Das Controlling des Industrieservices-Anbieter Rohrer spielt eine zentrale Rolle bei der Migration auf SAP S/4HANA Cloud. Ziel ist, über alle 45 Standorte hinweg einheitliche Standards zu schaffen. Dabei ziehen Fachbereich, Geschäftsleitung und IT an einem Strang.
„Wir müssen flexibel auf den Markt reagieren können.“ So formuliert Maria Mitteregger die wichtigste Herausforderung für den steirischen Industrieservices-Anbieter Rohrer, dessen Controlling sie leitet. Die junge Betriebswirtin sitzt mit in dem Team, das derzeit ein firmenweites Projekt schultert: die Migration auf SAP S/4HANA Cloud. „Frau Mitteregger hatte dargelegt, dass das bisherige System an Grenzen gestoßen ist“, erinnert sich Firmengründer Johann Rohrer. Konkret: das Controlling muss Daten über alle 45 Standorte in 14 Ländern sammeln, konsolidieren und analysieren. Vor der Entscheidung für SAP S/4HANA Cloud operierte jedes Land mit einer anderen Lösung. „So ging das nicht mehr weiter“, sagt Mitteregger. Denn die Rohrer Group wächst kontinuierlich. Motto der Controllerin: „Für ein einheitliches Reporting brauchen wir ein einheitliches System!“
Die Software von SAP kennt die junge Frau aus ihrem Studium. „Das war natürlich das alte SAP“, schmunzelt sie, „das neue ist von Nutzerfreundlichkeit und Optik her deutlich besser.“ Dennoch hat sich Rohrer Lösungen verschiedener Anbieter zeigen lassen. Für SAP S/4HANA Cloud sprach aus Sicht von Projektleiter Michael Friess die Internationalität. In der Praxis zeigt sich allerdings, dass in Sachen Compliance an einigen Stellen nachjustiert werden muss. „Die Anforderungen des rumänischen Marktes zum Beispiel werden nicht so erfüllt wie erwartet“, kritisiert Mitteregger. Sie fügt an: „Wir merken, dass die Lösung in der Einführungsphase noch nicht in allen Bereichen voll ausgrägt ist.“ Doch Besserung ist in Sicht, denn sobald der Wechsel in die Cloud vollzogen ist, wird das System durch automatisierte Updates laufend wachsen.
Sachbearbeiter ohne Beeinträchtigung
Und das Unternehmen spürt die Spannung zwischen der nötigen Flexibilität einerseits und den vorgegebenen Standards andererseits. Rohrer geht mit den Standardprozessen in Finanzbuchhaltung und Logistik in die Cloud, belässt aber das spezielle Industrie-Know-How in ihrem gewohnten und bewährten System, einer Individualentwicklung, on premise. Da sie die Cloud schon für starr halte, sei die Teils/Teils-Lösung ein guter Weg, bestätigt Mitteregger aus ihrem Arbeitsalltag. Damit die Kollegen aus den Fachabteilungen ungestört arbeiten können, bindet die IT die bestehende Lösung über Schnittstellen an die Cloud an. Um so auch Standardanforderungen eines klassischen ERP Systems abdecken zu können. „Als IT-Abteilung stellen wir Anwendungen bereit, die die Geschäftsprozesse unterstützen und einen möglichst reibungslosen Ablauf ermöglichen“, sagt Systemadministrator Jörg Steinlechner. Auch Projektleiter Friess zielt darauf ab, dass die Sachbearbeiter während der Umstellung so wenig wie möglich beeinträchtigt werden.
Mitteregger und ihr Team bemühen sich, das Unternehmen auf die Anwendung von SAP S/4HANA Cloud gut vorzubereiten. Zum Einen haben die Vertreter des Anbieters die Lösung erklärt, bestätigt sie. Zum Anderen organisierte Rohrer Infoveranstaltungen und Workshops rund um die Migration. Sie habe sich nicht nur in die Workshops zu Controlling und Buchhaltung gesetzt, sondern beispielsweise auch zu Themen wie Materialwirtschaft, erzählt die Controlling-Leiterin. Denn Rohrer schiebt auch Standardprozesse von Einkauf und Verkauf in die Cloud. Mitteregger fügt an: „Die Migration betrifft ja das ganze Unternehmen, deshalb wollte ich mir ein Gesamtbild verschaffen.“
Reporting nun ohne Excel
Mitteregger weiß, dass eine Software-Umstellung in keinem Unternehmen Jubel auslöst. Dass insbesondere ältere Kollegen Skepsis zeigen, erlebt sie nicht: „Hier in unserer Abteilung sind im Herzen alle jung!“ Eine Haltung, an die Friess anknüpft. Er setzt auf Kommunikation. Die IT muss wissen, was Geschäftsleitung und Fachbereiche wollen. Interne Collaborations-Plattformen und Skype stellen den Austausch zwischen allen Projektbeteiligten sicher, das schließt auch den externen Partner S&T ein. Gleichzeitig läuft vieles per Flurfunk: Man arbeitet ja im selben Gebäude – wenn es irgendwo Probleme gibt, geht man einfach kurz rüber, berichtet Mitteregger. Sie schätzt den Rückhalt aus der Geschäftsführung: „Tauchen irgendwo Probleme auf, werden die Dinge bei uns auf dem kurzen Weg entschieden.“
Soweit die internen Anforderungen aus der Fachabteilung. Die externen Anforderungen umreißt Firmenchef Rohrer so: „Zu unseren Kunden zählen Konzerne wie BASF und Shell, voestalpine und die OMV.“ Für sie reinigt die Rohrer Group beispielsweise große Tanks in Raffinerien und plant ganze Anlagenstillstände. „Unsere Kunden sind selbst SAP-Anwender und verlangen heute die Datenübermittlung per SAP“, erklärt der Firmenchef. Er nennt den Wechsel zu SAP S/4HANA Cloud schlicht „eine Notwendigkeit“. So sieht es auch Mitteregger – und fügt gleich ein paar neue Gedanken an: Bisher arbeiten ihre Kollegen und sie mit Excel, doch die junge Betriebswirtin könnte sich gut vorstellen, künftig mehr in Richtung Business Intelligence zu gehen. Sie sagt: „Wir haben noch viele Ideen!“ Ideen, in welche Richtungen sich das Unternehmen durch die Digitalisierung noch weiterentwickeln kann.
