optimización del control de gastos

Gestión de gastos: así la están optimizando las empresas

Uno de los factores esenciales para el crecimiento y la sostenibilidad de cualquier compañía es la adecuada gestión de gastos. El objetivo de un negocio se centra siempre en la rentabilidad. Tanto es así, que si el control de gastos de una empresa no se lleva a cabo, pueden surgir problemas financieros, incluso aunque los ingresos sean estables. 

En este sentido, el control de costes puede resultar complicado, por lo que es recomendable tener directrices claras en este aspecto. Las herramientas de gestión de gastos pueden convertirse en grandes aliadas para el departamento de contabilidad y finanzas. 

Diferentes tipos de gastos de una empresa

Una buena política de gastos contempla los pagos que un negocio puede asumir, los clasifica por categorías y determina las mejores prácticas para una gestión óptima de los recursos financieros. 

La planificación permite a la empresa anticiparse a imprevistos y a mantenerse al día en sus obligaciones. Las soluciones de automatización del control y gestión de gastos ayudan a lograr un mejor control y maximizar los ahorros. Al mismo tiempo, previenen errores de contabilidad, duplicidades e intentos de fraude.  

Desde los primeros años de vida de una empresa, es imprescindible comprender qué tipo de gastos conlleva la actividad económica y cómo influyen en su presupuesto. 

Los gastos de una empresa se pueden clasificar en dos categorías principales: fijos y variables. 

Gastos fijos de una empresa

Los gastos fijos de la empresa son todos aquellos pagos que hay que realizar independientemente de que haya ingresos. Todo negocio lleva implícitos una serie de gastos periódicos, ya sean semanales, mensuales o anuales. 

No se trata de una categoría cerrada, puesto que los costes fijos de una empresa pueden ser diferentes en función de la actividad económica que lleve a cabo.  

Algunas obligaciones son transversales y habituales en todo tipo de negocio: 

  • Impuestos y Seguridad Social. Una empresa debe hacer frente a tributos como el IAE, el IVA, el IRPF, el Impuesto de Sociedades, el IBI o las tasas del ayuntamiento. Los pagos a la Seguridad Social incluyen la parte de las nóminas y la cuota de autónomos.  
  • Amortizaciones. En este concepto se contabilizan los pagos de la deuda mediante créditos o préstamos solicitados para ampliar capital o invertir en equipamiento. Otro gasto fijo dentro de esta sección es la hipoteca de las instalaciones. Incluso si ya se ha cancelado, conviene contabilizarla en los análisis internos porque ayuda a valorar la rentabilidad.  
  • Instalaciones y suministros. En esta partida se incluyen el alquiler del local y los gastos de agua, electricidad, gas, Internet, etc.  
  • Salarios. Para tener una visión objetiva de los beneficios del negocio, se contabilizan tanto los sueldos de los empleados como el del propietario. De otro modo, las métricas no serían reales. 
  • Servicios externos. Muchas empresas externalizan una parte de la gestión, como la contabilidad o la asesoría. En esta categoría también se incluyen los gastos derivados de servicios de limpieza, abogados, seguridad, etc. 

Algunas empresas contabilizan los impuestos y las amortizaciones por separado, pero otras prefieren prorratearlos a lo largo del año. 

Gastos variables de una empresa

Los gastos variables de la empresa están directamente relacionados con el volumen de la actividad económica, la producción y las ventas. Por tanto, cuantos más ingresos se generan, más aumentan los gastos variables. 

Los principales tipos de gastos variables son: 

  • Proveedores. Las empresas que fabrican productos necesitan adquirir materias primas o componentes. El volumen de gasto es directamente proporcional al volumen de producción.  
  • Logística. En este apartado se contabilizan los gastos de transporte de las materias primas o componentes, el almacenaje y el transporte al punto de venta o cliente final.  
  • Subcontrataciones. Muchas empresas necesitan subcontratar una parte de la producción, especialmente cuando se producen picos de demanda.  
  • Comisiones. El uso de datáfono y de las pasarelas de pago electrónicas lleva asociada una comisión por cada transacción realizada.  
  • Descuentos. Otro gasto variable es el descuento por volumen de compra, algo habitual en el sector mayorista. 
  • Gastos de viaje y representación. Los equipos comerciales acuden a ferias sectoriales o visitan a clientes, lo que implica ciertos gastos, como medios de transporte, dietas y alojamiento 

Otros costes que se contabilizan son los gastos directos e indirectos. Estos últimos son los derivados de la comercialización. 

Estrategias para optimizar la gestión de gastos

Todo negocio debe contar con una buena gestión financiera para garantizar una economía saneada en todo momento. Las empresas apuestan por la optimización de la gestión de gastos con estrategias que incluyen el control de presupuestos y la cultura del ahorro 

Las soluciones digitales, como las que ofrece SAP, ayudan en la gestión de gastos en las empresas y a obtener una visión global de la situación financiera. Con información en tiempo real y sincronizada es posible tomar mejores decisiones para el crecimiento y la rentabilidad de la compañía.  

1. Realizar una auditoría financiera 

Una auditoría financiera es una herramienta clave para conocer el estado real de la empresa y valorar si la política de gastos actual es viable.  

Este estudio analiza de manera detallada recursos, gastos, ingresos, libros contables, etc. Los informes proporcionan valiosos datos que revelan qué aspectos obtienen buenos resultados y cuáles necesitan modificarse. 

2. Elaborar y actualizar el presupuesto

El presupuesto anual debe incluir los gastos fijos y variables, directos e indirectos. Este documento proporciona una visión de conjunto que es la referencia principal para evaluar las acciones y medir los resultados 

Una de las ventajas del presupuesto es que permite analizar las diferentes estrategias de la compañía, desde la política de compras hasta las acciones de marketing, para incrementar la rentabilidad.  

Realizar un presupuesto es la clave para reducir los costes innecesarios de una empresa.  

3. Revisar la política de compras

Analizar la forma en que la compañía efectúa las adquisiciones de bienes y servicios es de gran ayuda para determinar si la estrategia es la adecuada.  

El primer paso es evaluar todas las necesidades de la empresa para mejorar los criterios de compra de mercaderías, consumibles y servicios. Con esta acción se podrán detectar gastos prescindibles, lo que favorece el ahorro.  

4. Mantener el control sobre los pagos

El control de cobros y pagos ayuda a conocer con mayor exactitud el nivel de solvencia y liquidez en todo momento 

La digitalización de la contabilidad y las finanzas agiliza esta tarea. Las soluciones ERP de gestión empresarial son ágiles y seguras porque centralizan la información evitando duplicidades y errores.  

5. Revisar la estrategia de negocio

La estrategia de negocio se debe revisar periódicamente para valorar si se están cumpliendo los objetivos a corto, medio y largo plazo. De esta manera, se podrá determinar qué elementos hay que modificar para obtener los mejores resultados.  

Al igual que se invierte en formación, la tendencia actual para optimizar los gastos de la empresa es crear una cultura del ahorro dentro de la organización 

6. Definir la política de gastos

Todos los departamentos deben involucrarse en la buena marcha del negocio y no solo en lo relativo a productividad. Un manual de uso interno puede servir como herramienta para concienciar sobre la importancia de contener el gasto.  

Estos son los beneficios de tener una política de gastos bien definida:  

  • Garantizar que todos los empleados siguen el mismo proceso en sus gastos profesionales. 
  • Recopilar datos con los que elaborar informes contables y patrones de gasto. 
  • Centralizar la gestión de los gastos con un criterio uniforme. 
  • Establecer un conjunto de reglas que perduren en el tiempo. 

La estrategia debe reflejarse en un conjunto de normas revisables que faciliten el buen funcionamiento de las finanzas de la empresa.  

7. Invertir en tecnología

La inversión en tecnología sirve de ayuda en todos los sentidos. En primer lugar, contribuye a modernizar la empresa consiguiendo mayores niveles de productividad y competitividad. 

Aspectos como la digitalización de documentos son esenciales para agilizar las gestiones administrativas dejando atrás las facturas, recibos o nóminas en papel. No solo se facilita el acceso a la documentación, sino que se evitan errores, duplicidades y, por supuesto, un gasto innecesario en consumibles.  

Con un presupuesto bien definido, los objetivos son más fáciles de alcanzar. Unas finanzas saneadas conforman una empresa fuerte para acometer inversiones y proyectos de crecimiento. En un mercado tan competitivo como el actual, optimizar el gasto es una de las claves diferenciadoras respecto al resto.  

En último lugar, aunque no menos importante, es imprescindible hablar de mayores posibilidades de captar y retener talento humano en las empresas. Los recursos humanos son el principal activo de las organizaciones. El ahorro obtenido gracias al control de gastos ofrece oportunidades para contar con los mejores profesionales, reteniéndolos mediante incentivos como recompensas o programas de beneficios.  

SAP Concur permite automatizar los procesos de gasto y gestionar esta parcela de su empresa de manera más eficiente, en cualquier momento y lugar.  

Una visión unificada de la gestión de gastos ayuda a reducir costes de manera ágil e integrando cada concepto en su categoría correspondiente. Los análisis y datos no solo optimizan el ahorro, sino que aceleran el retorno de la inversión (ROI) ayudando a la empresa a mejorar su rentabilidad. 

 


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