Externe Lager managen: Getinge nutzt mobile App statt Stift und Papier

Das schwedische Medizintechnik-Unternehmen Getinge AB erfasst den Bestand seiner Gefäßimplantate beim Kunden mithilfe von Tablets und einer mobilen App. Die Zeitersparnis durch diese Lösung ist enorm – und zwar für alle Beteiligten. Außerdem verbessert sich die Datenqualität deutlich.

„Zusammen können wir mehr Leben retten“, so steht es auf der Website der Getinge AB, und dieser Anspruch ist keineswegs überzogen. Im April verkündete der Weltmarktführer in diesem Bereich, seine Produktionskapazitäten für Beatmungsgeräte von jährlich 10.000 auf 26.000 Exemplare hochzufahren. Die Ankündigung war eine Reaktion darauf, dass weltweit immer mehr Krankenhäuser infolge der Corona-Pandemie ihre Intensivstationen mit solcher Technik ausstatten müssen.

Vom Operationssaal bis zur künstlichen Vene

Neben Geräten für die Intensivmedizin produziert das schwedische Medizintechnik-Unternehmen mit seinen ca. 10.000 Mitarbeitern auch komplette Operationssäle, Systeme zur Reinigung und Sterilisation von Instrumenten sowie Gefäßimplantate wie zum Beispiel künstliche Venen.
Und in diesem letztgenannten Bereich beweist Getinge aktuell, welch enorme Effekte Unternehmen mit smarten Digitalisierungslösungen – bei überschaubarem Aufwand – erzielen können, die sich zuvor für die richtige Infrastruktur entschieden haben.

Um zu verstehen, worum es konkret geht, werfen wir zunächst einen Blick auf das Getinge-Vertriebsmodell für Gefäßimplantate. Solche Implantate – etwa künstliche Venen – müssen in einer Klinik stets verfügbar sein, um sie spontan bei Gefäßoperation einsetzen zu können. Viele Krankenhäuser lagern deshalb selbst einen ausreichenden Vorrat davon. Die Ware in diesen sogenannten Konsignationslagern bleibt so lange Eigentum des Lieferanten, bis der Kunde sie entnimmt und verwendet. Und auch erst dann wird sie fakturiert.

Das Zählen der Bestände funktioniert auch offline

Um korrekt abrechnen zu können, muss der Lieferant – also Getinge – die verwendeten Mengen beim Kunden vor Ort ermitteln und erfassen. „Bis vor einiger Zeit lief das noch analog mit Stift und Papier ab“, so Philipp Wagner, Director Digital Applications Europe and Global Integration bei Getinge, „und das war ziemlich fehleranfällig.“ Was erstens an der Fülle von Daten lag – jede Produktcharge enthält Artikelnummer, Chargennummer und Haltbarkeitsdatum. Zweitens vergaßen Kunden in der Hektik einer Operation auch schon mal, eine Entnahme zu melden.

Gründe genug, den Zähl- und Abrechnungsvorgang zu digitalisieren. Um das möglichst unkompliziert und benutzerfreundlich zu gestalten, ließ sich das Medizintechnik-Unternehmen vom SAP-Partner CONCETO Business Integration GmbH aus Bonn eine App entwickeln, die auf Tablet-PCs läuft. Damit scannen die Außendienstler den Istbestand des Lagers über Barcodes ein und gleichen die ermittelten Zahlen mit den im Gerät hinterlegten Sollwerten ab. Dieser Vorgang funktioniert auch offline, was deshalb wichtig ist, weil in vielen Krankenhäusern – auch aus Sicherheitsgründen – kein Netzzugang zur Verfügung steht.

Spürbar bessere Datenqualität

Die Effekte der Lösung sind enorm, und zwar sowohl für den Innen- und Außendienst von Getinge, als auch für die Krankenhäuser und – nicht zuletzt – ihre Patienten. Dem Außendienst verschafft das Tool überall und jederzeit Einblick in die Kunden-Konsignationsbestände. Und für den Innendienst vereinfacht es die Kommunikation bei Abweichungen und allen Folgeaktivitäten. Philipp Wagner: „Die Zeit, die Vertriebsmitarbeiter für die Zählung der Lager benötigen, hat sich um etwa 75 Prozent reduziert. Allein in den USA spart der Vertrieb 1.500 Stunden pro Jahr ein.“ Und im Backoffice, das die Rückmeldungen der Zählung prozessiert, reduziere sich der Aufwand ebenfalls um circa 30 Prozent. Außerdem sorgt das System für eine spürbar bessere Datenqualität mit der Folge, das deutlich seltener als zuvor einzelne Implantate abgeschrieben werden müssen, weil nicht hundertprozentig zu klären ist, ob sie wirklich benutzt worden sind oder nicht.

Auch die Getinge-Kunden kostet es weniger Zeit, Zählungen ihres Lagers zu begleiten. Hinzu kommt, dass viele Kliniken – gerade in den USA – wegen der Corona-Pandemie Zugangsbeschränkungen verhängt haben und deshalb diesen Vorgang nicht selten blockieren oder zumindest verschieben möchten. Der Hinweis, die Zählung dauere anstatt einer Stunde nur noch wenige Minuten, erhöht die Bereitschaft, das Betreten des Lagers dennoch zu ermöglichen, deutlich.

Cloud-Lösung ist unkomplizierter und günstiger

Zum Einsatz kommt die App bisher in den USA, Polen, Thailand, Australien, Schweden, Frankreich und Belgien. Deutschland – wo eine Verwendung aktuell geprüft wird – spielt für das Projekt insofern eine zentrale Rolle, als ein Großteil der Getinge-IT in Rastatt, dem weltweit größten Standort des Unternehmens, angesiedelt ist. Und auch die für das ERP-System Zuständigen arbeiten hier. Bei diesem System handelt es sich um eine On Premise-Lösung (SAP ECC), die über eine Schnittstelle mit der SAP Cloud Platform verbunden ist, auf der die mobile App gebaut wurde und heute läuft. Über die Mobile Services der SCP werden – neben der Device-Registration und einem entsprechenden Monitoring des Nutzungsverhaltens – die ODATA-Offline Funktionalitäten der App abgebildet.

Diese Infrastruktur ist eine wichtige Voraussetzung für die reibungslose Funktion des Ganzen, weil sich so mobile Services nahtlos integrieren lassen. Eine reine On Premise-Lösung wäre nicht nur aufwändiger umzusetzen, sondern auch teurer gewesen, so der Verantwortliche Philipp Wagner. Grund dafür ist, dass das anvisierte Wachstum, etwa die Anbindung weiterer Länder inklusive zusätzlicher Sprachen, dann mit einem Cloud-Service wesentlich einfacher und kostengünstiger skalierbar ist.

Serviceaufträge per Push-Nachricht

Getinge ist ein gutes Beispiel dafür, wie Unternehmen durch die richtigen Infrastrukturentscheidungen zukunftsfähig bleiben. Und das gilt ausdrücklich auch für Zeiten des Umbruchs. „Wir wollten ganz bewusst eine zukunftssichere Lösung, die es uns erlaubt, Visionen Wirklichkeit werden zu lassen“, so Philipp Wagner. Aktuell geht es dabei vor allem um weitere Apps, entwickelt vom Partner CONCETO auf Basis der SAP Cloud Platform. Eine dieser Lösungen erleichtert maßgeblich das Management von Systemausfällen. Eine weitere App ist in Entwicklung, die die Servicetechniker per Push-Nachricht informieren wird, wenn ein neuer Serviceauftrag für sie vorliegt – den sie anschließend ebenfalls über die App annehmen oder ablehnen können.