Lieferanten finden, Bestellungen anstoßen, Sendungen nachverfolgen und dabei Timings und Compliance sicherstellen – das sind aufwendige Prozeduren. Noch. Denn die Digitalisierung verändert den Einkauf rasant und macht vieles einfacher.
Das Ziel heißt Intelligent Spend Management – ein Ausgabenmanagement auf einer zentralen Plattform. Wie der Weg dorthin aussieht, machte der diesjährige SAP-Infotag für den Einkauf deutlich. Drei Digitaltrends standen im Mittelpunkt.
1. Integrierte Systeme: Vom Silo zur Plattform
Auch 2019 dominieren in vielen Einkaufsorganisationen noch Silodenken und Insellösungen. Eine wirksame Digitalisierung jedoch braucht integrierte Abläufe auf einer global einheitlichen Plattform. Alle Einkaufsprozesse müssen zusammenspielen – für direkte und indirekte Materialien, Reisekosten, Dienstleistungen und externe Fachkräfte. Auf diese Weise lassen sich Käufe aus sämtlichen Quellen zentral überblicken, auswerten und steuern. Das rechnet sich.
„In einer Benchmarking-Studie haben wir herausgefunden, dass Unternehmen mit einer integrierten Plattform, die den kompletten Prozess für direktes und indirektes Material sowie Services abbildet, im Schnitt bis zu 27 Prozent geringere Kosten im Einkauf haben.“
– Dr. Martin Kotula, GVP & Head of Value Advisory for Spend Management –
Auch McKinsey spricht sich in einer Studie für diese ganzheitliche Strategie aus: „Tatsächlich erkennen wir nur einen Weg, das volle Potenzial der digitalisierten Beschaffung zu realisieren: durch eine nutzerorientierte End-to-End-Transformation des gesamten Source-to-Pay-(S2P)-Prozesses (…).“
Wie sich diese Denkweise in der Praxis auswirkt, berichtete ein großer deutscher Telekommunikationsanbieter beim SAP-Infotag. Das Unternehmen will seinen Einkauf immer weiter automatisieren, auf nahezu 100 Prozent. Der erste Schritt: Die Verantwortlichen konsolidierten die heterogene IT-Landschaft. Erst danach kam die Prozessoptimierung an die Reihe.
2. Process Mining: Ausreißer aufspüren auf Knopfdruck
Process Mining ist eine noch junge Disziplin. Wesentlich geprägt wurde sie von dem Münchner Unternehmen Celonis. Die Idee: Jeder digitale Prozess hinterlässt Spuren. Durch das „Mining“ dieser Spuren können Einkäufer ermitteln, ob ihre Vorgaben im gesamten Unternehmen eingehalten werden und wo sich Bestellungen verzögern. Das ist unter anderem eine ideale Maßnahme gegen Maverick Buying, wenn eine Abteilung am Einkauf vorbei ordert und damit häufig an Sonderkonditionen oder Compliance-Standards.
Eine grafische Darstellung der Prozesse zeigt Abweichungen auf einen Blick. Woher kommt die Rechnung A? Warum haben wir beim Lieferanten B bestellt? Wo bestehen logistische Flaschenhälse? Bis hinunter zum Einzelbeleg sind alle Prozesse „live“ visualisiert. Die transparente Gesamtsicht macht schnell klar, an welchen Stellschrauben sich drehen lässt. Ein enormer Vorteil gegenüber klassischen Analysemethoden, die zwar Verzögerungen, aber nicht deren Ursache erkennen ließen. Ausreißer haben keine Chance mehr.
3. Supplier Experience Management: Das Gefühl entscheidet
„Wir glauben, Entscheidungen rational zu treffen“, sagt Mirko Rogg, Enterprise Account Executive beim SAP-Unternehmen Qualtrics. „Aber so funktionieren Menschen und Unternehmen nicht. Wir treffen Entscheidungen aus dem Bauch heraus und finden hinterher einen Grund, wie wir sie rechtfertigen können.“
Auch im Geschäftsleben entscheidet das Herz, nicht der Kopf. Unternehmen gestalten das Verhältnis zu ihren Kunden darum immer enger und vertrauensvoller, beispielsweise per Service-App. Sie stellen Fragen: Wie zufrieden ist der Kunde? Was würden Mitarbeiter an einem Produkt verändern? Welche Änderungen würden sie vornehmen? Genauso wichtig aber ist die Zufriedenheit mit und in der Lieferkette – gerade heute, wo Partner-Ökosysteme immer wertvoller werden und Skandale in der Supply Chain die Kaufentscheidungen signifikant beeinflussen. Faire Produktionsbedingungen, Umweltverträglichkeit und Nachhaltigkeit bestimmen über den Geschäftserfolg maßgeblich mit.
Mit den Lösungen von Qualtrics gewinnen Unternehmen einen genauen Überblick über ihr Lieferantennetzwerk. Dazu gehören sämtliche Berührungspunkte, die ein Lieferant mit dem einkaufenden Unternehmen oder anderen Kunden hat. Dieses Supplier Experience Management misst also neben Kennzahlen wie Liefertreue auch Erfahrungsdaten. Zusammen mit den operativen Daten entsteht ein ganzheitliches Bild der Lieferantenperformance. Ein wichtiger Schritt hin zum Einkauf der Zukunft.
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