Die meisten Unternehmen nutzen verschiedene Tools für ihre Finanzabschlüsse – entsprechend aufwendig sind die Closings. Seit rund einem Jahr gibt es eine Alternative: SAP S/4HANA Finance for group reporting. Hier werden alle Konsolidierungsfunktionen an einer Stelle gebündelt. Wie sind die ersten Kundenerfahrungen?
Das erste Unternehmen, das SAP S/4HANA Finance for group reporting in Deutschland implementierte, war die BBT-Gruppe. Die gemeinnützige GmbH betreibt über 80 soziale Einrichtungen in Südwestdeutschland mit rund 700.000 Patienten pro Jahr. „Die BBT-Gruppe reizte es sehr, erster Kunde einer neuen Lösung zu sein“, erzählt Jens-Uwe Klempien von Implementierungspartner concellens. „Sie wollte Vorreiter sein und sich dadurch auch Vorteile im Markt verschaffen.“
Zur BBT Gruppe gehören etwas mehr als 50 zu konsolidierende Gesellschaften. Die Konzernmutter selbst, die BBTgGmbH, besteht darüber hinaus aus 16 unselbständigen Einheiten, die vorkonsolidiert werden. Die Beteiligungsstruktur der Tochtergesellschaften bewegt sich zwischen 51 Prozent und 100 Prozent.
Zum Jahresende kamen so einige unstrukturierte Abschlüsse auf Excel-Basis zusammen, die konsolidiert und homogenisiert werden mussten – ein enormer Aufwand. Der Umstieg auf eine neue Lösung war dringend nötig. Die Tabellenkalkulationen sollten daher schnellstmöglich komplett abgelöst werden. Zudem wollten die Verantwortlichen weite Teile der Jahresabschlüsse automatisieren. Weniger Fehler durch möglichst wenige manuelle Eingaben. Mit der Automatisierung erhoffte sich BBT deutlich schnellere Abschlüsse – und möchte zukünftig die Frequenz der Abschlüsse deutlich erhöhen – zunächst halbjährlich, später mindestens quartalsweise.
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Die Herausforderung für die Implementierung: Die BBT-Gruppe wollte die Lösung on-premise betreiben. Die Vorteile einer schnellen Cloud-Implementierung fielen hierbei weg. Dennoch war der Zeitplan ambitioniert: Projektstart war Ende Juni direkt vor der Urlaubszeit der meisten Mitarbeiter. Den kommenden Jahresabschluss wollte BBT aber bereits mit der neuen Lösung absolvieren. So blieb nur mit dem Release 1809 zu starten – dem ersten Release, das auf dem Markt war – und zwar parallel zum operativen SAP S/4HANA, welches für die nächsten drei Jahre noch auf dem Stand 1709 bleiben sollte. Erfahrungen anderer Kunden gab es noch nicht, auch Schulungen wurden noch keine angeboten. „Die Verantwortlichen von BBT sahen das ganz pragmatisch: Sie wussten, dass die erste Version noch nicht perfekt sein kann. Dennoch war sie besser als der bestehende Zustand und absolut zukunftsfähig“, erklärt Klempien. „Dafür nahmen sie auch in Kauf, dass im ersten Jahr noch nicht alle Funktionen verfügbar waren und es an der einen oder anderen Stelle noch hakte.“
Hybrider Ansatz bei der Implementierung
Trotz der Herausforderungen war BBT zufrieden mit der neuen Lösung: Von Schulden- bis Kapitalkonsolidierung konnten viele einst manuelle Prozesse automatisiert werden. Die Buchungsbelege sind direkt im Konsolidierungssystem integriert, zum Stichtag stehen auf Knopfdruck alle Daten zur Verfügung.
Eine Besonderheit ist der gewählte hybride Ansatz der Implementierung. Da das operative SAP S/4 HANA, in dem die Buchhaltungen der Einzelgesellschaften abgebildet werden, noch auf dem Stand 1709 war, baute das Projektteam eine zweite Instanz mit dem Release 1809 auf, um die Funktionalität des Group Reporting überhaupt nutzen zu können. Gleichzeitig suchten die Verantwortlichen nach einer Lösung für die Datenbeschaffung aus dem operativen SAP S/4HANA. Sie entschieden sich, zusätzlich zu SAP S/4HANA, Release 1809, auch das SAP Business Planning und Consolidation (SAP BPC) zu nutzen. Für die Daten- und Notes-Erfassung verwendeten sie das SAP-BPC-Template „con-force“ Ihres Implementierungspartners. Die Datenbereitstellung für SAP BPC erfolgt automatisch mit dem integrierten Business Warehouse.
Schnellere Konzernabschlüsse mit SAP S/4HANA finance for group reporting
Während früher der Datentransfer oft zu Ungenauigkeiten führte, werden nun die Daten automatisch an einer Stelle vereint; eigene Flatfiles müssen die Verantwortlichen nicht mehr erstellen. Jeder Bearbeiter kann in der Datenerfassung nachvollziehen, ob noch wichtige Daten wie Partnerinformationen oder Bewegungsarten ergänzt werden müssen. Die integrierte Notes-Erfassung erleichtert den Abschlussprozess enorm.
Alles in allem konnte BBT seine Konzernabschlüsse deutlich beschleunigen und erfüllt auch in Zukunft alle gesetzlichen Vorgaben. „Und auch strategisch ist der Konzern damit bestens aufgestellt“, sagt Klempien.
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