Controlling als Cloudpionier: Ohne IT-Vorwissen zum digitalen Reporting der Zukunft

SAP Analytics Cloud in 20 Ländern einführen, mit schlankem Team, agilem Vorgehen und ohne externe Berater – geht das? Refratechnik zeigt: Es geht. Und wie!

Zement, Stahl, Aluminium: Das Material der Maschinenwelt stammt aus Industrieöfen. Und viele dieser Öfen werden ausgestattet von Refratechnik, einem der weltweit führenden Anbieter von Feuerfestmaterialien. Nach seiner Gründung in Göttingen vor 70 Jahren stieg das Unternehmen zur Weltspitze auf und bildet heute eine Unternehmensgruppe mit 1.900 Mitarbeitern an 27 Standorten. Das Geheimnis dieser Erfolgsgeschichte kennt Geschäftsführerin Silke Denecke genau: niemals stehenbleiben, immer wieder Innovationen vorantreiben und neue Technologien nutzen.

In der Cloud erkannte Denecke eine Chance für das konzernweite Reporting. „Wir sind eine sehr schlank aufgestellte Unternehmensgruppe“, so die Geschäftsführerin. „Unsere Mitarbeiter wollen und sollen die Prozesse verbessern, statt viel Zeit für die Aufbereitung von Daten zu verwenden. Also brauchten wir ein Tool, das uns sofort Zugang zu relevanten Daten ermöglichte. Per Selfservice und mit Plandatenmodellen und Werttreiberbäumen, damit wir eine stabile Basis für geschäftliche Entscheidungen haben können.“ Für die Umsetzung gab Denecke ihrem Controlling-Team weitgehend freie Hand.

Marianne Hennies, Managerin Controlling: „Unser Ziel war es, das digitale Reporting zentral zu organisieren – inklusive Dashboards, Analysen, Reporting, Planung und Prognosen. Dafür kam nur die modernste Technologie in Frage.“ Bei der Auswahl der Software waren Konnektivität und Bedienbarkeit die entscheidenden Kriterien. Das Team testete vier BI-Lösungen von verschiedenen Anbietern.

Der Prototyp auf der Basis von SAP Analytics Cloud überzeugte buchstäblich auf den ersten Blick. Die Cloud-Lösung verbindet Mitarbeiter, Informationen und Ideen, vereinfacht den Zugriff auf wichtige Kennzahlen und ermöglicht schnelle, datenbasierte Entscheidungen. „Wir sehen Daten und Zusammenhänge in einer nie zuvor erlebten Geschwindigkeit und Transparenz“, sagt Hennies. „Look and Feel und Mobile-Fähigkeit haben uns sofort geflasht.“

Mit Bordmitteln in die Cloud

Marianne Hennies beschreibt die Herausforderungen der Implementierung: „SAP Analytics Cloud war eine junge Lösung und es gab bei Projektstart am Markt keine Berater, die wesentlich mehr darüber gewusst hätten als wir selbst. Wir wollten nicht länger warten und beschlossen kurzerhand, ein Expertenteam für Business Intelligence innerhalb unserer Controlling-Funktion aufzubauen.“ Für das zugrundeliegende Data Warehouse – SAP BW/4HANA – nahm das Team die Unterstützung von Beratern in Anspruch. In der Lösung lassen sich Unternehmensdaten aus verschiedensten Quellen bündeln. Und zwar in Echtzeit. Die gute Datenqualität bei Refratechnik bildete die ideale Ausgangslage für einen schnellen Projekterfolg. Einen einheitlichen Kontenplan und Materialstämme hatte die Unternehmensgruppe bereits, nun führte sie projektbegleitend zusätzlich eine vereinheitlichte Vertriebssegmentierung ein.

Beim Aufsetzen der SAP Analytics Cloud war Gladies Merheb die treibende Kraft. Die Controlling-Analystin ohne IT-Hintergrund eignete sich in wenigen Monaten das nötige Know-how an. Wie hat sie das gemacht? „Erste Erfahrungen habe ich mit einem Excel-Prototypen als Datenbasis gesammelt. Ich habe die Daten zunächst in die SAP Analytics Cloud repliziert und manuell angereichert. So habe ich sukzessive Wissen aufgebaut.“

Anhand des Prototyps stellte Merheb fest, dass sich zwar sehr gut Analysen durchführen ließen, die gewünschte Schnelligkeit jedoch nur mit SAP BW/4HANA erreichbar war und die Business-Logik verstärkt dort abgebildet werden musste, beispielsweise durch vordefinierte Kennzahlen. Merheb band SAP BW/4HANA erfolgreich an die SAP Analytics Cloud an, zusammen mit ihrem Kollegen Sebastian Brosche, der das Warehouse betreut, und unterstützt durch die hauseigene IT-Abteilung. „Die Datenmodelle im Warehouse und die technische Anbindung verlangen besondere Aufmerksamkeit, dort steckt der Großteil der Arbeit. Die grafische Darstellung geht dann schnell und einfach per Drag and Drop.“

Das Ergebnis: Berichte, die sich einfach per App auf iPad und iPhone abrufen lassen. Das Tool ist intuitiv zu bedienen, verfügt über Filter- und Drill-Down-Optionen, verlinkte Analysen und die Möglichkeit, Kommentare anzufügen und aus der App zu verschicken. Wie nebenher verbesserte das Team noch die Qualität, indem es beispielsweise lokale Inhalte, die zum Teil noch auf Deutsch angezeigt wurden, in die Konzernsprache Englisch überführte. Das erleichtert den vielen Kolleginnen und Kollegen im Ausland den Umgang mit der Lösung enorm.

Wie man Berichte erstellt, ist schnell gelernt. Neben Gladies Merheb gibt es mittlerweile bereits drei weitere Super-User für SAP Analytics Cloud bei Refratechnik. Das Fazit der Controllerin: „Man muss einfach den Mut mitbringen, sich in das Tool einzuarbeiten und das technische Know-how aufzubauen. Ich selbst habe es ohne IT-Vorkenntnisse geschafft. Wenn es doch hakt, beispielsweise nach einem Update oder wenn neue Funktionen hinzukommen, suche ich mir Unterstützung von meinen IT-Kollegen oder schalte den SAP-Support ein.“

Angekommen im Cloud-Zeitalter

Controlling-Managerin Hennies berichtet von begeisterten Kolleginnen und Kollegen: „Gerade auch unser Management war schnell überzeugt, dass es nicht immer zeitgemäß ist, mehrseitige Berichte durchzublättern. Wer braucht schon Papierstapel, wenn man sich durch Live-Daten klicken kann? Wir werden interaktiver im Umgang mit Zahlen und Statistiken, identifizieren schneller unsere Herausforderungen. Genau das wollten wir immer, wir haben uns mit SAP Analytics Cloud unsere Controlling-Traumwelt geschaffen.“

Ähnlich sieht es auch Geschäftsführerin Silke Denecke: „Als ich einem Kollegen die mobile Lösung zeigte, wollte er mir mein Handy gar nicht mehr wiedergeben. Die eigenen Daten zum ersten Mal per Klick sauber aufbereitet zu sehen, ist ein einschneidender Aha-Moment.“

Die Implementierung hat auch große Effekte auf die tägliche Zusammenarbeit. Denecke: „In Meetings arbeiten wir zwar weiterhin mit Präsentationen, integrieren aber SAP Analytics Cloud immer mehr, um mit Ad-Hoc Analysen aktuelle Fragen beantworten zu können. Eine Mitarbeiterin aus der Revision ist 74 Jahre alt und nutzt das Tool dennoch ganz selbstverständlich. Fantastisch ist außerdem, dass wir über die Executive-App dem Führungskreis auch zeitkritische Informationen übermitteln können.“ Die letzten Monate hätten gezeigt, dass die Nutzer diese Informationen unmittelbar in Aktionen umsetzen können. „Außerdem verwirklichen wir einen Continuous-Improvement-Ansatz: Mit dem System können wir uns auf die Weiterentwicklung von wichtigen Themen konzentrieren und sparen uns die Zeit für die Aufbereitung von Daten, die nach der Visualisierung womöglich schon nicht mehr aktuell sind. So muss Reporting heute aussehen.“

Titelbild: Refratechnik