La gestión de gastos en las organizaciones supone un proceso esencial, pero que puede resultar complejo y tedioso para todos los implicados. De hecho, según un estudio realizado por Global Business Travel Association (GBTA), completar una nota de gastos supone 20 minutos por empleado como término medio.
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Si se extrapolan estos datos, el tiempo anual que destinan los empleados de una empresa para gestionar sus gastos tiene un notable impacto económico en la organización. Y no se debe restar importancia al hecho de que uno de cada cinco informes de gastos contiene errores.
Esta es solo una de las razones por las que cada vez más empresas deciden agilizar la gestión de gastos con la ayuda de la tecnología.
Beneficios del software para la gestión de gastos de empresa
Las herramientas tecnológicas de control de gastos de la empresa son una parte esencial de la transformación digital que abre las puertas a la innovación. La digitalización y automatización de procesos reduce el tiempo que se dedica a tareas repetitivas, minimiza los errores, ahorra costes a la empresa y elimina la necesidad de usar papel.
Las ventajas del uso de la tecnología para la gestión de gastos de empresa se extienden a todas las áreas relacionadas con la contabilidad y las finanzas.
Control de gastos de viaje
Calcular manualmente los gastos de viaje, como el kilometraje, las dietas y el alojamiento es una tarea ardua que retrasa los reembolsos.
Los programas para el control de gastos de una empresa de una empresa permiten reservar vuelos, hoteles y desplazamientos desde una plataforma central. No solo automatizan estos procesos, sino que ayudan a planificar las rutas y a coordinar los viajes para optimizar el gasto.
Gestión de la fiscalidad
La presentación de los modelos trimestrales de IVA y la gestión de los impuestos es un proceso complejo, en el que los errores y retrasos tienen importantes consecuencias económicas para las organizaciones.
Gracias a la tecnología, los gastos fiscales están al día. La recuperación del IVA ya no implica dedicar horas y horas a recopilar facturas de ingresos y gastos. Los empleados pueden subir sus facturas o tickets a la nube desde sus dispositivos. Otros gastos deducibles se calculan de manera automática, con lo que el proceso se agiliza.
Gestión de gastos administrativos
El día a día de una empresa implica un gran número de gastos administrativos muy cotidianos, como la adquisición de materiales o tareas de mantenimiento.
Los programas de gestión de gastos permiten actualizar y justificar cada desembolso en cuestión de minutos. Además, son de gran utilidad para adaptar los gastos al flujo de caja y controlar los desvíos sobre los presupuestos asignados a cada departamento. De esta forma, se mantiene siempre el equilibrio.
Gestión de existencias de almacén
Las empresas que venden productos necesitan tener un control preciso del stock para dar un servicio ágil y de calidad a sus clientes.
Los programas de control de gastos de empresa proporcionan información en tiempo real sobre el nivel de existencias. La verificación de stock máximo y mínimo permite automatizar los pedidos para abastecer el almacén, programar los envíos y gestionar las entregas de producto.
Control de gastos de personal
Los recursos humanos son el activo más valioso de las empresas, por lo que es esencial mantener el equilibrio entre gastos de personal y productividad.
Muchas tareas manuales se pueden automatizar con los programas de gestión de gastos para que los empleados puedan dedicar su tiempo a realizar actividades que aporten valor a la empresa.
Gestión de cobros y pagos de clientes
La automatización de procesos permite disponer de información actualizada con la que es posible diseñar estrategias de cobro, recuperar efectivo o ganar descuentos por pronto pago, entre otros aspectos.
Mantener el control de cobros al día también ayuda a bloquear la venta a clientes morosos y a valorar en qué casos se concede crédito.
Información contable sobre ventas
Los análisis de ingresos y gastos proporcionan una información muy valiosa sobre las ventas acumuladas por intervalos de tiempo. No solo se pueden registrar de manera automática estos datos en la contabilidad, sino que es posible realizar estudios predictivos para anticiparse a las necesidades del mercado.
La tecnología de última generación utiliza herramientas basadas en big data e inteligencia artificial (IA). De esta manera, la información de las organizaciones se mantiene siempre actualizada y centralizada.
Con todos los datos al día se controlan las ventas, los gastos corporativos, los viajes corporativos, los impuestos… y se obtiene una visión global de la situación real que ayuda a tomar las mejores decisiones estratégicas para el crecimiento y rendimiento de la compañía.
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