La recta final del año es una etapa clave en el calendario de las empresas. Llega el momento de hacer balance de los últimos doce meses, cumplir con las obligaciones tributarias y planificar el siguiente periodo. Para tener unas finanzas saneadas es fundamental saber cómo elaborar un presupuesto anual.
¿Por qué es importante planificar el presupuesto anual para la empresa?
Las labores del departamento financiero son múltiples y complejas. Por este motivo, en ocasiones, el presupuesto anual se deja para el último momento. La consecuencia de dilatar su elaboración es que resulta imposible empezar el año con la planificación económica redactada, consensuada y aprobada.
Planificar el presupuesto anual con tiempo suficiente ayuda a tomar decisiones estratégicas, como el nivel de producción, las inversiones en infraestructuras o la contratación de personal.
Además, un buen presupuesto facilita la detección de tendencias y la obtención de un panorama financiero integral y objetivo de la empresa.
Ventajas de contar con un presupuesto anual en la empresa
El control de las finanzas es vital para alcanzar el éxito de la empresa a medio y largo plazo. En este sentido, conviene diferenciar entre plan financiero y presupuesto. Aunque ambos conceptos están muy ligados, existen diferencias clave entre ellos.
El presupuesto ayuda a planificar los gastos esenciales para los próximos meses, mientras que el plan financiero tiene una visión a más largo plazo, generalmente de cinco o más años. Por tanto, con el presupuesto se administran las cuentas, pero el plan financiero sirve para determinar qué cantidades se asignan a cada partida.
Para lograr el crecimiento de la organización, lo idóneo es ajustarse siempre al presupuesto. Una buena planificación aporta beneficios como los siguientes:
- Comparar los datos reales con los objetivos previamente fijados.
- Cuantificar y valorar las diferencias entre ambas cifras.
- Anticiparse a posibles impedimentos en el logro de los objetivos.
- Adoptar medidas correctoras para solventar las desviaciones.
- Hacer frente a posibles cambios de tendencia en el futuro.
El principal objetivo de elaborar un presupuesto anual consiste en proporcionar a la empresa un panorama financiero que facilite la toma de decisiones.
¿Qué elementos debe contener el presupuesto anual de una empresa?
Una de las dudas habituales es qué elementos debe contener la planificación de gastos anuales. Conviene considerar todas las variables esenciales para calcular correctamente cómo se invertirá el dinero.
Veamos cómo se elabora el presupuesto anual y qué debe incluir:
- Previsión de ingresos partiendo del histórico de ganancias de la empresa.
- Previsión de gastos para desarrollar la actividad con normalidad.
- Presupuesto por departamentos que incluya gastos específicos.
- Partida para gastos no previstos en la planificación.
- Plan estratégico con objetivos a medio y largo plazo.
- Revisiones periódicas de gastos e ingresos reales para verificar el cumplimiento de objetivos.
Una vez que se han establecido los objetivos, las estrategias y los recursos disponibles, la empresa está en condiciones de abordar el futuro próximo con menor incertidumbre.
Al integrar todas las áreas de la empresa en el presupuesto anual, resulta más sencillo detectar y corregir posibles desviaciones por departamento.
9 claves sobre cómo elaborar un presupuesto anual
El presupuesto anual es una herramienta fundamental de planificación que sirve de guía para invertir los recursos de forma productiva y evitar gastos superfluos.
Si se piensa en cómo elaborar un presupuesto anual, resulta evidente que es imprescindible basarse en datos históricos. Los ingresos y gastos de años anteriores ayudan a plantear posibles escenarios para los meses venideros.
Para elaborar presupuestos lo más ajustados posible, lo idóneo es tener una visión global del negocio. Las herramientas digitales de gestión empresarial ERP de SAP integran planificación, análisis y ejecución.
Las tecnologías de última generación, como business intelligence y machine learning, permiten tomar decisiones ágiles basadas en analíticas combinadas en tiempo real.
La digitalización es clave para cumplir con el plan estratégico de forma eficiente, pero no conviene dejar de lado los siguientes consejos.
1. Comenzar el presupuesto lo antes posible
Como se ha comentado al principio, generalmente la elaboración del presupuesto se deja para última hora. Si desea tenerlo finalizado y aprobado antes de que termine el año, lo ideal es comenzar hacia octubre o noviembre.
El mes de diciembre está condicionado por las festividades y el cierre del año fiscal, entre otros. Siempre que sea posible, es bueno anticiparse. No obstante, en las pymes la elaboración y aprobación del presupuesto anual puede ser más ágil y no requerir tanto tiempo.
2. Determinar los objetivos de futuro
El momento de hacer balance del año que termina permite analizar el negocio en profundidad y planificar su futuro. Un elemento clave del presupuesto es la identificación de las fuentes de ingresos y gastos.
Para alcanzar los objetivos a medio y largo plazo, conviene tener claros los procesos de negocio imprescindibles para desarrollar la actividad y qué recursos son necesarios. El presupuesto es una excelente herramienta para analizar el rumbo de la empresa.
3. Elaborar un presupuesto flexible y dinámico
Una de las claves para alcanzar las metas empresariales es ajustarse lo máximo posible al presupuesto. Sin embargo, este documento no debería ser tan rígido que no admita revisiones periódicas.
La flexibilidad es una de las características de un buen presupuesto, especialmente en tiempos de incertidumbre económica. Vivimos en un contexto que se caracteriza por los cambios vertiginosos en las tendencias. Por este motivo, es recomendable que la planificación anual se pueda reformular en caso de producirse variaciones significativas.
4. Escuchar a los demás departamentos
No existe ningún método tan efectivo como hacer un presupuesto anual de una empresa coordinando las necesidades de todas las áreas.
El budget anual implica recopilar información sobre previsiones de gastos de cada departamento. Para su elaboración resulta esencial mantener una buena comunicación interna. De esta forma se puede alinear las acciones y objetivos específicos con las metas globales de la empresa.
Por otra parte, es recomendable que exista el máximo compromiso posible por parte de todos los involucrados en el cumplimiento del presupuesto.
5. Contemplar posibles desviaciones
Así como es recomendable que el presupuesto anual sea flexible, también conviene controlar las desviaciones. Las herramientas digitales de planificación financiera facilitan la labor de supervisión y medición de los gastos.
Las mediciones ayudan a reaccionar con agilidad y corregir las posibles desviaciones con las acciones apropiadas. Los análisis en tiempo real proporcionan una visión detallada de las partidas clave que se desea controlar.
6. Utilizar soluciones digitales avanzadas
Actualmente, emplear métodos manuales para elaborar presupuestos resulta muy poco eficaz. Las hojas de cálculo tienen funcionalidades muy limitadas que no cumplen los mínimos para un buen plan contable y gestión de tesorería.
Como mínimo, es recomendable actualizarse con un programa que permita comparar los objetivos propuestos y los realmente alcanzados. Las soluciones de gestión empresarial de última generación automatizan los procesos y simplifican el seguimiento de los planes presupuestarios.
7. Incluir el presupuesto en el plan estratégico
Si analizamos cómo se elabora el presupuesto anual en las empresas punteras, observaremos que siempre se incluye a la dirección y a todos los departamentos.
Sin esta implicación global, el presupuesto no tiene ningún sentido. Por este motivo, conviene enmarcar el documento en el plan estratégico de la compañía. De esta forma, cada departamento puede verificar el cumplimiento de sus objetivos y los responsables de finanzas pueden disponer de una herramienta con una visión integral.
8. Vigilar el entorno económico global
Las empresas, sean del tamaño que sean, sufren la influencia de las tendencias macroeconómicas. Sus fuentes de ingresos y su nivel de gastos son sensibles al devenir de los mercados.
Este aspecto cobra mayor importancia en las compañías que operan a nivel internacional, pero las pymes no deben permanecer ajenas a los cambios. Las circunstancias actuales son un claro ejemplo de cómo hacer un presupuesto anual de una empresa sin tener en cuenta el marco económico y geopolítico mundial no sirve de nada.
9. Apostar por la digitalización de las finanzas
La transformación digital de las empresas ya no es una opción. Las compañías que permanezcan al margen de la tecnología para la gestión de sus procesos corren un serio riesgo de quedar obsoletas en muy poco tiempo.
En los últimos años, hemos visto cómo avanza la tecnología. Inteligencia artificial, machine learning, big data, automatización son solo algunos conceptos que ya forman parte de la cotidianeidad.
No importa a qué sector se dedica una empresa ni tampoco su volumen de facturación. La planificación financiera ayuda a conocer con detalle la situación real de la compañía y a diseñar los planes de futuro. Además, es la herramienta idónea para valorar las desviaciones y corregirlas con agilidad. Contar con una estrategia clara es indispensable para marcar el rumbo y fijar objetivos.
Esperamos que este artículo sobre cómo elaborar un presupuesto anual le resulte de utilidad para fijar sus objetivos financieros para el próximo año. Recuerda que en SAP contamos con soluciones digitales a medida para empresas de todos los tamaños y sectores.
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