Los procesos de una empresa pueden resultar realmente complejos de gestionar. Si existe una herramienta que ayude a mejorar el rendimiento de la compañía, ¿por qué no implantarla? La integración de los sistemas de gestión en una única plataforma simplifica los procesos e incrementa la eficiencia de las organizaciones.
La automatización de la gestión de procesos de una empresa
La transformación digital ha demostrado ser una necesidad para hacer crecer la competitividad. La automatización de los sistemas de gestión influye positivamente en aspectos clave como:
- La dimensión cultural de la organización.
- La gestión de la información.
- La optimización del tiempo.
- La toma de decisiones en una empresa.
Los elementos básicos de la gestión de procesos automatizada son el CRM y el ERP. El impacto de la implantación de estas herramientas a nivel estratégico, organizativo y operativo se traduce en este sentido en rentabilidad y productividad.
Un sistema de gestión automatizado centrado en los procesos aporta importantes beneficios:
- Mejor comprensión del funcionamiento de la empresa.
- Evaluaciones objetivas de la eficacia de cada proceso.
- Optimización de los recursos disponibles.
- Visión global y en tiempo real de la organización.
- Orientación de la empresa hacia el cliente.
- Diseño de estrategias eficaces para alcanzar los objetivos.
- Reducción de costes operativos y de gestión.
Todo lo anterior se traduce en una ventaja competitiva fuerte y duradera que aumenta las oportunidades de mejora continua.
Razones para impulsar la automatización de procesos
Los problemas que se detectan en la gestión manual de los procesos de una empresa dificultan la toma de decisiones en la misma. Por tanto, esta suele ser la primera razón por la que las organizaciones se plantean la necesidad de automatizar la gestión.
Desarrollo e innovación
La automatización del sistema de gestión contribuye positivamente al desarrollo de la innovación, que es el elemento clave que mayor impacto tiene en el crecimiento y el logro de objetivos empresariales.
Retención de talento
El entorno en el que operan las empresas se basa en el potencial humano, los auténticos activos intangibles. Para mejorar la productividad, retener talento y fomentar el compromiso de los empleados, es imprescindible disponer de sistemas automatizados de gestión.
Agilidad y movilidad
Compartir la información a través de un sistema automatizado simplifica los procesos, facilita la movilidad y agiliza el trabajo colaborativo. La combinación de las soluciones digitales y la gestión del conocimiento mediante la automatización procesos resulta esencial para abordar las necesidades y tendencias del mercado actual.
Optimización del tiempo
Reducir el tiempo dedicado a la evaluación, control y toma de decisiones facilita el proceso de mejora continua. La gestión manual de la información se traduce en la necesidad de emplear gran cantidad de horas de trabajo. Gracias a la automatización, los empleados pueden dedicar su tiempo a tareas que aportan mayor valor añadido.
Unificación de datos
La integración de sistemas de gestión se basa en la política del dato único. Las organizaciones que cuentan filiales o sucursales en diferentes puntos pueden trabajar con una base de datos unificada que permite visualizar en tiempo real la información global de la entidad.
La trazabilidad es un pilar fundamental, especialmente en determinados sectores. De hecho, constituye uno de los requisitos básicos para implantar la norma de control y gestión de calidad establecidas por la Organización Internacional de Normalización (ISO).
Durante la década de los 90 y los primeros años de este siglo, muchas empresas comenzaron a implantar herramientas para la automatización de procesos. Era habitual abordar esta necesidad de forma independiente para cada área departamental. Con el paso del tiempo, se ha hecho patente la importancia de la integración de los sistemas de gestión en una sola herramienta.
Un sistema integrado permite la gestión transversal y facilita la toma de decisiones en una empresa aumentando la eficiencia a corto, medio y largo plazo.
La integración consiste en aplicar los principios procesos de la teoría de la gestión empresarial. Según esta teoría, la empresa se entiende como un conjunto de procesos que deben verse desde una perspectiva global. Este enfoque permite conseguir la máxima eficiencia operativa y satisfacción del cliente.
ERP, gestión empresarial integrada
La competitividad en el entorno empresarial es máxima en nuestros días. El crecimiento de una organización solamente es posible si se optimizan los procesos y actividades de negocio que generan valor añadido.
Esta es una de las principales razones por las que las soluciones digitales se orientan cada vez más hacia una mejora de la gestión que permita diseñar estrategias eficaces.
Los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) se fundamentan en la integración de los sistemas de gestión en una solución unificada e integral. Estas herramientas proporcionan el control de la información en tiempo real de todas las áreas de negocio y facilitan la toma de decisiones en la empresa.
Gracias a las herramientas ERP se integran y automatizan las áreas de negocio relacionadas con los aspectos operativos y productivos, tales como la cadena de suministro, la relación con los clientes o el control de las finanzas.
Características clave de los sistemas ERP
Los sistemas ERP se basan en una visión integral de la empresa. Una única aplicación gestiona diferentes departamentos: producción, ventas, compras, logística, contabilidad, inventarios, pedidos, recursos humanos, etc. Esta es la diferencia fundamental entre un ERP y otros programas de gestión.
Las tres características clave de los programas ERP son: integración, modularidad y escalabilidad.
Integración
Los programas ERP controlan los diferentes procesos de la compañía entendiendo que todos se relacionan entre sí. El resultado de un proceso es el punto de partida del siguiente.
Un pedido de un cliente genera una orden de venta que influye en el control de inventario, la distribución del producto, el cobro y la facturación. Utilizando un programa diferente para cada departamento, aumenta el riesgo de duplicar información y de cometer errores en la introducción de datos.
Modularidad
Cada sector de actividad tiene unos requisitos y unos procesos específicos. Las empresas de servicios, las de manufactura y los comercios electrónicos tienen algunos procesos comunes, pero otros son muy diferentes.
Una de las ventajas de los programas ERP, a nivel técnico y económico, es que sus funcionalidades se dividen en módulos que se instalan de acuerdo con las necesidades de cada cliente.
Escalabilidad
Los ERP están diseñados para adaptarse a las peculiaridades y al ritmo de crecimiento de cada empresa. La configuración de los módulos está concebida de forma que permite el desarrollo rápido de procesos y la incorporación de nuevas funcionalidades.
Puesto que los elementos de un programa ERP interactúan entre sí la información solo se introduce una vez, con el consiguiente ahorro de tiempo y recursos. No obstante, el acceso a la base de datos centralizada se configura en función de los permisos de cada usuario.
Beneficios de la integración de sistemas de gestión
Tener un programa diferente para cada departamento implica riesgos. Una empresa que no cuente con un sistema ERP está sujeta a gastos recurrentes para la actualización de múltiples licencias, a la posible discontinuidad de algunas aplicaciones y a la imposibilidad de personalizar las funcionalidades.
Por el contrario, un sistema integral de gestión no tiene esos inconvenientes y sí muchas ventajas.
Información financiera real
La información financiera puede tener muchas versiones si se consulta desde distintas bases de datos que se actualizan con frecuencias diferentes. Con la implantación de los ERP existe una única fuente de datos, con las mismas cifras.
La situación de las finanzas se conoce con exactitud en tiempo real.
Centralización de pedidos
La información de los pedidos de los clientes está centralizada, de forma que el seguimiento desde que se efectúa la compra hasta que se entrega el producto es total.
La comunicación a lo largo de la cadena de suministro se simplifica.
Estandarización de procesos
La estandarización resulta especialmente relevante para los procesos de manufacturación. Integrar la metodología de fabricación en un solo sistema, ahorra tiempo, mejora la productividad y evita errores.
Control de inventario
El flujo de los procesos industriales se agiliza con un sistema ERP porque permite minimizar el inventario y ajustar los planes de entrega en función de las necesidades del cliente.
Recursos humanos
Los departamentos de recursos humanos encuentran en las herramientas de gestión del talento, como las que ofrece SAP, un valioso aliado para mejorar la experiencia de empleado, fortalecer el compromiso y retener talento.
Seguridad de los datos
Las empresas manejan gran cantidad de información sensible que puede quedar expuesta a fraudes, espionaje o ciberataques.
Los programas ERP en la nube cuentan con encriptación de datos, copias de seguridad automáticas, actualizaciones periódicas y antivirus para maximizar la protección de las empresas.
Los sistemas ERP unifican la información de los diferentes departamentos (finanzas, recursos humanos, ventas, logística, etc.) en un solo lugar. La visión integral de la situación de la compañía facilita la toma de decisiones en la empresa.
La automatización e integración de procesos es un paso indispensable para eliminar las trabas que implica manejar información fracturada. Los beneficios de la transformación digital superan por mucho a sus posibles inconvenientes.
Conectar los procesos de una empresa es la realidad hacia la que caminan las organizaciones que se orientan hacia la competitividad, la productividad, la rentabilidad y el crecimiento sostenible.
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