control de viajes y gastos

Evolución de los viajes de negocios en la era COVID

La irrupción de la pandemia frenó en seco los viajes de negocios, que suponen uno de los principales motores de desarrollo del sector servicios. Con la paulatina normalización de la economía y la sanidad, el turismo de ocio y de negocios comienza a recuperarse, pero quizá no vuelva a ser nunca como antes. 

Los viajes de negocios en tiempos de pandemia

Antes de la aparición de la COVID-19, casi un 25 % de los viajeros de todo el mundo se desplazaba por negocios. Entre visitas comerciales, asistencia a congresos y convenciones y viajes de incentivos, se producían en torno a 280 millones de desplazamientos 

El año 2020 marcó un punto de inflexión que cambió el modo de relacionarse y de trabajar. El turismo de negocios o MICE (acrónimo en inglés de Meetings, Incentives, Conventions and Exhibitions/Events) fue el primer segmento que se vio afectado por las restricciones de movilidad.  

Según un estudio de Braintrust, el volumen de viajes de negocios cayó más del 50 % respecto a 2019. La aceleración de la digitalización, las videollamadas y las reuniones virtuales forzosas sustituyeron los viajes de empresa. 

Los viajes corporativos de las pymes españolas durante la crisis

El análisis de esta consultora identifica los sectores económicos más activos durante la pandemia. En este sentido, constata que en 2019 casi el 90 % de la inversión total en gastos de viaje correspondía a grandes y medianas empresas, aquellas con una facturación mínima de 50 millones de euros. 

Por el contrario, durante 2020 fueron las pymes las que generaron un mayor volumen de viajes corporativos, especialmente en determinados sectores de actividad. 

Estas diferencias se achacan principalmente a la implantación de políticas restrictivas en las grandes compañías en la gestión de las notas de gastos con el objetivo de conseguir una mayor contención del gasto de viajes de negocios. Por el contrario, las pequeñas empresas, más centradas en el comercio de proximidad, fueron más flexibles en lo referente a desplazamientos profesionales. 

Los primeros sectores en recuperar los viajes de negocios fueron los relacionados con las industrias de primera necesidad, como la alimentación o la farmacéutica. A ellas se fueron uniendo progresivamente otras como telecomunicaciones, logística, aseguradoras, distribución y comercio electrónico.  

El turismo de ocio y los grandes eventos fueron los últimos en retomar cierta normalidad, ya que fue en estos ámbitos donde se mantuvieron las máximas restricciones durante más tiempo.  

Recuperación de la actividad con nuevos hábitos

La pandemia generó cambios obligados en los hábitos de las empresas. Muchos de estos llegaron impulsados por la aceleración de tendencias que ya estaban presentes antes de 2020 

Las organizaciones, con el objetivo de maximizar la competitividad, hacía tiempo que habían comprendido la necesidad de optimizar el retorno de la inversión (ROI) y la importancia de la digitalización en las empresas. Esto, sumado a una mayor concienciación sobre la gestión de la sostenibilidad, se tradujo en una manera alternativa de plantear los viajes de empresa.  

El nuevo escenario dibuja un modelo en el que la tecnología tiene un papel clave. La implantación de soluciones digitales permite integrar todos los procesos, controlar el gasto y proteger el medioambiente. 

Las reuniones virtuales reducen significativamente los viáticos y gastos de viaje, por lo que es probable que los desplazamientos profesionales se reduzcan entre un 20 % y un 30 % de forma permanente. Por otra parte, cada vez son más las organizaciones que incorporan iniciativas de sostenibilidad en todas sus áreas, incluidos los programas de viajes de negocios.  

En un informe sectorial, la Asociación Global de Viajes de Negocios (GBTA) destaca que las empresas ahora se cuestionan qué cantidad de viajes son realmente necesarios. La facilidad para mantener reuniones virtuales, el tiempo dedicado a los desplazamientos y los viáticos son los factores que han influido en el nacimiento de un nuevo paradigma. 

Un cambio de tendencia en los viajes de empresa

SAP Concur, líder mundial en soluciones integradas de gestión de viajes y gastos, realizó una encuesta entre 4.850 viajeros de negocios de 23 mercados globales para conocer su percepción sobre la nueva normalidad.  

Un 97 % de los encuestados prevé una nueva normalidad con un cambio de hábitos, que incluirían uso de mascarillas y desinfectante de manos o distanciamiento social en los trayectos. 

Esto no impide que el 60 % de los profesionales que viajan por negocios prevea retomar la asistencia a eventos con la misma frecuencia que antes de la pandemia. Llama la atención el hecho de que uno de cada tres encuestados muestra interés en adquirir formación sobre cómo viajar de forma más sostenible. 

Los profesionales demandan soluciones digitales que faciliten la gestión integral de sus viajes. Algunas de las funcionalidades que más se valoran son: 

  • Información sobre medidas de seguridad. 
  • Posibilidad de gestionar los itinerarios. 
  • Notificaciones automáticas para reservas. 
  • Agilidad en la tramitación de los tickets de viáticos. 
  • Capacidad para conocer y compensar la huella de carbono. 
  • Función de reservas de viajes online. 

Los expertos de SAP Concur auguran un futuro marcado por la transformación digital de las empresas, la sostenibilidad y las iniciativas dirigidas a mejorar la experiencia de los empleados. 

Cómo pueden prepararse las empresas para la era pos-COVID-19  

Las predicciones para el año 2022 y siguientes trazan la línea que deberían seguir las organizaciones para aprovechar las nuevas oportunidades.  

Liquidaciones de gastos

Los informes de viáticos y gastos de viaje no van a desaparecer, pero es necesario innovar para agilizar la captura, procesamiento y verificación de los tickets. Gracias a la inteligencia artificial, muchos de estos gastos podrán liquidarse de manera automatizada evitando los procesos manuales 

Gestión de gastos híbrida

El trabajo a distancia eclosionó abruptamente durante los meses de confinamiento forzoso. Aunque algunas empresas han retomado el trabajo presencial en su totalidad, en la mayoría de casos se apuesta por un modelo de trabajo híbrido a largo plazo. 

La flexibilidad y la agilidad son esenciales en la gestión de los gastos para adaptarse a la empresa híbrida con seguridad y eficiencia. 

Viajes de negocios

El año 2022 marcará el retorno de los viajes de negocios y de ocio, aunque con matices. Un estudio de Qualtrics y SAP Concur revela que el 70 % de los viajeros de negocios piensa que volverá a viajar tanto como antes. Sin embargo, nueve de cada diez encuestados pretende añadir tiempo de vacaciones personales a los viajes de empresa. 

Apuesta por la sostenibilidad

Uno de los mayores impactos sobre los viajes de negocio será la Agenda 2030 y el cumplimiento de los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS). 

La sostenibilidad será un imperativo en los desplazamientos por trabajo. Muchas empresas han incorporado iniciativas de esta naturaleza en sus programas de viajes corporativos para compensar las emisiones de carbono 

Retención de talento

El área de recursos humanos debe colocar el punto de mira en comprender las necesidades de sus trabajadores. Las políticas para mejorar la experiencia del empleado incluyen las oportunidades de viajar por negocios.  

Para lograrlo se debe fomentar una mayor flexibilidad, como la posibilidad de sumar tiempo personal a los viajes o de trabajar desde un destino de vacaciones. Reducir el estrés de la rutina que implica el viaje de negocios ayudará a retener talento. 

La aplicación móvil de SAP Concur facilita a los empleados la gestión de sus viajes de negocios. Gracias a la inteligencia artificial, los datos se integran en tiempo real. La empresa mantiene un mayor control sobre las transacciones evitando desvíos sobre el presupuesto. 

La introducción directa de los cargos en los informes de gastos permite automatizar su aprobación, con lo que el proceso se agiliza enormemente. Las soluciones SAP Concur ayudan a eliminar las tareas administrativas poco productivas y optimizan costes.  

El futuro de los viajes de negocios

La crisis provocada por la COVID-19 parece haber cambiado para siempre los viajes de negocio, que presumiblemente verán reducida su frecuencia. Las estadísticas más recientes muestran un notable descenso de este tipo de desplazamientos.  

La investigación de mercado realizada por IntoTheMinds analiza los factores que influyen en este cambio de tendencia:  

  • Los nuevos hábitos digitales han provocado que las videoconferencias y las reuniones virtuales pasen a formar parte de la rutina empresarial. 
  • El esfuerzo de las empresas por transmitir una imagen de entidad ecológica se plasma en contrarrestar la huella de carbono reduciendo los desplazamientos. 
  • La inflación provocada por el elevado precio de los recursos energéticos influye en los ajustes de presupuestos destinados a viajes de empresa.  

Según sus previsiones, el volumen de los viajes de negocios después de la COVID-19 se reducirá a la mitad en comparación con el año 2019. Y las empresas que los mantengan pondrán en práctica estrategias con las que optimizar el retorno de la inversión de los viajes de sus empleados.   

Una solución unificada e integrada para la gestión de viáticos y gastos de viaje proporciona información completa en un solo lugar. La automatización de procesos facilita el acceso a datos de gastos, con lo que se incrementa el control de costes 

La tecnología es la gran aliada para simplificar la elaboración de presupuestos, agilizar las reservas, optimizar los desplazamientos y obtener los mejores precios de los proveedores.   

Los viajes de negocios suponen un importante gasto para las organizaciones. Las empresas competitivas son aquellas que toman decisiones inteligentes basadas en datos para maximizar su ROI. 

 


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