerdings – so eine repräsentative Befragung des Digitalverbands Bitkom vom Mai diesen Jahres – in vielen Firmen auch heute immer noch der Fall ist. Doch es gibt auch eine gute Nachricht: In 95 % aller Unternehmen hat laut der Studie – auch dank des zunehmenden Homeoffice-Trends – die Digitalisierung von Geschäfts- und Verwaltungsabläufen mittlerweile „massiv an Bedeutung gewonnen“.

Die Corona-Pandemie hat zudem deutlich gemacht: Je größer die Transparenz über alle Stufen der Wertschöpfungskette ist, desto mehr Möglichkeiten gibt es, auf kurzfristige Engpässe zu reagieren. Mittelständische Fertigungsbetriebe, die etwa alle potenziellen Lieferanten für bestimmte Vorprodukte kennen, haben deutlich bessere Chancen, Ersatzbeschaffungen frühzeitig zu veranlassen. Gerade kleine und mittlere Unternehmen können durch Digitalisierung und intelligente IT-gestützte Prozesse im Supply Chain Management mögliche Nachteile gegenüber größeren Konkurrenten mit sehr viel „schlagkräftigeren“ Beschaffungsabteilungen kompensieren oder sogar agiler reagieren als diese.

Digitalisierung ist weit mehr als nur Technologie

Wenn ich mir die digitalen Ansätze unserer Mittelstandskunden anschaue, geht es dabei meist nicht nur um Technologie. Sondern vor allem darum, mit welcher Aufeinanderfolge von Einzelschritten das Geschäft am besten vorangetrieben werden kann. Meine Erfahrung dabei: Allein die konsequente Standardisierung von bisher uneinheitlich gehandhabten Abläufen bringt häufig schon massive Vorteile. Wie zum Beispiel die Reduzierung von Fehlerquellen bei der Bearbeitung von Serviceaufträgen oder Rechnungen durch die Umstellung von weitgehend manuellen auf automatisierte Vorgänge.

Doch wie können sämtliche Abläufe in einem KMU schrittweise in digitale Prozesse überführt oder bei Bedarf auch vollständig neu aufgesetzt werden? Dazu müssen zunächst die aktuellen Geschäftsprozesse genau angeschaut und analysiert werden. Etwa um herauszufinden, wo sich noch störende Daten-Silos befinden? Oder welche Schritte veraltet und heute gar nicht mehr nötig sind? Denn ineffiziente Abläufe, die beispielsweise in ein modernes, intelligentes ERP-System wie SAP S/4HANA übernommen werden, bleiben einfach schlecht und bremsen den möglichen Effizienzgewinn der neuen Software ganz schnell aus.

Röntgenblick durch Business Process Intelligence

Deshalb stellen wir Ihnen mit unseren Lösungen zum Thema Business Process Intelligence (BPI) eine Art „Röntgengerät“ zur Verfügung, mit dem Sie die Geschwindigkeit und Effizienz Ihrer bestehenden Geschäftsprozesse genau durchleuchten, mit anderen Unternehmen Ihrer Branche vergleichen und auf Basis der gewonnenen Erkenntnisse verändern können.

Eine leistungsstarke SAP-Software, mit der sich die unterschiedlichen Abfolgen von Einzelschritten analysieren und verbessern lassen, wird dazu mit einer der führenden Lösungen für Prozessänderungen kombiniert, die durch die jüngste Übernahme von Signavio durch SAP zu unserem BPI-Portfolio hinzugekommen ist. Dieses übergreifende Prozess-Transformations-Angebot besteht derzeit aus drei Hauptpfeilern.

Der erste Bereich ist die Prozessanalyse, um die besten Ansätze für Verbesserungen zu finden. Der zweite Teil ist eine Sammlung von Tools zur Reparatur, Erweiterung, Automatisierung und allgemeinen Verbesserung der Abläufe in Unternehmen. Die dritte Säule sind diverse Funktionen für das Business Process Management (BPM), um dessen Steuerung in Unternehmen unterschiedlicher Größe und Komplexität zu unterstützen.

Demnächst kommt mit SAP Process Insights noch eine weitere Lösung hinzu, mit der eine datenbasierte Prozessverbesserung in SAP S/4HANA mit Hilfe automatisierter Empfehlungen möglich wird. Damit müssen Sie sich nicht mehr allein auf Ihren Instinkt oder Ihr Bauchgefühl verlassen, wenn Sie mit unserem ERP-System die Transformation hin zu mehr Resilienz, Agilität und Effizienz beginnen wollen.

Prozesse auf Basis von „Best Practices“ optimal gestalten

Schauen wir uns ein konkretes Beispiel an: Ein mittelständischer stationärer Händler will in den E-Commerce einsteigen und dafür eine Lösung aus dem SAP-Portfolio einsetzen. Mit Hilfe von BPI kann er jetzt den kompletten Prozess von der Produktpräsentation über den Bestelleingang und die Disposition bis hin zur Lieferung und Rechnungstellung möglichst optimal gestalten und die einzelnen Prozessbestandteile in der Commerce-Lösung und dem ERP-System auf Basis von „Best Practices“ sehr schnell umsetzen. Unsere BPI-Lösungen erlauben es ihm, diese dann auch später kontinuierlich zu monitoren und zu verbessern.

Ich verstehe den Einsatz von BPI vor allem als ein ständiges Streben nach der „bestmöglichen“ Reihenfolge von Schritten zur Bewältigung der unterschiedlichen Aufgaben. Moderne BPI-Tools „demokratisieren“ das Thema Prozessmanagement in mehrfacher Hinsicht und sind deshalb in diesem Sinn für mittelständische Unternehmen ganz besonders relevant:

1. Sie schaffen die Voraussetzung für eine weitgehende Automatisierung von Abläufen.

2. Sie bieten auch kommerziell attraktive und niedrigschwellige Einstiegsmöglichkeiten in dieses Thema.

3. Sie ermöglichen auf Grund ihrer ausgeprägten Benutzerfreundlichkeit und eingebauten Kollaborationsmöglichkeiten, dass die Beschäftigten in den Fachbereichen ihre betreffenden Prozesse nachhaltig mitgestalten und optimieren können.

4. Sie setzen keine großen Expertenteams für das Prozessmanagement voraus.

Wer sich als Mittelständler mit dem Ist-Zustand der eigenen Geschäftsprozesse beschäftigt, wird in nahezu allen Fällen Möglichkeiten für eine weitergehende Digitalisierung und Automatisierung aufspüren und so kontinuierliche Effizienzgewinne, Qualitätsverbesserungen und bessere Kundenerlebnisse erreichen. Starten Sie deshalb jetzt damit!