Ständig fragen sich Führungskräfte: „Was tun wir im Unternehmen für KI?“ Um es in Anlehnung an die berühmten Worte von John F. Kennedy zu sagen: „Frage nicht, was du für KI tun kannst. Frage, was KI für dein Unternehmen tun kann.“ KI birgt ein riesiges Potenzial für Unternehmen aller Formen, Größen und Branchen. Wir aber möchten uns jetzt einmal damit befassen, inwiefern KI einen fortwährenden Optimierungskreislauf in den Bereichen Risiko, Sicherheit, Kosten, Effizienz und Nachhaltigkeit in Gang setzen kann. Diesen Kreislauf bezeichnen wir als „Triple Crown“ der strategischen Beschaffung.
Die Strategie der Triple Crown ist ein dreistufiger Ansatz, der Erkenntnisse, Planung und aktive Maßnahmen miteinander verbindet, um Beschaffungsprozesse neu aufzustellen. Das Herzstück dieser Strategie bildet die Lösung SAP Spend Control Tower, ein leistungsstarkes Werkzeug, das Daten aus verschiedenen Quellen zusammenführt und damit einen umfassenden Überblick über Ihre Ausgaben bietet.
Schritt 1: Informationen – Ihre wahren Unternehmensziele ermitteln
Bevor Sie eine Initiative in Angriff nehmen, müssen Sie Ihre wahren Unternehmensziele kennen. Hierbei kann es sich um Kostensenkung, mehr Nachhaltigkeit, höhere Profitabilität, besseren Kundenservice oder eine Kombination aus mehreren Faktoren handeln. Das Entscheidende dabei ist, Kennzahlen zu ermitteln und zu messen, die diese Ziele nicht nur widerspiegeln, sondern auch zu deren Verbesserung beitragen.
Hier kommen Analysen und Erkenntnisse zum Tragen. SAP Spend Control Tower ist der Motor, mit dem Sie diese Erkenntnisse durch einen klaren Überblick über Ihre gesamte Beschaffungsstruktur gewinnen können.
Hier stellen wir einige Schlüsselbereiche vor, in denen SAP Spend Control Tower wertvolle Erkenntnisse bieten kann:
KI-gestützte Datenanreicherung
Dies ist ein entscheidender Nutzenindikator. Ohne zu wissen, welche Namen und Komponenten von Lieferanten doppelt vorkommen, wird es weitaus schwieriger, Ziele zu erreichen. Mithilfe der Analyse der Anreicherung von Lieferantendaten lässt sich schnell nachvollziehen, wie hilfreich es ist, wenn die tatsächliche Anzahl der Lieferanten angezeigt wird, für die Kosten entstehen.
Für Ihr Unternehmen bedeutet es vielleicht kein Risiko, wenn Materialien von fünf Unternehmen geliefert werden, aber ganz anders sieht es aus, wenn es sich eigentlich um ein einziges Unternehmen handelt, für das mehrere Namen oder falsch geschriebene Namen erfasst sind. Im Hinblick auf Kosteneinsparungen fällt uns vielleicht nicht auf, dass es sich eigentlich um einen einzigen Lieferanten handelt und dass unsere Kosten für einen einzelnen Lieferanten fünfmal so hoch sind wie Einmalzahlungen an fünf verschiedene Lieferanten. Diese Erkenntnis kann sich erheblich auf Strategien für Risikobewertung und Kostenmanagement auswirken.
Kostentrends
Durch das Zusammenführen von Daten aus mehreren Systemen und Quellen kann die Lösung Ausgabenstrukturen offenlegen. Erhöhen sich bestimmte Kostenkategorien? Treten saisonale Schwankungen auf, die berücksichtigt werden müssen? Wenn Sie diese Trends kennen, können Sie fundierte Entscheidungen zur Budgetzuordnung und zu Verhandlungsstrategien treffen.
Lieferrisiko
Angesichts unvorhersehbarer Marktentwicklungen ist es heute wichtiger denn je, Lieferrisiken zu kennen und aufzufangen. Mit SAP Spend Control Tower können Sie potenzielle Risiken in Ihrer Lieferkette ermitteln, wie z.B. eine übermäßige Abhängigkeit von einem einzelnen Lieferanten oder geopolitische Risiken in bestimmten Regionen. Da Zölle 2025 ein heißes Thema sind, kann es ein strategischer Vorteil für Ihr Unternehmen sein, wenn Sie das Potenzial von Abgabenschwankungen kennen.
Fragmentierung von Lieferanten
Verteilen Sie Ihre Ausgaben zu großflächig auf zu viele Lieferanten? Die Lösung kann aufzeigen, an welchen Stellen eine Konsolidierung von Lieferanten zu besseren Preisen oder Konditionen führen kann.
Konsolidierungsmöglichkeiten
Gibt es umgekehrt Bereiche, in denen eine zu große Abhängigkeit von einem einzelnen Lieferanten besteht? Mit SAP Spend Control Tower können Sie Möglichkeiten ermitteln, Ihre Lieferantenbasis zu diversifizieren, damit Ihr Unternehmen krisenfester wird.
Zielsetzungen bei Lieferantenvielfalt und Nachhaltigkeit
Viele Unternehmen haben Ziele im Zusammenhang mit Lieferantenvielfalt oder Nachhaltigkeit. Die Lösung kann den Fortschritt beim Erreichen dieser Ziele überwachen und Bereiche mit Verbesserungspotenzial aufdecken.
Konsolidierung von Zahlungsbedingungen
Uneinheitliche Zahlungsbedingungen bei Lieferanten können zu Liquiditätsproblemen und verpassten Chancen auf Skonti führen. Mit SAP Spend Control Tower können Sie Möglichkeiten zur Standardisierung und Optimierung von Zahlungsbedingungen ermitteln.
Aber: Die Verfügbarkeit all dieser Daten ist erst der Anfang. Richtig interessant wird es, wenn daraus allmählich ein ganzheitliches Bild entsteht und Erkenntnisse sichtbar werden, die zuvor nicht erkennbar waren.
Ein Beispiel: Sie stellen vielleicht fest, dass Sie zwar Ihre allgemeinen Kostenziele erreichen, aber Ihre Nachhaltigkeitsziele verfehlen. Oder Ihnen fällt auf, dass Ihr billigster Lieferant für eine wichtige Komponente auch das höchste Risikoprofil von allen hat. Mit all diesen Erkenntnissen können Sie Ihre Beschaffungsstrategie wirklich tiefgreifend verändern.
Der Vorteil von Echtzeitinformationen
Eine der leistungsstärksten Funktionen von SAP Spend Control Tower ist die Bereitstellung von Echtzeitinformationen. In der schnelllebigen Geschäftswelt kann man nicht auf Monats- oder Quartalsberichte warten. Veränderungen am Markt oder der Lieferantenleistung oder neu auftauchende Risiken erfordern schnelle Reaktionen.
Stellen Sie sich vor, Sie könnten eine plötzliche Preiserhöhung bei einem wichtigen Lieferanten sofort sehen, statt sie Wochen später bei der Rechnungsprüfung festzustellen. Oder Sie könnten die Auswirkungen einer Naturkatastrophe auf Ihre Lieferkette in Echtzeit nachverfolgen, sodass Sie schnell Notfallpläne umsetzen können.
Hierbei geht es nicht nur darum, auf Probleme zu reagieren, sondern auch darum, Chancen wahrzunehmen. Sie könnten beispielsweise einen Rückgang bei Rohstoffpreisen erkennen, den Sie nutzen können, oder Sie stellen fest, dass sich Ihre Ausgabenstruktur für einen Rabatt für Massenbestellungen eignen würde.
Der Faktor Mensch
Wenn es um KI und erweiterte Analysen geht, sollte man bedenken, dass diese Hilfsmittel dazu da sind, die menschliche Intelligenz zu ergänzen, und nicht, sie zu ersetzen. Die durch SAP Spend Control Tower bereitgestellten Informationen sind sicherlich von unschätzbarem Wert, müssen aber immer noch durch qualifizierte Beschaffungsexperten interpretiert und in Maßnahmen umgesetzt werden.
Hier kommen die Kunst der Beschaffung und die Wissenschaft der Datenanalyse zusammen. Die Lösung zeigt Ihnen eventuell, dass sich Lieferanten in einer bestimmten Kategorie konsolidieren ließen, aber Sie müssen entscheiden, welche anderen Faktoren hier eine Rolle spielen, wie z.B. Lieferantenbeziehungen, Qualitätsbelange und langfristige Strategieziele.
Blick nach vorn
Zum Abschluss dieser Einführung zur Triple Crown der strategischen Beschaffung und zu SAP Spend Control Tower können wir festhalten, dass wir nur an der Oberfläche des Möglichen kratzen. Der nächste Artikel befasst sich ausführlicher mit der Planungsphase und stellt dar, wie Sie diese Erkenntnisse mit SAP Ariba Category Management in umsetzbare Strategien umwandeln.
Denken Sie daran: Bei der Optimierung der Beschaffung ist der Weg das Ziel. Es geht nicht darum, irgendwo anzukommen, sondern sich kontinuierlich zu verbessern und sich ständig an ein dynamisches Geschäftsumfeld anzupassen. Mit Lösungen wie SAP Spend Control Tower sind Sie gerüstet, mit diesen Veränderungen nicht nur Schritt zu halten, sondern sich einen Vorsprung zu verschaffen und Ihrem Unternehmen echten Mehrwert zu ermöglichen.
Sind Sie bereit für Ihre ersten Schritte, um die Triple Crown der strategischen Beschaffung zu gewinnen? Das Rennen ist eröffnet, und mit den richtigen Tools und Strategien sind Sie auf der Erfolgsspur.
In dieser Infografik erhalten Sie weitere Informationen dazu, wie Sie die Triple Crown der Beschaffung gewinnen.
Sudy Bharadwaj ist Global Vice President für Strategic Engagements für SAP Finance and Spend.
Cindy McKendry ist Director of Corporate Communications für Intelligent Spend und Supply Chain bei der SAP.
