ClearVAT ordnet Mehrwertsteuer-Chaos in der EU

Rund 7000 Ausnahmeregeln gibt es vom vollen Mehrwertsteuersatz in Europa. Jedes der 28 EU-Länder hat eigene Steuerregeln und -sätze. Ganz zu schweigen von der Verpflichtung, sich im Bestimmungsland der Ware steuerlich registrieren zu müssen. Wie sollen E-Commerce-Unternehmen da grenzüberschreitend liefern? Das im Juli gestartete One Stop-Startup ClearVAT hat es sich zur Aufgabe gemacht, den Firmen dabei zu helfen.

Europa bedeutet Vielfalt, auch was die Mehrwertsteuer (englisch: VAT, value added tax) betrifft. Doch das ist ganz schön kompliziert. Kinderschuhe in England sind von ihr befreit. Gilt aber für Organgensaft mit mehr als 20 Prozent Fruchtgehalt in Polen der ermäßigte Steuersatz? Und was ist mit Rotwein in Portugal und Fetakäse in Griechenland? Rund 7.000 Ausnahmen vom vollen Mehrwertsteuer-Satz gibt es in Europa.

ClearVAT hilft E-Commerce-Händlern in Europa bei diesem EU-Mehrwertsteuer-Chaos den Überblick zu behalten und löst damit ein drängendes Problem. „Wenn Sie als Händler aus Deutschland eine Flasche Wein nach Frankreich schicken, werden Sie dort sofort steuerpflichtig, brauchen eine Steuernummer, einen Steuerberater und müssen in französischer Sprache auf einem französischen Formular die Mehrwertsteuer melden und diese von einem französischen Bankkonto den französischen Behörden abführen“, berichtet der CEO von ClearVAT Roman Maria Koidl (52).

Erstes paneuropäisches Clearing-Haus für Abfuhr der Mehrwertsteuer

Koidls neue Firma (Start im Juli 2019) hat dafür eine clevere digitale Lösung entwickelt, die es Versand- und E-Commerce-Händlern ermöglicht, in allen 28 EU-Mitgliedstaaten sowie nach Norwegen und in die Schweiz registrierungsfrei zu liefern. „Wir sind das einzige paneuropäische Clearing-Haus für die Abfuhr der Mehrwertsteuer im grenzüberschreitenden Warenverkehr in Europa und helfen E-Commerce-Unternehmen, die Mehrwertsteuer korrekt zu berechnen und im Bestimmungsland physisch abzuführen“, sagt Koidl. „Was wir machen ist das Outsourcing eines Business-Management-Prozesses. Ein komplexes und kompliziertes System, das nun vielen Unternehmern das Leben erleichtert.“

Wie der Firmengründer auf sein Geschäftsmodell gekommen ist? Koidl zitiert als Antwort aus dem Gedicht des US-Autors Robert Frost „The Road Not Taken”: „Im Wald, zwei Wege boten sich mir dar, ich nahm den, der weniger betreten war.“

ClearVAT denkt bei der Digitalisierung in Prozessen

Bei der Digitalisierung ging es dem CEO nicht darum, Geschäftsprozesse in digitale Systeme zu übersetzen, sondern die Dinge konsequent vom Kunden her zu denken, nicht vom Produkt, sagt Koidl. „Wir sehen einen Unterschied zwischen „Digitalisierung“ und „digitaler Transformation“, so der Unternehmer weiter.

„ClearVAT denkt in Prozessen – das ist die logische Konsequenz maximaler Kundenorientierung“, sagt Koidl. Nach seiner Auffassung ist die – auf Prozesse folgende – Digitalisierung dann eigentlich nicht mehr als technische Umsetzung.

Dabei ist Koidl von Hause kein Steuerberater. Er hatte zuvor als Journalist gearbeitet, Sachbücher geschrieben, mit Kunst gehandelt und SPD-Kanzlerkandidat Peer Steinbrück in Digitalfragen beraten.

„Die Geschäftsidee kam mir, weil ich und andere E-Commerce-Händler das Problem hatten, dass wir Waren nicht in andere EU-Länder verschicken konnten“, erzählt Koidl von der ersten Idee zum Unternehmenskonzept. Der Österreicher Koidl war 2015 auch Gründer des Online-Marktplatzes „fineartmultiple“, einem Marktplatz für zeitgenössische Kunst.

Angesichts der Problemstellung gab es für ihn nur zwei Lösungen, entweder das Kunstgeschäft einstellen, da eine Mehrwertsteuer-Lösung fehlte, oder selbst eine zu bauen. Koidl entschied sich für Letzteres und startete ClearVAT. Sein unternehmerischer Ansatz: „Wenn das Problem besonders groß ist, dann ist auch die Wertschöpfung dafür sehr hoch.“

Kombination aus SAP und Uniorg

Die Lösung von ClearVAT besteht aus einer Kombination aus SAP und dem SAP-Dienstleister Uniorg. Koidl lobt beide in höchsten Tönen: „SAP ist bestens organisiert und aufgestellt. Die Millionen Einzeltransaktionen sind nur mit einem Partner wie der SAP und dessen hochleistungsfähiger Technik zu stemmen.“

Uniorg als zweiter Partner überträgt die technologisch hochkomplexen Anforderungen mit teilweise von ClearVAT selbst entwickelten Modulen in die EU-Mitgliedsstaaten, integriert diese und bringt alles zum großen Ganzen zusammen. Koidl: „Wir haben in Rekordzeit von unter sechs Monaten SAP S/4HANA auf SAP-HANA-Basis aufgebaut – eine große Leistung für ein mittelständiges Unternehmen.“ Mittlerweile ist Uniorg Mitgesellschafter von ClearVAT geworden.

Das Berliner Start-Up bietet vor allem zwei zentrale Dienstleistungen an. Das Produkt „Display“ sorgt für den Ausweis der richtigen Mehrwertsteuer auf der Produktseite des jeweiligen Online-Shops. Wer sich etwa von Schweden aus einwählt, bekommt die schwedische Mehrwertsteuer für das Produkt angezeigt.

Das Produkt „Collect und Clear“ sorgt im Checkout-Prozess für den Ausweis der korrekten Mehrwertsteuer, bezogen auf den Versendungsort der Ware. Die Mehrwertsteuer wird dann von ClearVAT beim Kunden eingezogen und an das Finanzamt im Bestimmungsland abgeführt, der Hauptbetrag an den Händler ausgezahlt. Damit ist der Händler von allen Mehrwertsteuerverpflichtungen, insbesondere auch der damit einher gehenden Haftung in der EU, befreit. ClearVAT übernimmt insofern auch das Risiko der Betriebsprüfung.

400 Millionen Transaktionen via Cloud und SAP-HANA-Datenbank

ClearVAT muss dabei nicht nur sehr hohe Volumina bewältigen, sondern auch sehr schnell im Check-out des Händlers zur Verfügung stehen. Ohne die Kombination aus SAP Cloud und der SAP-HANA-Datenbank, würde die Dienstleistung nicht den erforderlichen Anforderungen entsprechen. Für die Millionen Transaktionen braucht ClearVAT einen Dienstleister, dessen Infrastruktur ein hoch performantes System zur Verfügung stellen kann.

Koidl: „Auf SAP-HANA-Basis können wir heute Abfragen in einer Geschwindigkeit realisieren, die früher nur über mehrere Stunden in der Nacht möglich gewesen sind. Ohne diesen technologischen Vorsprung wären wir nicht in der Lage, diese unglaublichen Mengen an Transaktionen aus ganz Europa nach ganz Europa umzusetzen.“

SAP HANA ist in der Lage, alle Anfragen blitzschnell zu beantworten. Denn eines wollen die Unternehmen auf gar keinen Fall: Dass die Umwandlung eines Interessenten in einen Kunden (die „Conversion-Rate“) des Shops unter der Integration von ClearVAT  leidet.

Letztendlich integriert sich ClearVAT über ein Plugin in den Shop des Händlers und liest die Transaktionen mit. Handelt es sich aus Sicht des Händlers um eine grenzüberschreitende Transaktion, schaltet sich das Clearing-Haus ein und übernimmt die Abwicklung der Transaktion mit dem jeweiligen Bestimmungsland.

„Wir schalten uns dazu für eine technische Sekunde zwischen den Kunden und den Konsumenten, werden aber nicht zum Eigentümer der Ware, sondern handeln als Kommissionär im eigenen Namen, aber auf fremde Rechnung des Händlers. Damit bleibt der Kunde immer beim Händler. Wir helfen diesem wie ein Payment-Provider, die Beträge einzuziehen und weiterzuleiten“, so Unternehmer Koidl. „Wir bestellen derzeit gerade 400 Millionen Transaktionen im SAP Digital Access, um der Kapazität in den nächsten 18 Monaten gerecht werden zu können.“

Regelbuch mit Deloitte

Zusammen mit der Wirtschaftsprüfungskanzlei Deloitte hat ClearVAT ein Regelbuch entwickelt, das jede mögliche Transaktion abbildet. Die Anforderungen auf der steuerrechtlichen und der handelsrechtlichen Seite wurden mit den Beratern der Uniorg in die Finanzmanagement-Lösungen des SAP-S/4HANA-Systems umgesetzt. „Matching“ nennt Koidl diesen Prozess – eine Consulting-Dienstleistung der Berliner, auch für B2B-Kunden der SAP. ClearVAT übernimmt dabei die Aufgabe, die Steuerkennzeichen im SAP FI mit den individuellen Tax-Rules des Unternehmens zu verbinden.

Daten zur Analyse von Kaufverhalten helfen Händlern

In Zukunft will ClearVAT den Händlern aber auch bei der Datenanalyse helfen. „Wir wissen, wer in welchen Ländern welche Produkte kauft. Wir verstehen plattformübergreifend, ob der grüne Turnschuh in Polen in der nächsten Saison ein guter Artikel sein wird. Wir werden also Daten über Produkte sammeln und unseren Händlern als Business Intelligence Produkt zur Verfügung stellen“, sagt Koidl. Doch eines ist dem Unternehmer und Autor mehrerer „Spiegel“-Bestseller zur digitalen Revolution wichtig: „Wir sammeln selbstverständlich nur Produktdaten, keine Daten über Konsumenten. Diese stehen unseren Kunden, den Merchants, im Rahmen der DSGVO zu.“

ClearVAT will sich in drei Jahren vom Clearing-Haus für Mehrwertsteuersätze zu einem Anbieter entwickeln, der Händlern den europäischen Markt öffnet. Ganz im Sinne von Koidls Motto: „PlugInto Europe“. „Es ist gar nicht so eine große Hürde nach Polen zu liefern, wenn der Händler weiß, was die Polen gerne kaufen, wenn er für seine Artikel eine Artikel-Datenbank in polnischer Sprache zur Verfügung hat und er die Mehrwertsteuer-Barriere mit uns bewältigen kann“, sagt Koidl.

„ClearVAT könnte so zu einem SAP-Cloud-Angebot mit einer hohen Differenzierungsmöglichkeit werden, das über Produktdaten verfügt, die uns am Ende ermöglichen, viel zielgenauer als durch Wettbewerbsprodukte auf die Konsumenten und ihre Bedürfnisse einzugehen“, so der CEO.

Der ehemalige Finanzminister Peer Steinbrück ist Aufsichtsratschef des Unternehmens. Der ehemalige Pro-Sieben-Sat-1-Chef Thomas Ebeling ist ebenfalls Mitglied im Aufsichtsrat und hat in das Unternehmen investiert. Da die Europäische Union beabsichtigt, für alle Produkte die Steuersätze zwischen 0 und 25 Prozent zu liberalisieren, erwartet das „Erwachsenen-Startup“ (Koidl) ein enormes Anwachsen der Komplexität der Steuersätze in Europa – und damit natürlich auch der Nachfrage nach der Dienstleistung von ClearVAT.

Inhabergeführt seit Generationen – oder erst seit wenigen Jahren auf dem Markt, groß oder klein, regional aktiv oder global aufgestellt. Es gibt unglaublich faszinierende Unternehmen im Mittelstand. Sie alle verbindet ihr unternehmerischer Mut, Erfindergeist und die Fähigkeit, neuen Herausforderungen schnell mit neuen Antworten zu begegnen.

Viele dieser mittelständischen Unternehmen haben sich auf den Weg gemacht zum intelligenten Unternehmen. Sie erfinden sich neu und stellen sich mit Hilfe von Technologie auf eine andere Stufe. Sie unternehmen Zukunft.

Hier sehen Sie das Video, in dem Roman Koidl, CEO und Gründer von ClearVAT, von seiner digitalen Reise erzählt.

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