Digitalisierung im Mittelstand: Wie die Krise zur Chance wird

Mittelständler sollten das Jahr 2020 nutzen, um in Digitalisierung zu investieren und ihr Unternehmen dadurch zukunftsfest zu machen. Wir zeigen anhand ganz unterschiedlicher Beispiele, wie aus Mut Erfolg wird.

Wie viel Respekt die Corona-Krise gerade Deutschlands Mittelstand eingeimpft hat,  offenbart eine aktuelle Befragung der staatlichen Kreditanstalt für Wiederaufbau – KfW. Danach gehen 60 Prozent der kleinen und mittleren Unternehmen davon aus, dass sie die Folgen der Pandemie erst im Frühjahr 2021 hinter sich lassen werden.

Doch obwohl mittelständische Unternehmen zwischen Mitte März und Mitte Juni circa fünf Prozent weniger umsetzten als sonst in diesem Zeitraum üblich, sieht die KfW Anlass für vorsichtigen Optimismus. Wichtig sei jetzt, so das Institut, Vertrauen in eine nachhaltige Erholung – und die Anpassung von Geschäftsmodellen und Produktpaletten durch die Unternehmen selbst.

Digitalisierung: Wann, wenn nicht jetzt?

Bei dieser Anpassung – da sind sich alle Experten einig – wird es maßgeblich darauf ankommen, wie konsequent gerade der Mittelstand auf Digitalisierung setzt. Wann, wenn nicht jetzt, so könnte man fragen, sollten die Unternehmen das Thema angehen?
Wo das noch immer nicht geschieht, hat es vor allem zwei Gründe. Erstens schätzen die Verantwortlichen Kosten und Aufwand von Digitalisierung häufig zu hoch ein. Zweitens wissen sie – vereinfacht gesagt – oft nicht, wo anfangen, weil ihr Geschäft aus unzähligen voneinander getrennten Einzelprozessen besteht. Jedenfalls glauben sie das.

Wie weit Digitalisierung ganz unterschiedliche Mittelständler voranbringt, die gerade in Krisenzeiten strategisch denken und die Risiken und Aufwände nicht überschätzen, zeigen die folgenden Anwendungsfälle. Dabei geht es in den ersten drei Beispielen um die Optimierung durch Automatisierung interner Prozesse, um die Öffnung dieser Prozesse nach außen und – last but not least – um Datentransparenz. Essenziell dafür ist in allen Fällen die Einführung eines ERP-Systems.

epsotech Holding: Antizyklisches Investieren ist fast immer sinnvoll

Die epsotech Holding mit ihren mehr als 600 Mitarbeitern ist Europas Marktführer bei Kunststoffplatten und Folien. Seine Produkte finden sich in Zügen, Flugzeugen, als Schutzwände in Krankenhäusern oder Zahnarztpraxen.
Dabei bekommt jeder der mehr als 2.500 Kunden ein sehr individuelles Produkt. Deren Anforderungen noch zielgenauer und komfortabler zu erfüllen, war das zentrale Ziel der Einführung des neuen ERP-Systems SAP S/4HANA. CEO Matthias von Buzay: „Wenn unser Vertriebsmitarbeiter beim Kunden sitzt und per Mausklick alle notwendigen Informationen zur Verfügung hat, dann kann er sich auf die eigentliche Entwicklungs- und Beratungsarbeit konzentrieren.“ Das ERP-System wird mittelfristig an allen acht europäischen Standorten eingeführt.
Wegen der Corona-Krise diese Pläne zu bremsen, dafür sieht CEO Matthias von Buzay keinen Grund, im Gegenteil. Aus seiner Sicht ist es eigentlich fast immer sinnvoll, antizyklisch zu investieren. Um optimal in Form zu sein, wenn sich die Märkte anstatt seitwärts wieder aufwärts bewegen.

Magnetic Sense: Es geht auch ohne eigene IT-Abteilung

Die Verantwortlichen bei Magnetic Sense müssen auf diesen Zeitpunkt nicht warten. Denn der Hersteller von Kraft- und Drehmomentsensoren beliefert vor allem eine Branche, die von der Corona-Krise mit ihrem Abstandsgebot profitiert: E-Bike-Hersteller. Dabei war Magnetic Sense, deutsche Tochter der Schweizer Trafag AG, bisher im Grunde nicht mehr als ein Team von 21 Mitarbeitern, das die Sensoren entwickelt und ihre Produktion dann bei externen Fertigern in Auftrag gibt. Anfang 2019 fiel die Entscheidung, daraus ein „richtiges“ Unternehmen zu machen, weil die hohe Nachfrage eigenständige Strukturen längst rechtfertigte.
Dass das Unternehmen diese Strukturen mithilfe eines SAP ERP-Systems aus der Cloud schafft – das im September live gehen soll – hat einen einfachen Grund, so Magnetic Sense-Geschäftsführer Markus Lang: „Wir haben keine eigene IT-Abteilung – wie unsere anderen Gesellschaften – und wollen auch keine aufbauen. Für uns ist es wichtig, möglichst schlank zu bleiben.“

Hyperion Futuristics: Es ging um eine ERP-Lösung, die mitwächst

Schlank bleiben will auch Hyperion Futuristics. Das kleine Beratungsunternehmen finanziert mit seinem erfolgreichen Consultinggeschäft eine innovative Zukunftswerkstatt. Und hat sich nicht trotz, sondern gerade wegen seiner übersichtlichen Größe entschieden, ein ERP-System einzuführen, die Cloud-Lösung SAP Business ByDesign. Sie erlaubt es Geschäftsführer Merlin Ipach und seinem Team, die vorhandenen Kapazitäten optimal zu nutzen, um mit minimalem Aufwand und ohne Schnittstellen Reisekosten, Projektsteuerung, Berichtswesen, Controlling und einiges mehr zu managen. Dabei wollte Ipach unbedingt eine Lösung, die mitwächst, damit er nicht nach einigen Jahren mit Wachstum erneut investieren muss.

Essientell für den Erfolg ist natürlich – gerade in Umbruchszeiten – nicht nur das Optimieren interner Prozesse, es kommt auch darauf an, das Unternehmen nach außen zu öffnen. Um das Kundenerlebnis zu verbessern – oder um leichter geeignete Mitarbeiter zu gewinnen. Werkzeug der Wahl sind in solchen Fällen eigentlich immer Plattformen, Hubs, die unterschiedliche Akteure datenbasiert miteinander verbinden. Welch enormes Veränderungs- und Erfolgspotential in ihnen steckt, beweisen zwei Unternehmen, deren Produkte unterschiedlicher kaum sein könnten.

Hofmann: Digitale Spitzenmanufaktur für Kundenwünsche auf Cloud-Basis

Bei der Hofmann Menü-Manufaktur GmbH ist schlicht der Name Programm. Das Unternehmen aus Boxberg im Nordosten Baden-Württembergs beliefert seit 1960 Firmenkantinen, Seniorenheime, Kitas, Schulen, Krankenhäuser und Cateringanbieter mit frisch gekochten Mahlzeiten, insgesamt genießen fast eine Million Menschen Hoffmann-Menüs.
Kundenportale betreibt das Unternehmen zwar bereits seit Jahren, aber die waren in der Vergangenheit reine Verwaltungstools für diejenigen, die ihre Mahlzeiten servieren, etwa Kantinenbetreiber. Weder stellten sie eine Verbindung zum Esser her, noch versorgten sie Hofmann mit wertvollem Wissen, abgesehen von den Verkaufszahlen.
Die neue „Menü Lounge“ auf Basis der Cloud Customer Lösung von SAP ist da von ganz anderer Qualität. Sie verbindet alle Beteiligten – also Hofmann, den Kantinenbetreiber und seinen Kunden – miteinander. Letztere erhalten auch Vorschläge für ihr nächstes Lunch, können es mit nur drei Clicks bestellen – und natürlich auch Feedback dazu geben. So erfährt Hofmann viel über die Wünsche der Kunden und kann sie schneller umsetzen.
Dabei sieht man sich erst am Anfang einer längeren Entwicklung. Bis in fünf Jahren will sich das Unternehmen in eine durchgängig digitale Menü-Manufaktur verwandelt haben.

MAPAL: Agile Mitarbeiter-Gewinnung und -entwicklung im Wandel der Zeit

Die MAPAL Dr. Kress KG aus dem baden-württembergischen Aalen stellt mit 5.500 Mitarbeitern Sonderwerkzeuge und Lösungen zur Bearbeitung von Metallwerkstücken und faserverstärkten Kunststoffen her.
Dabei entwickelt das Unternehmen gemeinsam mit dem Kunden Lösungen und begleitet ihn auch bei der Produktion. Für diese sehr individuelle Betreuung sucht MAPAL ständig qualifizierte, motivierte Mitarbeiter – sowohl im Produktionsbereich als auch in der Entwicklung und der IT.
Deshalb führte das Unternehmen die cloudbasierten HR-Lösungen von SAP SuccessFactors ein. Papier- oder E-Mail-Unterlagen gehören damit der Vergangenheit an. Stattdessen können Kandidaten ihre Bewerbung mit wenigen Klicks hochladen und sich jederzeit über dessen Status informieren, ein Vorgang, der nicht länger als fünf Minuten dauert.
Zudem nutzt MAPAL auch die integrierte E-Learning-Lösung von SAP SuccessFactors. Ziel ist es langfristig, den gesamten HR-Bereich auf Basis der cloudbasierten Lösung zu digitalisieren, das heißt die klassische Personaladministration in eine Service-Abteilung für die Mitarbeiter zu verwandeln.

Fitness für bessere Zeiten

Wie die ausgewählten Beispiele zeigen, sind Zeiten des Umbruchs und des Wandels im Grunde immer genau richtig, um das Thema Digitalisierung voranzutreiben. Entweder weil gerade die Krise für Wachstum sorgt und Wachstum Strukturen braucht, die mitwachsen wie im Falle der E-Bike-Branche und ihres Zulieferers Magnetic Sense. Oder weil durch ein sich seitwärts bewegendes Business Zeit für Veränderungen zur Verfügung steht. Und diese Zeit gilt es optimal zu nutzen.

Weitere Informationen:

An welcher Stelle sollten Sie mit dem Umbruch beginnen? Die Antwort darauf hängt davon ab, wo Ihr Unternehmen aktuell steht. Und das finden Sie mithilfe des Agilitätstools von IDC heraus. Es bewertet die geschäftliche Agilität Ihres Unternehmens in fünf Schlüsselbereichen.
Nachdem Sie die entsprechenden Fragen beantwortet haben, erhalten Sie eine Übersicht über Ihren Agilitätsstatus und umsetzbare Handlungsempfehlungen. Somit können Sie wichtige Veränderungen in Ihrem Unternehmen für den nächsten Erfolgsschub vorantreiben.
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