El software de gestión para empresas se ha convertido en el pilar sobre el que descansan las organizaciones que apuestan por la competitividad y la rentabilidad. Los sistemas ERP, gracias a su modularidad y su escalabilidad, han demostrado ser imprescindibles para cualquier negocio.
El sistema de gestión ERP resulta esencial para la contabilidad y las finanzas de una empresa. Estas dos áreas necesitan estar bajo control en todo momento, ya que de ellas depende en gran medida la toma de decisiones.
¿Por qué son tan necesarios los sistemas ERP?
Un programa ERP (Enterprise Resource Planning) está constituido por un conjunto de aplicaciones orientadas a la planificación de recursos empresariales. El concepto en torno al que gira este software es la integración de datos procedentes de las distintas áreas de la empresa.
La centralización de la información evita duplicidades, proporciona analíticas avanzadas y permite tener una visión global del negocio en tiempo real. La política de dato único se consigue empleando tecnologías basadas en big data, machine learning e inteligencia artificial, entre otras.
Estas aplicaciones avanzadas permiten automatizar la mayoría de las tareas relacionadas con aspectos operativos y productivos de la empresa, lo que proporciona mayor agilidad e incrementa la productividad.
La modularidad y escalabilidad son dos de las características que han conseguido que los sistemas ERP se adapten a todo tipo de empresas, sin importar su sector ni su tamaño. Las funcionalidades se pueden implementar a medida que la compañía lo requiera, en función de su crecimiento, lo que garantiza un retorno de la inversión (ROI) mucho más rápido.
Cómo han evolucionado los sistemas ERP
El sistema de gestión ERP surgió en la década de los años 40 del siglo XX. Como otros avances actuales, su nacimiento se debió a las necesidades militares de la época.
Los comienzos: planificación de materiales e inventario
Las primeras herramientas avanzadas que se emplearon en el mundo de la empresa fueron las aplicaciones BOM (Bill of Materials) y los programas IMC (Inventory Management and Control).
En 1972, se fundó en Alemania la empresa SAP (Systemanalyse Programmentwicklung) que se traduce como «desarrollo de programas de sistemas de análisis». Su objetivo era conseguir un programa de gestión que funcionara en tiempo real.
SAP lanzó su primer programa de contabilidad financiera en 1973. A día de hoy, la combinación de su sistema de planificación de recursos empresariales con el programa de gestión financiera continúa siendo líder en el mercado.
No fue hasta los años 90 cuando nació el sistema ERP tal y como lo conocemos hoy. Se atribuye a la consultora Gartner haber acuñado este término para nombrar los nuevos programas de gestión que podían ser utilizados por negocios de cualquier tipo.
El sistema ERP del siglo XXI
Con la llegada del nuevo siglo, los programas ERP comenzaron a integrar funciones que hasta entonces se realizaban con herramientas externas, como los sistemas CRM (relaciones con los clientes) y SCM (gestión de la cadena de suministro).
Este nuevo ERP va mucho más allá de la planificación de la producción y la gestión de finanzas. Es una solución global que maximiza la eficiencia y agiliza la toma de decisiones.
A partir de 2005, el salto a la computación en la nube marcó un antes y un después en las herramientas ERP.
Las soluciones en la nube proporcionan mejores funcionalidades a un coste menor. Se elimina la necesidad de pagar por licencias y los costes de mantenimiento de los servidores. Por otra parte, se gana en seguridad gracias a las actualizaciones y copias automáticas y a la encriptación de datos.
En los últimos años, la principal apuesta de los sistemas ERP se centra en las tecnologías que potencian las posibilidades del acceso a los datos, como business intelligence, machine learning o inteligencia artificial.
Beneficios de un sistema ERP financiero
Tener una imagen precisa de las finanzas de una empresa es clave para su crecimiento sostenible. Un programa ERP financiero proporciona un conocimiento ágil y en tiempo real del estado de pagos, cobros, activos fijos y otros datos económicos esenciales.
A continuación, destacamos los principales beneficios del ERP financiero en la empresa.
1. Control de las finanzas de la empresa
El módulo de gestión financiera incorpora funciones de contabilidad que permiten realizar un seguimiento en tiempo real de ingresos, gastos, activos, pasivos, amortizaciones y flujo de caja con los que generar informes precisos.
2. Automatización de cobros y pagos
La automatización de los cobros y los pagos transforma el concepto tradicional de contabilidad eliminando procesos manuales poco productivos. Los ciclos de las transacciones se acortan y se detecta cualquier irregularidad.
3. Planificación precisa del crecimiento
El seguimiento en tiempo real de la situación financiera permite planificar el crecimiento de la compañía. No solo se mantiene actualizada la contabilidad general, sino que es posible actuar con agilidad ante situaciones imprevistas.
4. Análisis predictivo de las finanzas
Los sistemas ERP financieros más avanzados como los de SAP incorporan inteligencia artificial y aprendizaje automático, lo que permite obtener informes predictivos sobre el flujo de efectivo.
5. Simplificación de los procesos financieros
Las funciones de un sistema ERP financiero proporcionan información completa y veraz en cualquier momento y desde cualquier dispositivo con permisos de acceso. La capacidad de gestión financiera de estos sistemas posibilita un flujo de trabajo automatizado para las actividades administrativas y la creación de informes.
6. Supervisión de transacciones
La gestión de efectivo simplifica el mantenimiento de las cuentas y de los instrumentos financieros asociados, tales como resguardos de depósito, cheques, letras, pagarés o conciliación de extractos bancarios.
7. Control de costes
Dentro de las finanzas de una empresa, la contabilidad de costes es un aspecto clave. Un programa ERP financiero facilita el análisis de los costes fijos y variables aportan una gran flexibilidad y simplicidad en el proceso de contabilidad de los gastos de la empresa.
8. Previsiones y presupuestos
El acceso a datos valiosos mejora la precisión en la elaboración de presupuestos y en las previsiones. Gracias a los informes, es posible evaluar el impacto de las decisiones financieras sobre las operaciones.
9. Información personalizable
Los paneles de información se pueden personalizar con métricas clave para obtener una visión completa y detallada de cada área. El análisis de la situación financiera muestra en profundidad los detalles de los datos de las transacciones. Los informes en tiempo real son la base para una mejor toma de decisiones estratégicas.
10. Perspectiva global
El sistema de gestión financiera permite adaptarse a los requisitos tributarios de los diversos países o comunidades autónomas en los que la empresa tiene presencia. La adaptación automática a la legislación garantiza su cumplimiento y reduce riesgos.
11. Modelos financieros avanzados
El ERP financiero facilita la creación de modelos avanzados con los que evaluar la situación actual de la empresa y de su competencia. Gracias a los sofisticados análisis se puede establecer la previsión de crecimiento de ventas, la viabilidad de proyectos o el impacto de posibles fusiones, entre otras situaciones económicas.
12. Productividad en los flujos de trabajo
La conexión entre un programa ERP y las finanzas de una empresa posibilita la automatización de los flujos de trabajo de todos los departamentos. Al unificar la base de datos, se evita el proceso de introducción manual de información y se previenen errores.
Los sistemas ERP con gestión financiera proporcionan una información precisa y veraz del conjunto de la compañía. De esta forma, resulta más sencillo tomar decisiones ágiles para anticiparse a las tendencias y ganar competitividad.
El futuro del ERP en el ámbito de las finanzas
En la actualidad, las soluciones ERP en modo SaaS (Software como Servicio) se han consolidado. De hecho, SAP, que cuenta con más de 200 millones de usuarios en la nube, favorece la movilidad y el acceso desde cualquier dispositivo conectado.
Las funciones del módulo de contabilidad y finanzas de los programas ERP están en constante evolución para adaptarse a las necesidades de las empresas. Algunas de sus herramientas clave son las siguientes:
- Libro mayor, que recopila y almacena todas las transacciones financieras.
- Cuentas por pagar, que procesa las facturas de los proveedores y realiza su seguimiento.
- Cuentas por cobrar, que automatiza la creación de facturas periódicas y los estados financieros.
- Gestión de activos, que permite administrar los activos fijos, los requisitos de cumplimiento, la disposición y los impuestos.
- Gestión de efectivo, que analiza el flujo de caja y lleva a cabo la conciliación bancaria.
- Gestión de riesgos, para evaluar y solventar posibles riesgos como dificultades financieras, responsabilidad legal o impagos.
- Informes gráficos que permiten comprender rápidamente el estado financiero de la empresa.
La tendencia de estas herramientas es integrarse con otras soluciones para agilizar la gestión y mejorar las finanzas.
Una de las principales apuestas es la omnicanalidad, como fruto del auge del comercio electrónico. Incorporado al sistema ERP, facilita la optimización de los recursos disponibles.
El análisis predictivo está evolucionando deprisa gracias a la inteligencia artificial, que permite anticiparse a las tendencias del mercado. Las estadísticas, las analíticas y los algoritmos de aprendizaje automático crean modelos de valoración de la situación financiera en tiempo real, la necesidad de inversión y otros datos contables.
El futuro de los sistemas ERP será inseparable de la robótica, el IoT, el blockchain, la realidad aumentada y la realidad virtual. Todas estas tecnologías mejorarán enormemente la automatización de procesos, la recopilación de datos y la gestión financiera.
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