Noch ist die Gebietskrankenkasse nicht an das neue SAP-System angebunden. Sobald sich aber alles eingespielt hat, wird SAP S/4HANA Cloud der Buchhaltung bei Rohrer die Datenauswertung erleichtern, erwartet Brigitte Walcher, Head of Accounting.
Den Punkt, der dieser Tage dringend zu klären ist, benennt Brigitte Walcher sofort. „Es gibt momentan noch keine direkte Anbindung des neuen SAP-Systems an die Gebietskrankenkasse,“ sagt die Leiterin der Buchaltungsabteilung beim Industrieservices-Anbieter Rohrer. Das bisherige System, das Rohrers IT-Chef Franz Wohlscheiber genau auf die Bedürfnisse der Fachabteilung zugeschnitten hatte, ermöglicht den direkten Einblick. Und Brigitte Walcher muss sichergehen, dass jeder Lieferant, der Bauleistungen vornimmt, seine Abgaben korrekt an die Krankenkasse abführt. Funktioniert die Anbindung nicht, müssen in der Buchhaltung die Abführung manuell geprüft werden – ein erheblicher Aufwand. „SAP ist auch mit dem Finanzamt direkt verbunden, also glaube ich, dass dies auch mit der Krankenkasse klappen müsste“, erklärt Walcher.
Migration des ERP-Systems in die Cloud
Als Leiterin von Buchhaltung und Bilanzierung ist sie eine der treibenden Kräfte hinter der aktuellen Migration auf SAP S/4HANA Cloud bei dem mittelständischen Familienunternehmen. In wenigen Tagen, zum ersten April, soll das neue System an den Standorten des Heimatmarktes Österreich live gehen. Brigitte Walcher zählt, wie auch Controlling-Chefin Maria Mitteregger, zum Kern des Projekt-Teams. „SAP wird am Anfang aufgrund der Umstellung sicherlich mehr Arbeitsaufwand für meine Kolleginnen und mich bedeuten“, sagt sie. Um gleich anzufügen: „Aber ich verspreche mir mittelfristig, wenn sich alles eingespielt hat, doch mehr Komfort in den Auswertungen.“
Globalisierung der Schnittstellen und Prozesse
Das Projekt-Team ist abteilungsübergreifend besetzt. Neben den Fachabteilungen sind Vertreter der IT und der Geschäftsführung mit dabei. Schließlich durchzieht der Wechsel vom selbst entwickelten ERP-System auf SAP S/4HANA Cloud das gesamte Unternehmen. Und geht darüber hinaus: Firmengründer Johann Rohrer hat sich für die Migration entschieden, weil seine Kunden den reibungslosen Datenaustausch einfordern. Für Brigitte Walcher heißt das: Die Gutschriften, die der Kunde erstellt, werden automatisch in Rohrers Finanzbuchhaltung verbucht.
Wie ihre Controlling-Kollegin Maria Mitteregger begrüßt auch Brigitte Walcher, dass das neue System einheitliche Prozesse und ein einheitliches Reporting ermöglichen wird. „Noch wichtiger ist mir die Globalisierung der Schnittstellen und Prozesse von der Warenwirtschaft – zum Beispiel der Inventur – bis in den Verkauf“, sagt die gelernte Bilanzbuchhalterin. Säße das Unternehmen nur in Österreich und Deutschland, würde das alte System reichen. Doch weil die Rohrer-Group mittlerweile auf 14 Märkten vertreten ist – teils auch außerhalb der EU – geht es nicht mehr ohne ein einheitliches Programm. Der erwartete Komfort-Gewinn bei den Auswertungen heißt konkret, dass Brigitte Walchers Team vom Hauptsitz in der Steiermark aus die Daten an ausländischen Standorten einsehen kann, ohne dem dortigen Team erst eine Mail schicken zu müssen.
Ein kritischer Punkt der Migration zeigt sich für die Chef-Buchhalterin darin, dass die Technologie noch so jung ist. Rohrer betritt Neuland, die Mitarbeiter sind mit einigen Prozessen sehr lange beschäftigt. Das gilt im Arbeitsalltag beispielsweise auch für den gesamten Einkaufsprozess von der Bestellung bis zur Eingangsrechnung. Hier ist das Accounting auf die korrekte Arbeitsweise des Einkaufs angewiesen, um das volle Potenziel der automatischen Erkennung der Eingangsrechnungen via OCR und der vereinfachten Einbuchung zu nutzen.
Arbeitswelt im Wandel
Dem Projekt-Team steht mit dem SAP-zertifizierten Dienstleister S&T ein externer Partner zur Seite. „Allerdings ist dieses Projekt auch für S&T Neuland“, weiß Brigitte Walcher. Nichtsdestoweniger fühlt sie sich vom Partner durch Schulungen am Arbeitsplatz „sehr gut betreut und bestens auf die neue Lösung vorbereitet“. Tauchen Fragen auf, sieht sie S&T als erste Anlaufstelle.
Doch das vielleicht wichtigste Asset ist das sehr gute Arbeitsklima in der Buchhaltung. „Wir sind immer bestrebt, etwas Neues zu lernen, da haben wir alle die gleiche Mentalität“, beobachtet Brigitte Walcher, „und wir helfen uns immer gegenseitig.“ Von dieser Offenheit dürften die Kolleginnen noch profitieren. Denn mit zunehmender Digitalisierung wird sich die Arbeit in Bilanzierung und Buchhaltung immer mehr wandeln, stellt sie fest. „Es wird nicht mehr so viel manuell eingegeben, sondern viel mehr kontrolliert.“ Damit steigen die Anforderungen an die Ausbildung in diesem Beruf, denn die Buchhalter müssen eventuelle Fehler in integrierten Systemen erkennen.
Als größte Herausforderung in der Migration ihres Unternehmens nennt Brigitte Walcher angesichts des Go Live in drei österreichischen und einem französischen Unternehmen die sehr kurze Projektdurchlaufzeit. Mit Jahresbeginn startete die Realisierungsphase bei der Rohrer Group. Dieser Tage feilen das interne IT-Team und der Partner S&T an den letzten Punkten, damit das Go Live zum April klappt. Die Head of Accounting sagt: „Anderen Unternehmen würde ich empfehlen, sich mehr Zeit zu nehmen.
