La gestión de tesorería es un proceso complejo, cuyo impacto puede ser determinante en la continuidad de una empresa. Por este motivo, es imprescindible dotar al departamento financiero de las herramientas necesarias para alcanzar sus objetivos.
La gestión de tesorería en la era de la transformación digital
La transformación digital ha marcado un antes y un después en la forma de gestionar las empresas. El departamento financiero no puede permanecer ajeno a esta nueva realidad.
En la actualidad, no es posible llevar la gestión administrativa de tesorería con los mismos métodos que se empleaban hace dos décadas. Las tareas rutinarias y repetitivas están muy lejos de ser eficientes, tanto por la gran cantidad de recursos que consumen como por el riesgo de cometer errores en la introducción manual de datos.
La búsqueda de la eficiencia en el departamento financiero
Los trámites burocráticos y la gestión de procedimientos tributarios ya no se realizan en papel, sino por Internet. Esto obliga a que los documentos estén digitalizados y firmados electrónicamente. Por otro lado, las funciones de contabilidad y tesorería son ahora mucho más complejas que hace unos años.
Los nuevos instrumentos financieros, la internacionalización y la optimización del comercio electrónico son algunos de los retos que las empresas tienen por delante.
La gestión de tesorería y los recursos financieros requiere una actualización en aspectos como los nuevos procesos de digitalización, la automatización y la integración de datos.
Retos en la gestión administrativa de tesorería
Las organizaciones deben valorar sus necesidades y detectar las áreas de mejora para mantener la competitividad dentro de un mercado que no para de evolucionar.
La gestión de la tesorería en una empresa no debe permanecer apartada de los procesos de digitalización del resto de las áreas. El departamento financiero no puede ser una isla, sino un puente de información que garantice que la empresa pueda gestionar el efectivo, la liquidez y los riesgos de manera fluida y segura.
Los retos que las organizaciones tienen por delante en cuanto al control de tesorería son varios:
- Automatizar los procesos repetitivos de bajo valor añadido, como la captura de extractos bancarios o la confirmación de previsiones.
- Identificar los riesgos que pueden afectar la posición de tesorería y solucionarlos en tiempo real.
- Optimizar la posición de tesorería periódicamente para conocer en todo momento la realidad financiera de la empresa.
- Mejorar la gestión del tiempo empleando los recursos internos en funciones que aporten valor.
- Garantizar la calidad de la información, apostando por la política del dato único.
- Obtener visibilidad sobre el efectivo en tiempo real, mejorar la liquidez y reducir el riesgo.
- Definir KPI relevantes, con datos actualizados para elaborar análisis que agilicen la toma de decisiones.
Las tecnologías de última generación, como el big data, ofrecen innumerables oportunidades para automatizar la gestión y optimizar los resultados de negocio.
8 tendencias en la gestión de tesorería
Los procedimientos que se llevan a cabo dentro del área financiera son eficaces cuando alcanzan sus objetivos principales:
- Optimizar la liquidez a corto, medio y largo plazo.
- Asegurar la disponibilidad de fondos para los pagos.
- Controlar la fecha de valor en todas las operaciones.
- Garantizar la existencia de reservas en la divisa adecuada.
- Negociar las necesidades de financiación con las entidades bancarias.
El control de tesorería en la era de la revolución digital se debe centrar en la estrategia y olvidar los procesos manuales repetitivos que le restan eficiencia a la gestión.
Teniendo esto en cuenta, estas son las 8 principales tendencias en la gestión de tesorería.
1. Un nuevo perfil de responsable de gestión financiera
La persona responsable de tesorería en la empresa de hoy en día debe contar con competencias digitales que le ayuden a desempeñar sus funciones con el mínimo riesgo y la máxima eficiencia.
Por tanto, no solo debe conocer en profundidad la gestión de tesorería, como resulta obvio, sino que debe ser un experto en las nuevas tecnologías para ayudar a la empresa a alcanzar sus objetivos estratégicos.
Las actuales soluciones digitales de gestión de tesorería son fundamentales para mejorar el rendimiento y estimular el crecimiento optimizando los recursos.
2. Visión a largo plazo y en tiempo real
Hace tan solo un par de décadas, la gestión de la tesorería empresarial se centraba en el análisis de datos relacionados con acciones del pasado.
Sin embargo, en la actualidad, gracias a la digitalización, el departamento financiero dispone de un avanzado software de gestión empresarial que permite visualizar el rendimiento de la empresa en tiempo real y generar informes relevantes para la toma de decisiones financieras a corto y largo plazo.
3. Optimización del flujo de caja
Una falta temporal de liquidez puede entorpecer una operación de la compañía. Si la situación es recurrente, puede poner en riesgo su viabilidad. Las nuevas herramientas digitales permiten controlar la liquidez y administrar la caja de forma transparente y rentable.
Las soluciones tecnológicas no solo permiten disponer de flujos de caja optimizados, sino que facilitan tareas como adelantar cobros, aplazar pagos y gestionar mejor los gastos.
4. Automatización de tareas
La automatización tiene innumerables ventajas. Deshacerse de las tareas rutinarias que exigen muchas horas de trabajo, pero son poco productivas, deja tiempo libre para realizar actividades que aportan mayor valor.
Los responsables de tesorería pueden invertir su tiempo en tareas de planificación de recursos, búsqueda de la mejor financiación, análisis de inversiones o negociaciones con los proveedores, entre otras.
Incluso, procesos como el pago de nóminas y facturas se pueden automatizar con las herramientas de gestión de la tesorería como SAP, que incluyen funcionalidades de conectividad con bancos.
5. Gestión de tesorería basada en integración de datos
Las hojas de cálculo y los programas de contabilidad no conectados con el resto de los departamentos han pasado a la historia. La tendencia en gestión de tesorería se basa en la integración de datos y la automatización.
Las soluciones actuales ofrecen una visión global de la información en tiempo real. Gracias a las herramientas analíticas, el departamento financiero puede llevar a cabo todas sus funciones en una plataforma centralizada, con una base de datos unificada.
La gestión integrada es el motor de la compañía, ya que permite adaptarse con rapidez a los cambios. Esta es la forma más rentable de gestionar la liquidez y garantizar la solvencia.
6. IA y soluciones en la nube para proteger los datos
La ciberseguridad es uno de los principales retos de las empresas. Proteger los datos confidenciales o sensibles es especialmente necesario en un departamento como el de tesorería.
La información financiera es un blanco atractivo para los ataques informáticos, por lo que el riesgo es enorme. Un estudio reciente del Foro Económico Mundial (WEF) revela que los ataques de ransomware aumentaron un 151 % en 2021.
Ese mismo año, y solo en España, se produjo una media de 40.000 ciberataques al día, con un incremento del 125 % respecto a 2020. Las pymes y los autónomos son los más afectados.
Las consecuencias de un ciberataque son numerosas:
- Pérdidas económicas.
- Menoscabo de la reputación corporativa.
- Perjuicios a los clientes, proveedores y grupos de interés.
- Posibles multas o indemnizaciones por no proteger adecuadamente la información.
En el caso de las empresas de menor tamaño, esta situación puede llevar a la quiebra y a la desaparición.
La inteligencia artificial (IA) y las soluciones en la nube son tecnologías muy útiles para prevenir fraudes y proteger los datos financieros.
7. Toma de decisiones basada en big data
El análisis de datos es una parte esencial de las responsabilidades de un director financiero. Hasta la llegada de las nuevas tecnologías, estos informes únicamente contenían datos históricos. Es decir, las conclusiones eran aplicables al pasado y las decisiones se basaban en series de datos no actualizadas.
En un mundo globalizado y un entorno empresarial en continuo cambio, los datos financieros deben servir para tomar decisiones en tiempo real. Esta es la mejor estrategia para anticiparse a las tendencias del mercado.
Las herramientas de analítica de negocio aprovechan las posibilidades del big data para recopilar, filtrar y cruzar datos que se convierten en información muy valiosa para las empresas. Esta información, veraz y actualizada, permite realizar previsiones y tomar decisiones clave. Su impacto en la estrategia empresarial es indudable.
8. Diversificación de medios de pago
El consumidor del siglo XXI es digital y exige tener a su disposición múltiples opciones de pago. Cuantas más alternativas se les ofrezca a los clientes, mayores serán las oportunidades de venta.
Pagos con código QR, tecnología sin contacto, dispositivos inteligentes o wearables se suman a las pasarelas de pago más conocidas. Los usuarios consideran más seguras y cómodas estas herramientas, ya que les liberan del dinero en metálico y otras alternativas más engorrosas, como las tarjetas de débito o crédito.
Para optimizar la gestión de tesorería es conveniente contar con la solución adecuada. SAP facilita la gestión, el control y la automatización de todas las áreas de la empresa. Sus funcionalidades para el departamento financiero ofrecen el máximo control de movimientos bancarios, pago de facturas, impuestos, nóminas y otras tareas contables.
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