El proceso de onboarding contribuye a que los nuevos talentos se sientan cómodos desde el primer día y se impliquen más en la compañía.
Los empleados que se incorporan a una empresa se suelen sentir nerviosos y desbordados durante los primeros días o semanas. Un entorno nuevo, una forma diferente de trabajar, dudas sobre el desempeño, etc., son algunas cuestiones en las que las organizaciones deben ayudar.
El mundo laboral ha cambiado enormemente en los últimos años. Los modelos de trabajo híbridos o la movilidad, entre otros aspectos, hacen que la manera de comunicarse y trabajar ya no sea la misma. Por este motivo es tan importante aprender a diseñar mejores procesos de onboarding.
¿Qué es un proceso de onboarding?
El proceso de onboarding es un conjunto de fases elaboradas por el departamento de Recursos Humanos para facilitar la incorporación de los nuevos empleados. Este concepto no es nuevo, pero la gestión del talento en el ámbito empresarial no siempre ha tenido la importancia que se le concede actualmente.
La gestión del talento a lo largo del tiempo
El término “competencias laborales” surgió a finales de la década de los 80 del siglo pasado para dar respuesta a la necesidad de organizar los recursos humanos en un entorno industrializado que comenzaba a vivir cambios relevantes.
Sin embargo, el concepto de gestión del talento no nació hasta la última década del siglo pasado. En 1997, la consultora McKinsey & Company acuñó el término, que se extendió internacionalmente gracias al trabajo de David Watkins.
En 2001, el libro War for Talent (Ed Michaels et al.) plasmaba la relevancia de la gestión del talento y su importancia estratégica. Entre otras afirmaciones, el texto recoge la idea de que los procesos de atracción y retención de candidatos cualificados es esencial para aumentar la competitividad de las empresas.
Desde entonces, se produjo un auge de los recursos humanos y se comenzó a valorar a las personas como el auténtico activo de las organizaciones. Los procesos de onboarding se convirtieron en parte fundamental de los RR. HH. para atraer y, sobre todo, retener el talento humano.
Los procesos de onboarding en la actualidad
Los procesos de onboarding tienen como objetivo mejorar la experiencia del empleado en su etapa de incorporación para aumentar el nivel de satisfacción y compromiso por parte del empleado.
Para lograr un proceso de onboarding exitoso, los responsables de recursos humanos deben diseñar cuidadosamente la estrategia y llevarla a cabo de forma óptima. Las soluciones digitales de gestión de recursos humanos facilitan la puesta en marcha de estos planes.
Durante la etapa de incorporación de nuevos trabajadores, estos tienen la oportunidad de conocer la filosofía de la empresa, las funciones encomendadas y las relaciones entre departamentos. Esta toma de contacto es crucial en la actualidad, ya que cada vez resulta más complicado reclutar personas cualificadas para determinados puestos.
Según un estudio de Gallup, el 90 % de los empleados deciden continuar o no en la empresa durante los primeros seis meses. Otra de sus conclusiones es que el 62 % de las empresas con programas de onboarding presentan mejores indicadores de productividad y una mayor tasa de retención.
Las políticas de incorporación y retención permiten ahorrar costes, reducir la tasa de rotación, mejorar la competitividad y reforzar el prestigio de la organización.
¿Cómo se realiza el proceso de onboarding en una empresa?
Los planes de acogida e incorporación deben proporcionar toda la información necesaria para que los nuevos empleados se sientan cómodos desde el primer día. De esta forma se evita que las personas perciban el proceso como una experiencia poco gratificante.
Un estudio elaborado por Headway arroja datos significativos en este sentido. Uno de cada cuatro empleados afirmó no guardar un buen recuerdo de esta fase. Más de dos tercios de los encuestados opinaron que la realidad de la empresa no se ajustaba a lo explicado durante el proceso de selección.
Errores frecuentes durante la fase de incorporación en la empresa
Los motivos de insatisfacción durante la fase de incorporación suelen ser los siguientes:
- Información incompleta sobre la empresa y los procesos.
- Ausencia de una presentación del equipo directivo y humano.
- Falta de seguimiento durante los primeros meses.
Para evitar estos errores es imprescindible conocer a fondo cómo se ejecuta un proceso de onboarding exitoso. El primer punto que se debe tener en cuenta es que el plan de incorporación comienza mucho antes del primer día de trabajo del empleado.
El proceso de onboarding paso a paso
Las etapas del proceso de onboarding en una empresa son las siguientes:
- Diseño del plan. Para elaborar un proceso efectivo es necesario saber en qué momento comienza, cuánto va a durar y cómo se llevará a cabo el seguimiento.
- Definición de objetivos. Tal como hemos comentado, el proceso de onboarding tiene como finalidad mejorar la experiencia del empleado, para lo que es preciso facilitar información sobre sus tareas, sus compañeros, sus responsables y la filosofía de empresa.
- Seguimiento. El acompañamiento debe ser constante durante el proceso. Conviene asignar una persona del equipo para solucionar dudas.
- Retroalimentación. Comentar los progresos y hablar sobre los puntos de mejora es esencial para lograr una adaptación óptima.
En esta última fase, la asertividad y la empatía son las claves del éxito. Con una buena implementación del proceso de acogida, los empleados se sentirán parte del equipo desde el primer día.
Beneficios de un proceso de onboarding bien diseñado
Como ya hemos comentado, cuidar la etapa de incorporación de nuevos empleados es crucial para retener talento, reducir los costes asociados a una elevada rotación y mejorar la competitividad.
Estas son algunas de las ventajas de los planes de onboarding, pero existen muchas más razones para cuidar este proceso:
- Minimizar dudas y malentendidos.
- Evitar errores en el desempeño.
- Aumentar la productividad.
- Implicar al empleado en la filosofía de empresa.
- Mejorar el clima laboral.
- Incrementar la atracción de talento.
- Fortalecer la imagen de marca.
La tecnología resulta de gran ayuda para implementar estos procedimientos. Las soluciones digitales para gestión de recursos humanos simplifican las tareas de captación, incorporación y retención.
6 maneras de optimizar el onboarding en una empresa
Las personas son el activo más valioso de cualquier organización. El departamento de Recursos Humanos debe disponer de herramientas eficaces para mejorar el proceso de onboarding.
La automatización de tareas contribuye a diseñar procedimientos ágiles que aumenten la satisfacción de los empleados nuevos y de los encargados de gestionar la incorporación.
Estas son las claves para optimizar el proceso.
1. Diseñar un plan con las 4C
El método de las 4C, creado por Tayla Bauer, contempla los aspectos básicos de la incorporación de nuevos empleados:
- Cumplimiento. Proporcionar recursos creativos para dar a conocer los procedimientos de la empresa.
- Claridad. Ayudar a comprender la misión y las funciones del empleado para aumentar la motivación.
- Cultura. Compartir la historia de la compañía, sus valores y su evolución en el tiempo.
- Conexión. Facilitar el establecimiento de relaciones con otros miembros del equipo para fomentar la integración.
La incorporación es mucho más que instalar un equipo informático, crear una cuenta de correo y proporcionar un aburrido manual con instrucciones. Las normas se deben transmitir de manera sencilla y clara.
2. Ofrecer una bienvenida especial
Además de las presentaciones oficiales y de enseñar las instalaciones, nunca está de más diferenciarse en la bienvenida para que sea lo más cálida posible. Muchas empresas optan por llamar la atención positivamente con un detalle personalizado o con material de oficina corporativo.
3. Facilitar los vínculos
La empresa es un lugar donde se va a trabajar, no a hacer amigos. Sin embargo, las relaciones sociales son esenciales para que las personas rindan mejor en su puesto. Los vínculos entre los miembros del equipo aceleran la integración, mejoran el clima laboral y fomentan la colaboración.
4. Mostrar el espacio de trabajo
El recorrido por las instalaciones debe servir para que la persona se familiarice con las diferentes áreas o departamentos y conozca su puesto de trabajo. Este es un buen momento para dar a conocer lo que está permitido y lo que no. Por ejemplo, se debe explicar cómo se usa el material, qué información puede compartir y otras limitaciones.
5. Asignar un mentor
Esta estrategia es una manera sencilla y efectiva de integrar a los nuevos empleados. Consiste en asignar una persona que acompañe al nuevo miembro del equipo durante sus primeras semanas.
Sus funciones serán, entre otras, solucionar dudas, explicar procedimientos, mostrar dónde se localizan los suministros y transmitir otras costumbres, como la cultura del almuerzo. Esto evita que el nuevo empleado se sienta incómodo si necesita realizar una consulta básica.
6. Priorizar la comunicación
La falta de comunicación puede generar confusiones y malentendidos que, a su vez, pueden desencadenar insatisfacciones y abandono de la empresa. La mejor experiencia de empleado se consigue con un plan de comunicación interna abierto y fluido.
No existe una fórmula única y exclusiva para introducir a los nuevos empleados en la cultura corporativa. Lo más importante es diseñar una estrategia y ponerla en práctica con rigor. Una lista de verificación resulta muy útil para asegurarse de que se cumplen todos los pasos durante el proceso de onboarding.
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