IT-Dienstleister GFT migriert sein ERP-System in die Cloud

Der IT-Dienstleister GFT aus Stuttgart hat seine On-Premise-IT-Landschaft als Grundlage für modernes und flexibles ERP in die Cloud migriert. Dabei geht es um erhöhte Agilität, bessere Skalierbarkeit und Kostenoptimierung. GFT nutzte für das Projekt das neue Angebot „RISE with SAP“.

„Wir sind IT-Dienstleister von den Haaren bis zur Sohle“, sagte Marika Lulay, CEO der GFT Technologies, im Gespräch mit der „Süddeutschen Zeitung“. Die „Gesellschaft für Technologietransfer“ gibt es bereits seit 1987. Bis Lulay 2017 CEO wurde, führte Ulrich Dietz die Firma, die als eine von wenigen die Dotcom-Blase überlebte. Heute mache GFT „alles, was man sich vorstellen kann. Cloud, KI, Blockchain, das ganze Programm.“

Mit „Deep-deep tech“ entwickelt der „Vorreiter der digitalen Transformation“ heute mit über 10.000 Talenten in sechzehn Ländern vor allem IT-Lösungen für die Finanzwirtschaft und die Fertigungsindustrie. Während der Sektor-Spezialist zu Beginn vor allem die Großkunden Deutsche Bank und Barclays betreute, kamen Aufträge von Versicherungen und aus der Industrie hinzu. „Aktuell stellten viele Kunden ihre Systeme mit Hilfe von GFT in die Cloud um und sich selbst damit noch digitaler auf“, so Lulay.

Zahlreiche Vorteile durch RISE with SAP

Doch nicht nur seine Kunden unterstützt der IT-Dienstleister bei der Transformation in die Cloud. Auch sein eigenes ERP-System hat der Softwareentwickler in die Cloud migriert – in einem abonnementbasierten Software-as-a-Service-Modell und mit Hilfe des SAP-Migrations-Programms „RISE with SAP“. „Wir sind einer der Vorreiter bei der Cloud-Migration“, sagt Leander van Delden, Head of Group IT Applications bei GFT. Die Group IT bedient nur interne GFT-Nutzer, hauptsächlich in den Bereichen Finance, Controlling, Consolidation, Purchasing, HR und Sales.

Schon seit 2018 nutzt GFT das ERP-System SAP S/4HANA. „RISE with SAP hat uns den Sprung in die Cloud nun erheblich erleichtert“, sagt van Delden. Mit dem neuen Angebot unterstützt die SAP seit rund einem Jahr ihre Kunden beim Wechsel in die Cloud. „Vorteile von RISE sind die im Paket erhaltenen Module, die höhere Geschwindigkeit, und, dass bestimmte Änderungen direkt umgesetzt werden können. Die Prozessorenleistung kann ich innerhalb von Minuten erhöhen, während wir vorher den Server physisch anfassen mussten“, sagt van Delden.

Dazu komme die Optimierung der Kosten. Bei RISE gebe es einen klaren Überblick über alle enthaltenen Komponenten und damit über die Gesamtkosten von Migration und Betrieb. „Das umfasst nicht nur das Hosting in der Cloud, sondern auch die Kosten für weitere Dienstleistungen. Dazu kommt das neue Lizenzmodell, das uns entgegenkommt, weil wir in Finance und Controlling viele indirekte SAP-Nutzer haben, die ihre Daten in das SAP-System schicken.“ Über 10.000 SAP-Nutzer hat GFT, nur 250 davon seien „vollwertige User“, die aktiv mit SAP-Lösungen arbeiten.

„GFT ist in den vergangenen zwei Jahren sehr stark gewachsen, deswegen waren wir, was die SAP-Nutzer angeht, zuletzt unterlizenziert. Das neue Lizenzmodell ist für uns von Vorteil, weil es preiswerter ist, als neue On-Premise-Lizenzen zu kaufen“, sagt van Delden.

Go-Live für modernes ERP in der Cloud

Durch das neue Modell zahle GFT jetzt einen höheren fünfstelligen Betrag weniger. Weitere Kostenvorteile ergeben sich durch die geringere Komplexität in der Technologielandschaft. „Wir stellen die Nutzung unserer lokalen Datenbanken ein und können dadurch zusätzlich sparen.“ Das interne IT-Team wird durch die Cloud-Nutzung von laufenden Wartungsaufgaben und den damit verbundenen Kosten entlastet. Auf der Infrastrukturseite können sich die Mitarbeiter jetzt auf andere Aufgaben fokussieren.

Vor allem der CIO hat die Cloud-Transformation bei GFT vorangetrieben. Er und IT-Applikation-Leiter van Delden sind mit dem Ergebnis zufrieden: „Im November 2021 begannen wir mit der Cloud-Migration, im Juni 2022 war das Projekt erfolgreich abgeschlossen, die Systeme in der Cloud sind live. „Obwohl anderthalb Monate später als geplant, war es einer der einfachsten Go-Lives bisher“, lobt van Delden.

Dabei war es für alle Neuland: „Sowohl für uns als auch für SAP war es eines der ersten RISE-Projekte. Deswegen gab es zu Beginn ein paar Holpersteine. Wir hatten unser System stark an unsere Bedürfnisse angepasst, nutzen SAP nicht unter Linux, sondern unter Windows, und waren auch noch mit einer älteren SAP-HANA-Version unterwegs. Die im Vorfeld zur Vorbereitung der Migration auszufüllenden Fragebögen von SAP konnten wir deshalb nicht einfach 1:1 verwenden.“

Bei der Auswahl ihres Implementierungspartners hat sich GFT ebenfalls für SAP entschieden. „Unsere bisherigen Partner befanden sich bezüglich RISE noch nicht auf Augenhöhe“, begründet van Delden diesen Schritt. „Mit SAP hatten wir die eigentlichen Experten im Haus. Die gute und enge Zusammenarbeit mit dem SAP-Team war erfolgskritisch, da bestimmte Komponenten in der Cloud nicht mehr von uns selbst gemanagt werden.“

Performance ist nun viel besser

Ein anderer wichtiger Aspekt war das iterative, sich wiederholende Vorgehen mit Backup und Restore der verschiedenen Umgebungen. Mit jeder Iteration, bei der das Projekt weiterentwickelt und verbessert wurde, seien kritische Punkte aufgedeckt und für die nächste Instanz entsprechend vorbereitet worden. „Da es keine Änderungen an Daten und Modellen gab, lag das größte Risikopotential in den Verbindungen zu den Schnittstellen sowie in der Konfiguration einzelner Komponenten“, berichtet van Delden.

Im Ergebnis sei „die Performance nun definitiv schneller als im Eigenbetrieb. Wir sind nicht mehr unterlizenziert, und werden bald weitere neue SAP-Lösungen installieren. Diese Möglichkeit hatten wir vorher nicht“, sagt van Delden. Der IT-Applikation-Leiter denkt zum Beispiel an digitalisierte Rechnungsausgänge mit E-Invoicing und die Nutzung von SAP S/4HANA Group Reporting, Lösungen, die standardmäßig im Paket enthalten sind. Van Delden erwägt aber auch neue Geschäftsmodelle wie Cloud Engineering, KI, das Internet der Dinge und Industrie 4.0.

Cloud first

Um das Ziel eines ganzheitlichen Cloud-Ansatzes für seine Technologielandschaft zu erreichen, hatte GFT vorher die Vor- und Nachteile des Infrastructure-as-a-Service-Angebots eines Hyperscalers mit einem abonnementbasierten Software-as-a-Service-Modell abgewogen. Ergebnis: SAP konnte die Geschäftsanforderungen am besten erfüllen. „Wir hatten zuvor auch überlegt, die Google-Cloud für eine Kopie der Systeme, die auf unseren Servern lag, mittels Lift-und-Shift zu nutzen. Dann hätten wir aber die gleiche Situation gehabt wie zuvor – nur halt in der Cloud“, sagt van Delden.

Sein Fazit: „Dank RISE with SAP S/4HANA Cloud konnten wir unsere Cloud-First-Vision umsetzen und umfänglich von hoher Leistung und Zuverlässigkeit profitieren, wodurch wir unsere Wachstumspläne schnell umsetzen und unseren wirtschaftlichen Erfolg fortführen können.“