Menschenleben retten mit SAP S/4HANA Cloud

In nur 15 Wochen hat der Finanzinvestor SPIN Capital GmbH für seine Marken ABS und PYUA SAP S/4HANA Cloud eingeführt. Nach dieser kurzen Zeit waren sämtliche ERP-Funktionen auf der Cloud-Plattform abgebildet – und über eine integrierte, leicht zu bedienende Benutzeroberfläche zugänglich.

Einen Behälter mit gemischtem Müsli zu schütteln, führt immer dazu, dass die größten  Bestandteile – etwa Paranüsse – anschließend ganz oben „schwimmen“. Lawinenrucksäcke funktionieren nach demselben Prinzip: Mithilfe eines aufgeblasenen Airbags vergrößert ein Skifahrer innerhalb von Sekunden sein Volumen, verhindert so, bei ihrem Abgang tief unter der Lawine verschüttet zu werden und zu ersticken. Außerdem kann das Opfer dadurch schneller gefunden werden.

In den 1970er Jahren entdeckt und 1985 erstmals als Produkt auf den Markt gebracht, hatten diese Art der Rettung die Väter der heutigen ABS Protection GmbH. 2017 übernahm der Finanzinvestor SPIN Capital GmbH, Spezialist für Beteiligungen in den Bereichen Sport und Nachhaltigkeit, den Mittelständler.

Zwei Marken auf einer ERP-Cloud-Plattform

ABS setzte seitdem konsequent auf Wachstum, wollte sich dabei aber ebenso konsequent schlanker, agiler Strukturen bedienen. Das galt auch und erst recht für die IT. Die grundsätzliche Entscheidung für SAP S/4HANA Cloud war deshalb bereits im Vorfeld gefallen, weil SPIN diese Anwendung zuvor erfolgreich bei einer anderen Beteiligung eingeführt hatte. Im Frühjahr 2019 entschied das Unternehmen dann, zukünftig auch die Prozesse bei der ABS Protection GmbH über die SAP S/4HANA Cloud zu steuern.

Dienstleister war erneut der SAP-Partner Innovabee aus Waiblingen. Dessen Projektmanagerin Saskia Fontanive stand dabei vor der Herausforderung, zusammen mit den Prozessen von ABS auch die Geschäftsprozesse der PYUA Protection GmbH auf der cloudbasierten ERP-Plattform abzubilden. Der Hersteller von Funktionstextilien, die zu 100 Prozent aus recyceltem Polyester bestehen und auch vollständig selbst wieder recycelt werden können, ist ebenfalls eine Beteiligung der SPIN Capital GmbH.

Effiziente ERP-Prozesse in der Cloud: Altsysteme waren nicht browserbasiert

SPIN CFO Christian Mader wollte beide Marken auf einer einzigen Plattform managen, um den Aufwand zu reduzieren und Synergieeffekte zu nutzen. „Vor allem in Marketing und Vertrieb gibt es solche Synergien“, so Mader. ABS sei zum Beispiel ein guter Türöffner für viele Läden, anschließend könne man dann die Marke PYUA mittransportieren. Synergien ergäben sich auch im Backoffice, etwa bei den Finanzen, im Lager und in der Logistik. So sind sämtliche Produkte beider Marken in einem Lager zentralisiert.

Optimal profitieren lässt sich von den Synergien allerdings nur, wenn auch die Prozesse dahinter vereinheitlicht sind. Und daran haperte es bisher. Vor Einführung von SAP S/4HANA Cloud nutzten ABS und PYUA Altsysteme, die nicht browserbasiert waren. Um sie bedienen zu können, loggten sich die Mitarbeiter in unterschiedliche Anwendungen ein. Und wer eine Lagerliste brauchte, musste genau einen Mitarbeiter fragen, der dann diese Liste produzierte. In einem solchen Umfeld die Zahlen im Blick zu behalten, war schwierig bis unmöglich – von effizienten ERP-Prozessen ganz zu schweigen.

Zunächst analysierten Saskia Fontanive und ihr Team im Rahmen von Workshops, an welchen Stellen jene Best Practice-Prozesse, die die SAP standardmäßig in SAP S/4HANA Cloud ausliefert, zu den Anforderungen des Kunden passten – und an welchen nicht. „Um ein solches Projekt zügig umzusetzen, sollten die Beteiligten ein gewisses Cloud Mindset mitbringen“, so Saskia Fontanive. Das bedeutet, dass sich der Kunde darauf einlässt, die eigenen Prozesse an der einen oder anderen Stelle an diese Standardprozesse anzupassen. „Bei ABS und PYUA war diese Bereitschaft zu hundert Prozent vorhanden“, so die Projektleiterin.

Entsprechend geschwind kam man ans Ziel – mit lediglich 15 Wochen sogar noch um eine Woche schneller als bei dem bereits angesprochenen ersten SAP S/4HANA Cloud-Projekt bei einer SPIN Capital-Beteiligung.

ERP-Funktionen unterstützen bei Wachstum und Innovation

Innerhalb dieser kurzen Zeit gelang es, sämtliche ERP-Funktionen auf der Cloud-Plattform abzubilden – also Einkauf, Lager, Logistik, Vertrieb, Kundenservice und das Finanzwesen –, und das Ganze über eine integrierte, leicht zu bedienende Benutzeroberfläche zugänglich zu machen.

Diese Integration ist nicht nur Voraussetzung für effiziente Prozesse über beide Marken hinweg, sondern auch für jene Transparenz, die gerade für den CFO so wichtig ist. Denn nur wenn alle Glieder der Wertschöpfungskette wirklich ineinandergreifen, existiert am Ende eine verlässliche Datenbasis – und die ist für fundierte Entscheidungen unabdingbar.

Dabei entsteht jene Business-Intelligenz, die eigentlich selbstverständlich sein sollte. Christian Mader: „Die Einkaufsplanung zum Beispiel haben wir bisher immer in Excel gemacht, und wir mussten uns dabei auf Erfahrungswerte einzelner Mitarbeiter verlassen. Jetzt nutzen wir eine automatisierte Lösung und die Bestellvorschläge basieren auf validen Daten.“

Mindestens ebenso wichtig wie die Datenqualität ist die Unterstützung im Hinblick auf Wachstum und Innovation für ABS und PYUA . Hilfreich sind hier vor allem automatisierte vierteljährliche Software-Updates, die dafür sorgen, dass neue Funktionalitäten ohne großen Aufwand und ohne Risiken genutzt werden können.

Resümee: Das beschriebene Projekt zeigt erneut, dass ein cloudbasiertes ERP vor allem dann unschlagbar ist, wenn eine Lösung schnell und unkompliziert verfügbar sein muss. Besonders hilfreich sind dabei die Standard-Organisationsstruktur und die Beispieldaten in SAP S/4HANA Cloud, weil sie es möglich machen, dass jedes Projektmitglied vom ersten Tag an direkt im System arbeiten und Prozesse testen kann.

SPIN Capital-CFO Christian Mader: „SAP S/4HANA Cloud ist gerade auch für kleine und mittelständische Unternehmen perfekt geeignet, weil sie durch die Best Practice-Prozesse in kürzester Zeit an den Start gehen können.“

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