Dos de las tareas administrativas que más tiempo absorben en la empresa son la facturación y la contabilidad. Los programas de facturación para pymes son fundamentales para controlar las cuentas y el flujo de caja de forma automatizada. Y es que gracias al software de facturación y contabilidad, los procesos empresariales se simplifican, ya que se evitan las tareas repetitivas.
Infografía | Oportunidades del ERP inteligente en la nube para su empresa
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Entre los factores clave al elegir un programa de facturación para pymes, quizá el más complicado sea encontrar el tipo de software que se adapte a las necesidades de la pyme y que pueda crecer a medida que lo hace el negocio.
¿Por qué es importante contar con un buen software de facturación y contabilidad?
Hasta hace relativamente pocos años era frecuente que los departamentos de contabilidad realizaran las tareas manualmente. La apuesta por la factura electrónica y el registro contable como medio para luchar contra el fraude desde la Administración pública supuso un impulso definitivo a la transformación digital de las empresas.
La factura electrónica mejora radicalmente la gestión de los negocios, ya que minimiza los errores humanos y elimina costes innecesarios, como la impresión y el envío postal. En este sentido, un programa de facturación suele ser el primer paso hacia la digitalización en las pymes.
El software de facturación y contabilidad ofrece importantes ventajas desde el primer día:
- Acorta los tiempos de tramitación.
- Mejora el servicio al cliente.
- Agiliza el acceso al histórico de facturas.
- Ofrece mayor confidencialidad y seguridad en los datos.
¿Cómo elegir un programa de facturación para pymes?
La oferta de programas de facturación y contabilidad para pymes es muy amplia, lo que puede complicar la tarea de elegir un software de gestión que se ajuste a las necesidades de la empresa.
El software de facturación y contabilidad debe ser el pilar sobre el que se apoya la pyme, un aliado para la automatización de la gestión. Por tanto, lo principal es que cuente con una interfaz clara, de manejo intuitivo y una curva de aprendizaje rápida.
Otro de los factores clave es que cuente con las funcionalidades necesarias en el momento de la implantación, pero con capacidad para adaptarse al crecimiento de la pyme.
Algunas de las características que no pueden faltar en un programa de facturación y contabilidad para pymes son las siguientes:
Agilidad y control del negocio
Un software de facturación debe tener como primera misión agilizar la generación y envío de facturas personalizadas. Además, debería permitir realizar un seguimiento del negocio ofreciendo informes centralizados, claros y seguros.
Automatización de la contabilidad
La contabilidad es un área tan compleja como esencial en una pyme. Una de las funcionalidades adicionales más interesantes en los programas de facturación para pymes es la automatización de gastos, compras, cobros y otros asientos contables.
Funciones colaborativas
Las opciones multiusuario permiten que se pueda colaborar incluso con un asesor externo sin necesidad de enviar documentación en papel. El acceso a la información se restringe con usuario y contraseña para garantizar la confidencialidad de los datos.
Información personalizada
La automatización permite no solo agilizar las tareas de facturación y gestión de clientes, sino la creación de informes personalizados con datos actualizados en tiempo real para tener una visión global de las cuentas de la empresa.
Los análisis de la rentabilidad son esenciales para detectar puntos críticos y oportunidades y, por tanto, para tomar mejores decisiones a la hora de definir estrategias comerciales, campañas y otras acciones.
Gestión integral de la pyme
Si un software de facturación y contabilidad puede, además, ayudar a organizar la gestión empresarial (clientes, facturación, envíos, pedidos, stock, recursos humanos…), será, sin duda, una de las mejores alternativas. Esto es lo que ofrecen las soluciones ERP.
Diferencias entre un ERP y un programa de facturación convencional
Un ERP es un sistema de planificación de recursos empresariales que, más allá de la facturación, centraliza toda la gestión empresarial: producción, cadena de suministro, recursos humanos, relaciones con los clientes, control de almacén…
La automatización permite, entre otras cosas, programar acciones, generar facturas, mantener la fiscalidad al día o crear y compartir informes… Con los datos centralizados, la comunicación entre departamentos permite agilizar tareas y aumentar la rentabilidad de la empresa.
Otra de las ventajas de un ERP es que se trata de una solución modular, integrable y escalable. Cada pyme puede adquirir las funcionalidades que necesite, conectarlas con su propio software y ampliarlas cuando llegue el momento oportuno. Esto no siempre es posible con un programa de facturación convencional.
Las soluciones ERP de SAP son mucho más que programas de facturación para pymes. Están pensadas para adaptarse al presente y futuro de pequeñas y medianas empresas.
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