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ERP-Einführung bei epsotech: Zusammenrücken trotz Abstandsgebot

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Digitalisierung im Mittelstand

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Europas Marktführer bei Kunststoffplatten und -folien verbindet die Einführung des neuen ERP-Systems mit einem umfangreichen Change-Prozess. Ziel ist es, acht europäische Standorte zu vernetzen – und optimal in Form zu sein, wenn sich die Märkte anstatt seitwärts wieder aufwärts bewegen.

„Eigentlich ist es fast immer sinnvoll, antizyklisch zu investieren“, findet Matthias von Buzay, CEO der epsotech Holding. Also zum Beispiel in einer Phase der Seitwärtsbewegung des Marktes die eigenen Strukturen zu optimieren, um sich fit zu machen für eine Zukunft mit stärkerem Wachstum.
Von Buzay und seine Kollegen haben genau das getan, als sie viel Zeit und Energie in die Implementierung eines neuen ERP-Systems steckten. Die epsotech Holding ist mit ihren mehr als 600 Mitarbeitern an acht Standorten vertreten. Kernmärkte sind der Mobilitätssektor, das Baugewerbe und die verarbeitende Industrie. epsotech-Produkte finden sich in Zügen, Flugzeugen, als Schutzwände in Krankenhäusern oder Zahnarztpraxen.

Wünsche noch zielgenauer erfüllen

Dabei liefert das Unternehmen keine standardisierte Massenware, sondern jeder seiner mehr als 2.500 Kunden bekommt ein Produkt, das auf seine speziellen Wünsche und auf den Einsatzzweck abgestimmt ist. Von Buzay: „Für Kunststoffplatten zum Beispiel, die in der Sitzverschalung eines Zuges verbaut werden, gelten ganz spezifische Anforderungen an Festigkeit – und natürlich auch an das Design.“
Diese Wünsche und Anforderungen noch zielgenauer – und noch komfortabler – erfüllen zu können, war ein zentrales Ziel der Einführung des neuen ERP-Systems. „Wenn unser Vertriebsmitarbeiter beim Kunden sitzt und per Mausklick alle notwendigen Informationen zur Verfügung hat, dann kann er sich auf die eigentliche Entwicklungs- und Beratungsarbeit konzentrieren. Die Vernetzung, der permanente Austausch mit Kunden wird in Zukunft generell noch wichtiger für unsere Vertriebsarbeit werden.“
Das war ein wichtiger Grund, warum sich das Unternehmen für SAP S/4HANA entschieden hat. Mittelfristig wird dieses System an allen acht europäischen Standorten eingeführt.

Von Beginn an alle Anforderungen integriert

Die Einführung begann zunächst in Deutschland und Österreich. Seitdem werden sukzessive über einen Zeitraum von eineinhalb bis zwei Jahren die übrigen Standorte in Europa angedockt. Und weil das für den deutschen Standort entwickelte System von Beginn an alle Anforderungen der anderen Länder mit abdeckte, kann sich epsotech beim internationalen Roll out darauf konzentrieren, Mitarbeiter zu schulen, Stammdaten sauber zu übernehmen und die Rollenkonzepte passgenau aufzusetzen. Und damit seine zentrale Vision umsetzen, alle Standorte bei den Standardfunktionen näher zusammenzuführen – damit sich jeder einzelne von ihnen noch besser auf seine spezifischen Kompetenzen konzentrieren kann. Zudem arbeiten von Buzay und sein Team aktuell auch an einem umfangreichen Re-Branding und einer Vereinheitlichung der Produktbezeichnungen.

Kundenwünsche immer komplexer

Insgesamt nutzt epsotech die aktuelle Phase des Wandels für einen breit angelegten, das ganze Unternehmen betreffenden Change-Prozess. SAP S/4HANA unterstützt dabei insofern passgenau, als es die komplette Wertschöpfungskette abbildet und alle Steuerungsinformationen in Realtime zur Verfügung stellt.
Diese nachhaltige Stärkung des Geschäftsmodells verschafft epsotech Wettbewerbsvorteile, macht das Unternehmen fit für eine Zukunft, in der die Kundenanforderungen immer komplexer werden.
Und in der es entscheidend auch auf das Mindset ankommt, auf die Fähigkeit und Bereitschaft aller Mitarbeiter, ganzheitlich zu denken und jede Funktion als Teil des Systems zu begreifen. Von Buzay: „In vielen Unternehmen herrscht ja bis heute eine Silo-Mentalität: Jeder Bereich, egal ob Vertrieb, Entwicklung oder Produktion, begreift sich als autonome Einheit.“

Gemeinsam Aufträge durchspielen

Bei epsotech war dies zwar schon vor Einführung des neuen ERP-Systems nicht der Fall, aber der aktuelle Wandel stärkt die Vernetzung weiter. Hilfreich zum Beispiel sind wöchentlich stattfindende Meetings, bei denen Mitarbeiter unterschiedlicher Abteilungen die neue Technik ausprobieren, sich gegenseitig Funktionen erläutern.
„Wir haben ganz bewusst freitags einen Slot von zwei bis drei Stunden geschaffen, in denen alle Key-User zusammensitzen, Aufträge durchspielen und über Herausforderungen im Tagesgeschäft diskutieren,“ so von Buzay.
Hilfreich ist auch SAPs E-Learning Hub mit seinen Workshops und vielen weiteren Angeboten. Nicht nur für die konkrete Einführung des ERP-Systems, sondern auch, um darüber hinaus Strategien für die Weiterentwicklung des Unternehmens zu entwickeln. Damit epsotech optimal durchstarten kann, wenn aus der Seitwärts- wieder eine Vorwärtsbewegung wird.

Die Epsotech Group ist Marktführer in Europa für Kunststoffplatten und -folien mit Sitz im nordrhein-westfälischen Jülisch. CEO Matthias von Buzay berichtet von der Migration auf S/4HANA als Teil eines Change- und Innovationsprozesses in Zeiten des Wandels.

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