Wie KI Finanzabteilungen transformiert

Die Arbeit von CFOs gewinnt weiter an Relevanz. KI verschlankt dabei Prozesse und kann wichtige Analysen durchführen. Noch sehen CFOs in KI auch eine Bedrohung für ihre eigene Position.

Um nachhaltig zu wachsen, benötigen Unternehmen nicht nur Weitsicht, sondern auch Agilität. Ein klarer Kurs, der sich selbst in Zeiten von Permakrisen und Superwahljahren bewährt, ist unerlässlich für den Geschäftserfolg. Hier nehmen CFOs eine wegweisende Rolle ein. Mit jeder neuen Unsicherheit werden ihre analytischen Fähigkeiten und datenbasierten Erkenntnisse für die Planungssicherheit im Unternehmen wichtiger. Laut einer aktuellen Umfrage von SAP Concur sind sich 90 Prozent der Finanzverantwortlichen einig, dass ihre Hauptaufgabe darin besteht, Unternehmen auf das Unerwartete vorzubereiten. Sie betrachten es als ihre Kernaufgabe, ihre Firma gegen Unvorhergesehenes zu rüsten. Dabei setzen etwa zwei Drittel auf einen unverzichtbaren Partner: künstliche Intelligenz (61 Prozent).

KI ist Effizienztreiber und Analytiker

Entscheidender Pluspunkt für die Arbeit mit KI ist für die meisten CFOs die erhoffte höhere Gesamteffizienz durch straffere Prozesse (82 Prozent). Finanzteams brauchen oft sehr viel Zeit, um Daten immer wieder zu sammeln und zu korrigieren – durch intelligente Technologien wird ihre Arbeitsweise transformiert. Sich wiederholende Tätigkeiten an die KI abzugeben ist dabei nur der erste Schritt zum vollwertigen Einsatz in der Finanzabteilung. So wünschen sich Finanzverantwortliche, dass die KI Datenmuster erkennt, die zusätzliche Informationen über anfallende Ausgaben liefern. Die Erkenntnisse aus der Analyse dieser Muster helfen mögliche Risiken zu identifizieren und die Effizienz zu steigern. Oftmals sind es eben diese Zusammenhänge, die mittels manueller Analysen nicht dechiffriert werden können.

Die KI-gestützte Lösung Concur Detect by Oversight erkennt Muster und Unregelmäßigkeiten in Zahlungsdaten und deckt so potenzielle Betrugsfälle auf. Zusätzlich kann künstliche Intelligenz Prognosen nahezu in Echtzeit erstellen und die Risikobewertung automatisieren. Das ermöglicht CFOs, schnell auf kurzfristige Veränderungen zu reagieren und potenzielle Risiken abzuwehren, was in der Vergangenheit durch wirtschaftliche Bedingungen (56 Prozent) oder erschwerte Preiskalkulationen (45 Prozent) so nicht möglich war. Fundierte Einblicke (28 Prozent), genauere Prognosen (24 Prozent) und ein besseres Risikomanagement (66 Prozent) werden damit Schritt für Schritt möglich.

Wenn Prozesse Mitarbeiter nicht mehr frustrieren

Automatisierte Prozesse und Echtzeit-Analysen erleichtern Finanzabteilungen die Arbeit und können so für gesteigerte Produktivität und höhere Zufriedenheit sorgen. Wichtig ist dabei, dass KI-basierte Tools an den Bedürfnissen der Mitarbeitenden ausgerichtet werden: Wo benötigen sie wirklich Unterstützung? Welche Aufgaben können durch KI gewinnbringend optimiert werden? Wer nicht den Dialog mit den betroffenen Mitarbeitenden sucht, wird höchstwahrscheinlich Fehler machen und die Technologie nicht gewinnbringend und zufriedenstellend einbinden.

Rund die Hälfte der Finanzverantwortlichen sieht großes Potenzial darin, die Steuerlast zu optimieren (47 Prozent). Auch hier sorgt der Einsatz von künstlicher Intelligenz für effizientere Prozesse und stellt gleichzeitig sicher, dass immer auf Basis der aktuellen Vorschriften gearbeitet wird. Besonders indirekte Steuern wie die Mehrwertsteuer verkomplizieren manuelle Prozesse, Compliance und das Ausgabenmanagement. Umsatzsteuerpflichtige Ausgaben aufwendig zu prüfen, muss dabei nicht mehr händisch von Finanzteams durchgeführt werden. Lösungen wie Concur Tax Assurance by Blue Dot nutzen KI und maschinelles Lernen, um Belege automatisch zu prüfen. Dadurch verringert sich das Fehlerrisiko, zum Beispiel im Ausgabenmanagement. Davon profitieren wiederum nicht nur Finanzverantwortliche – auch Geschäftsreisende erfassen ihre Ausgaben ohne Mühe entlang der Vorschriften und freuen sich über eine schnellere Rückerstattung.

KI als Transformationsbegleiter statt Bedrohung

Der lang ersehnte Effizienztreiber bereitet CFOs gleichzeitig Sorgen in Hinblick auf die Relevanz ihrer eigenen Position im Unternehmen: Fast einstimmig sehen sie in KI-basierten Lösungen eine Bedrohung für sich oder ihr Team (98 Prozent). Dabei müssen Finanzteams künstliche Intelligenz als das sehen, was sie ist: eine zusätzliche, helfende Hand bei Finanzvorgängen. Besonders strategische oder ethische Entscheidungen können nicht von ihr getroffen werden und benötigen menschliches Einschätzungsvermögen. Ins Spiel kommt künstliche Intelligenz jedoch bei der fundierten Begründung dieser Entscheidungen – zum Beispiel, indem sie externe Faktoren für Absatzprognosen analysiert, die Risikobewertung automatisiert oder verschiedene Varianten von Finanzplänen entwirft.

KI revolutioniert Prozesse, eröffnet CFOs viele Möglichkeiten, ihre Arbeitsweisen zu transformieren und sorgt damit für gesteigerte finanzielle Sicherheit in der schnelllebigen, digitalen Welt. Trotz alledem dürfen Finanzverantwortliche die allgemeinen Risiken und Herausforderungen nicht aus den Augen verlieren, wenn sie künstliche Intelligenz in ihre Arbeitsprozesse integrieren. Besonders im Finanzbereich eines Unternehmens liegen sensible Daten, die nicht in die Hände Dritter gelangen dürfen. Neben der Einführung entsprechender Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen ist es daher zwingend erforderlich, Mitarbeitende im sicheren und ethisch korrekten Umgang mit KI zu schulen. Ein wesentlicher Schritt ist dabei, geprüfte KI-‑basierte Lösungen direkt in die Finanzsoftware einzubinden. Damit können Mitarbeitende an bestehende Prozesse anknüpfen und sie mithilfe von KI ausbauen – gleichzeitig bleiben sensible Daten an einem sicheren Ort und müssen nicht in ein externes Tool übertragen werden. Das ermöglicht Finanzteams einen bequemen Übergang zur KI-gestützten Arbeit, wodurch sie zum zuverlässigen Sparringspartner wird.

KI-Technologie und das große Ganze

Mit der richtigen Herangehensweise sind KI-basierte Lösungen für die Transformation des Finanzwesens ein echter Hauptgewinn. Wie in vielen Bereichen ist es dabei zwingend notwendig, die Integration von künstlicher Intelligenz in den Fokus zu stellen und nicht inkonsequent von Zeit zu Zeit voranzutreiben. Dabei müssen alle betroffenen Mitarbeitenden an die Hand genommen und bei Bedarf Schulungen angeboten werden, damit das Potenzial von KI in der Finanzabteilung und darüber hinaus im gesamten Unternehmen voll ausgeschöpft werden kann.