El sistema habitual utilizado para almacenamiento de las bases de datos de las organizaciones consistía, hasta no hace mucho tiempo, en un gran servidor ubicado en una sala. La evolución de la tecnología ofrece un método mucho más práctico, económico y seguro: migrar a un ERP en la nube.
La computación en la nube aporta una de las grandes ventajas competitivas de la transformación digital por los múltiples beneficios que analizamos en este artículo.
¿Qué es migrar a la nube y por qué es tan importante?
El proceso de trasladar datos, aplicaciones y procesos de TI desde un servidor físico a un servidor en la nube es lo que se conoce como “migración”. Los servidores en la nube centralizan la información, la mantienen sincronizada y permiten ejecutar las mismas funciones que un servidor físico tradicional.
Migrar a un ERP en la nube facilita el acceso a la información desde cualquier dispositivo. La empresa puede controlar los permisos de cada usuario, de forma que los datos se puedan consultar manteniendo la privacidad y la seguridad.
Al mismo tiempo, la migración de datos a la nube proporciona una mayor velocidad de procesamiento y capacidad de almacenamiento escalable. Las aplicaciones no se instalan en los ordenadores de la empresa, con el consiguiente ahorro en mantenimiento y actualización de equipos y software.
En resumen, el proceso de migrar a la nube, también conocido como journey to the cloud, consiste en trasladar las bases de datos y aplicaciones desde servidores locales (on-premise) a servidores en la nube. El objetivo es reducir costes y ganar flexibilidad.
Desventajas de NO migrar a la nube
Cada vez son más las compañías que optan por un ERP en la nube porque permite evitar los problemas asociados a la gestión de recursos en servidores tradicionales.
Según el reciente estudio Cloud Computing Survey 2022, elaborado por Foundry (anteriormente, IDG Communications), tres de cada cuatro responsables de TI afirman que su empresa está adoptando servicios basados en la nube.
Y es que las desventajas de los servidores físicos comienzan a pesar más que sus ventajas en la comparación con los servicios cloud. Las principales desventajas de los servidores físicos son:
- Elevados costes de mantenimiento.
- Falta de escalabilidad a medida que la empresa crece.
- Poca adaptabilidad a picos de demanda.
- Dificultad para recuperar la información tras un fallo.
- Riesgos de perder datos a causa de diversos incidentes.
- Menor respaldo técnico y tecnológico.
Con un ERP en la nube, se solventan todos estos problemas y se obtienen ventajas adicionales. No obstante, migrar a la nube es un proceso complejo para el que conviene contar con el apoyo de un socio tecnológico capaz de implementar el sistema ERP inteligente en la nube de principio a fin.
¿Qué factores se deben tener en cuenta antes de realizar una migración de datos?
La migración de datos a la nube es una decisión estratégica que aporta enormes ventajas. Sin embargo, antes de dar el paso hacia la computación en la nube, conviene valorar una serie de factores.
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Necesidades de la empresa
Es fundamental evaluar las necesidades presentes y futuras de la organización. El servicio de computación en la nube es escalable, pero es conveniente valorar el volumen de información, aplicaciones y módulos de partida que se consideran imprescindibles.
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Modelo de servicio
Existen diversos modelos de computación en la nube: IaaS, PaaS, SaaS, etc. Con el software como servicio (SaaS), los usuarios tienen acceso a las aplicaciones, recursos e infraestructuras necesarios para optimizar la gestión de datos.
La integración de datos permite conectar la información de todas las áreas de la empresa, agilizar y automatizar tareas. Las diferentes soluciones ERP en la nube ofrecen funcionalidades específicas para empresas de todos los tamaños.
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Plan de migración
La migración debe ser un proceso cuidadosamente planificado. Es imprescindible tener en cuenta todos los escenarios posibles para que el cambio sea seguro. Según la consultora Gartner, las estrategias de migración a la nube más frecuentes son seis. Se conocen como 6R:
- Rehost. Es el método más rápido, pero el más propenso a fallos. Se traslada toda la información tal cual.
- Re-platform. Con un socio tecnológico, se analizan los procesos y se elimina todo lo innecesario.
- Re-purchase. Es la elección óptima para las empresas que solo migran una parte de su negocio y quieren continuar empleando las mismas aplicaciones en la nube.
- Refactor. Es el proceso más costoso a corto plazo, pero el más rentable a largo plazo. Se consigue con una tecnología cloud nativa.
- Retire. Se seleccionan y eliminan las aplicaciones innecesarias, con lo que se ahorran costes y se simplifican procesos.
- Retain. Por último, esta es la estrategia de las organizaciones que deciden no migrar porque no lo consideran prioritario.
Evidentemente, esta última alternativa no es la opción más eficiente en la actualidad, cuando la inmensa mayoría de organizaciones apuestan decididamente por la transformación digital.
9 razones para migrar datos a la nube
Las razones para migrar datos a la nube son numerosas. En las líneas anteriores, hemos apuntado algunos de los motivos fundamentales, como el ahorro y la seguridad.
A continuación, explicamos en detalle las ventajas de un ERP en la nube.
1. Disponibilidad total
La agilidad de un ERP en la nube es máxima porque los usuarios tienen acceso a la información las 24 horas del día desde cualquier dispositivo conectado a Internet. En un mundo en el que la inmediatez es clave para la competitividad, poder consultar datos actualizados, incluso desde un smartphone, facilita la gestión y mejora la experiencia de cliente.
2. Escalabilidad y crecimiento
Una de las características más relevantes del ERP en la nube es su escalabilidad. Las compañías pueden disponer de la capacidad de almacenamiento de datos que necesiten en cada momento.
Los servicios en la nube se adaptan al crecimiento de las empresas ofreciendo planes para cubrir necesidades presentes y futuras.
3. Ahorro de costes
El almacenamiento de datos en la nube suele estar basado en el pago por uso. De esta forma, solo se paga por el consumo efectivo de los recursos alojados en el servidor. Con este sistema, se reducen los costes asociados a las licencias de software e inversión en equipos físicos.
Las empresas que optan por un ERP en la nube se liberan de los gastos que implican la adquisición y el mantenimiento de servidores y programas.
4. Incremento de la seguridad
La seguridad de los datos es una de las grandes preocupaciones de las empresas. Los servidores tradicionales son susceptibles de sufrir averías, intrusiones y otros incidentes. Las consecuencias de la pérdida de datos son muy graves y costosas para cualquier organización.
En la nube, las medidas de seguridad son mucho más potentes y efectivas de lo que suelen ser los servidores locales.
5. Actualizaciones automáticas
Las tareas secundarias, como las copias de seguridad y las actualizaciones, son poco rentables para la empresa. Se consumen muchos recursos que se podrían dedicar a actividades con valor añadido para el negocio.
La migración de datos a la nube permite que la organización pueda centrarse en el corazón de su actividad, ya que las actualizaciones se realizan de forma automática. Las aplicaciones operan siempre en su última versión y la información está al día en todo momento.
6. Recursos para innovar
Como consecuencia de la eliminación de tareas repetitivas y poco productivas, se reducen los costes operativos. De esta forma, las organizaciones disponen de más tiempo y medios para mejorar sus servicios y hacer crecer su negocio.
La experiencia de cliente es más positiva gracias a un servicio rápido y personalizado, lo que se traduce en una mayor fidelidad y una excelente imagen de marca.
7. Inteligencia de datos
Un ERP en la nube como SAP emplea tecnologías de última generación, como big data, inteligencia artificial o machine learning. Gracias a ello, es posible recopilar una mayor cantidad de datos que se transformen en información valiosa para ofrecer mejores servicios.
Los datos de los usuarios se pueden recolectar, medir y analizar. Con las conclusiones de los informes sincronizados en tiempo real, la empresa puede tomar decisiones estratégicas más ágiles y eficaces.
8. Estandarización de procesos
La comunicación entre diferentes áreas de la empresa puede hacer que la información se pierda o no llegue a tiempo. Gracias a la migración de datos a la nube, las organizaciones pueden estandarizar sus procesos, evitar la duplicidad de tareas y minimizar los errores humanos.
Cada miembro de la compañía puede tener una visión general de los procesos y contribuir a la mejora de sus puntos débiles. Con ello, se consigue una empresa más rentable y productiva.
9. Facilidad de implementación
La implementación del ERP en la nube es sencilla y rápida si se cuenta con el apoyo de un socio tecnológico como SAP, que se encarga de la migración, la puesta en marcha, la formación a los usuarios y el asesoramiento. No se necesitan conocimientos técnicos avanzados porque la interfaz es intuitiva y sencilla.
En resumen, la migración de datos se ha convertido en una estrategia esencial para reducir costes operativos e incrementar la productividad. La agilidad en la toma de decisiones permite anticiparse a los continuos cambios del mercado actual.
Las organizaciones que apuestan por la innovación tecnológica son más rentables y competitivas. Los beneficios de un ERP en la nube van mucho más allá del almacenamiento o la seguridad. La migración es el primer paso para alcanzar la excelencia empresarial.
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