einfaches Reise-Management mit SAP und der neylux App

SAP S/4HANA unterstützt Travel Management bei neylux

Digitalisierung in Zeiten von COVID-19 ist sogar in Bereichen möglich, die von den Folgen der Pandemie besonders hart getroffen wurden – zum Beispiel im Reise-Management. Cloud ERP mit SAP S/4HANA unterstützt dabei.

Travel Management ist für Unternehmen und für ihre reisenden Mitarbeiter ähnlich wie die Steuererklärung nicht Spaß, sondern notwendige Pflichtübung. Umso wichtiger ist es, dass die Abwicklung einfach und intuitiv funktioniert, dass sich alle Daten einer Reise problemlos erfassen und von der vorhandenen IT-Landschaft weiterverarbeiten lassen.

Das Reise-Management hat häufig noch viel Luft nach oben

„Gerade beim Reise-Management sind in vielen Unternehmen die Abläufe oft verbesserungsfähig. Weil dieses Thema keine Top Priority hat, einigt man sich bei der Abwicklung häufig auf den kleinsten gemeinsamen Nenner“, so Henner Fleischmann, einer der beiden Gründer und Managing Director bei der Software-Beraterfirma neylux. „Und dieser gemeinsame Nenner ist bei Firmen, die noch kein SAP-System im Einsatz haben, häufig die Nutzung von Papierformularen oder Excel-Tabellen.“

Anlass für die Gründung von neylux im Jahr 2016 war auch die Übernahme der US-amerikanischen Firma Concur durch SAP zwei Jahre zuvor. Die Lösung des damals führenden Anbieters von Geschäftsreise-Software war von Beginn an als offene Cloud-Plattform konzipiert. Dadurch ermöglicht sie auch die Integration und Nutzung von Drittanbieter-Software – also exakt jene Lösungen, die heute wichtiger Bestandteil des neylux-Geschäftsmodells sind.

Genutzt wird die Anwendung über eine einfache App auf dem Smartphone. Beispielsweise können Mitarbeiter damit die Details ihrer Reise erfassen, während sie am Terminal auf ihren Weiterflug warten.

ERP in der Cloud: Der Reisende bemerkt von den Strukturen nichts

Unternehmen, die keine SAP-Systeme einsetzen, können Concur bisher auch als Stand-Alone-Lösung nutzen. Jedoch müssen sie den notwendigen Datenaustausch oft umständlich und manuell durchführen. Um solchen Unternehmen Zugang zu detailliert geplanten End-to-End-Lösungen zu ermöglichen, investierte die neylux GmbH im April 2020 in das ERP-System SAP S/4HANA.

Auf dieser Plattform programmiert das Münchner Unternehmen Schnittstellen in der Cloud, mit deren Hilfe sich Daten von und zu SAP Concur nahtlos auch in andere Software-Lösungen übertragen lassen – auch in solche, die nicht von SAP stammen.

Dienstreisende Mitarbeiter bemerken davon nichts. Sie geben schon während der Reise die Details ihrer Abrechnung übers Smartphone ein. Alle Informationen werden in Echtzeit in der gewünschten Form verarbeitet und liegen den nachfolgenden Prozessen vor.

Travel Management in der Cloud hat viele Vorteile

Reisen in der Cloud zu managen, hat für ein Unternehmen insgesamt viele Vorteile. Beispielsweise bezahlt es nur, was es wirklich nutzt. Zudem lässt sich so die Digitalisierung der Unternehmensprozesse auch in Zeiten der Pandemie schlank und effizient vorantreiben.
Für Firmen, die im Backend bereits SAP einsetzen, bietet neylux in der Cloud verschiedene Services an, beispielsweise intelligente Erweiterungen ihrer Reisesoftware oder Unterstützung bei der Prozessoptimierung.

Investieren trotz COVID-19-Pandemie heißt Freiräume nutzen

Und die Pandemie? „Dass es von jetzt auf gleich keine Dienstreisen mehr gab, war natürlich ein noch nie dagewesenes Phänomen“, so Siegfried Krause, wie Fleischmann Managing Director und Gründer von neylux. Andererseits hätten sich daraus auch Freiräume ergeben. „Und als wir dann ab Anfang März plötzlich mehr Zeit hatten aufgrund von kurzfristig unterbrochenen Kundenprojekten, nutzten wir sie, um unsere internen Strukturen zu verbessern.”

Seit Juni ziehen die Geschäfte nun wieder spürbar an. Mittlerweile sind die 17 Mitarbeiter alle wieder mit Kundenprojekten beschäftigt. Das Unternehmen nutzt SAP S/4HANA auch für sein Personalmanagement zur Erfassung und Verarbeitung der Arbeitszeiten.

Damit schließt sich der Kreis: SAP S/4HANA hilft neylux, seine internen Prozesse zu managen, und es dient als Plattform, um den Kunden optimale Prozesse im Business Travel Management anbieten zu könnnen.