Digitalisierung einer Traditionsfirma

Schon seit 112 Jahren gibt es die Ostfriesische Tee Gesellschaft. Die erste große Erfolgsinnovation war der Teebeutel. Jetzt folgt die Digitalisierung der Produktion. Der Mittelständler will so Transparenz schaffen, die Kostenführerschaft verteidigen und schneller auf sich verändernde Kundenbedürfnisse reagieren.

Bei der Ostfriesische Tee Gesellschaft (OTG) in Seevetal im Landkreis Harburg dreht sich alles um Tee. Sie zählt mit ihren Marken Meßmer, Milford und Onno Behrends zu den führenden Anbietern im deutschen Teemarkt.

Die OTG wurde 1907 von Paula und Laurens Janssen im ostfriesischen Leer gegründet. Mutterunternehmen ist die Laurens Spethmann Holding (LSH), benannt nach dem Enkel des Firmengründers. Die OTG trägt zu rund 70 Prozent des Geschäfts von rund 480 Millionen Euro Jahresumsatz bei. Dazu kommen die Geschäftsbereiche Cerealien, Riegel und Süßstoffe. Der Auslandsanteil am Gesamtgeschäft der LSH beträgt 40 Prozent. Aus der Traditions-Teehandlung ist ein europaweit agierendes Familienunternehmen geworden.

Schnell auf Kundenwünsche reagieren

Doch „Abwarten und Tee trinken“ – das ist für die IT der Traditionsfirma keine Option. Karsten Rösener sorgt als Gesamtleiter IT und Organisation dafür, dass bei dem mittelständischen Unternehmen der Lebensmittelindustrie alle Prozesse funktionieren. „Die großen Herausforderungen sind eine hohe Lieferfähigkeit bei gleichzeitiger herausragender Qualität“, stellt er fest. „Wir müssen zudem viel schneller auf die Änderung von Markt- und Kundenbedürfnissen reagieren.“

So würden die Themen Nachhaltigkeit und Bio sowie gesunde Ernährung immer wichtiger. Verbraucher hätten ein stärker differenzierendes Nachfrageverhalten, was die Breite und die Wertigkeit des Sortimentes angeht.

Heute geht es um Genuss und Gesundheit. Neben Klassikern wie Schwarzer und Grüner Tee sowie Früchte- und Kräutertee gibt es deswegen Bio Tees, die zusätzlich aus zertifiziert nachhaltigem Anbau stammen und Plus Tees, die mit Vitaminen und Mineralien angereichert werden. Es gibt Gelassenheitstee, Wohlfühltee, Kuchentee (Apfelstrudel, Zimtschnecke) und verschiedene Wintertees (Wintertraum, Schneewunder). Die OTG Marke Meßmer ist nach eigenen Angaben die einzige deutsche Teemarke, die ein komplettes Produktsortiment mit nachhaltiger Rohware anbietet. Schon heute stammen 50 Prozent und mehr der Tee-Rohwaren aus nachhaltigem Anbau.

Für Karsten Rösener ist die IT „eine Plattform, auf der Innovationen geschaffen werden“. Ändern sich die Wünsche der Kunden, muss die IT darauf möglichst schnell reagieren können. „Auch die IT wird zum Ideengeber für Innovationen im Unternehmen. Wir designen bei uns im Labor Innovationen als Modell und rollen sie dann im gesamten Unternehmen aus.“

Digitale Fabrik

Bei der OTG stehen alle Zeichen auf Digitalisierung. „Bei uns geht es in den nächsten Jahren um die „Digitale Fabrik“, um Prognosemodelle, um die Automatisierung von Prozessen und den Einsatz von Software-Robotern“, sagt der IT-Leiter. „Wie jedes Unternehmen müssen wir die Antworten dafür selbst finden, denn generell gültige Antworten auf die großen Themen unserer Zeit gibt es nicht.“

Die OTG hat dabei die gesamte Lieferkette im Blick: Aus dem Herkunftsland kommen die Container mit der Tee-Rohware in Säcken. Diese werden nach der Rezeptur von Tee-Tastern gemischt und in Big Bags abgefüllt. Es dauert rund sieben Jahre, bis man die entsprechende Expertise zum Tea-Taster aufgebaut hat, und es ist wohl der einzige Bereich, der niemals digitalisiert werden kann, weil man die menschliche Zunge nicht nachbauen kann.

Anschließend werden die Maschinen mit den Big Bags bestückt. Dort kommt der Tee in die Beutel, komplettiert mit Faden und Etikett. Versehen mit einem Kuvert  wird der Tee maschinell in Faltschachteln gesteckt.

Automatisierung der Lieferkette

Rösener will möglichst viele der Prozesse, die heute noch händische Eingriffe erfordern, automatisieren. Wenn die komplette Lieferkette automatisiert und vernetzt ist, wird nur noch selten manuell in die Standardprozesse eingegriffen werden müssen – angefangen bei den Bestellungen bis hin zum Versand.

„Wir werden diese Prozesse so ins System integrieren, dass Entscheidungen durch Vorhersagemodelle und künstliche Intelligenz getroffen werden können. Das wird komplett automatisiert“, sagt Rösener. Im Werk stehen heute schon eine Vielzahl von Robotern, die die Paletten nach Packplänen voll automatisiert zusammenstellen.

„Echtzeit-Daten und Daten allgemein, dazu gehört auch Historie, sind eines der wichtigsten Güter, die wir heute und in Zukunft benötigen“, urteilt Rösener. Big Data sei die Grundlage für vorausschauende Analysen. Dabei gehe es zum einen um Vorhersagen, wann die Maschinen und Roboter gewartet werden müssen, zum anderen aber auch um Aussagen über Wetterveränderungen oder andere Einflussgrößen. „Wir müssen zum Beispiel wissen, wie viele Ernten stattfinden und mit welcher Qualität.“ Aus einer Vielzahl von Datenquellen  sollen Entscheidungsvorlagen entstehen, um so optimal zu produzieren und die Ware zum richtigen Zeitpunkt zum Kunden zu bringen.

Rösener sieht den Hauptvorteil in der Zunahme der Geschwindigkeit: „Was uns vom Wettbewerb zukünftig abheben wird: Wir haben heute eine Idee und nächste Woche steht sie als Produkt im Regal des Lebensmitteleinzelhandels. Um das zu schaffen, brauchen wir Prozessautomatisierung mit einer hohen Genauigkeit. Das wird uns auszeichnen.“ Für die Umsetzung nutzt der IT-Leiter agile Methoden wie Scrum und Design Thinking.

Die digitale Vision wird bald Wirklichkeit. IT-Leiter Rösener: „Wir haben ein Projekt, mit dem wir zur Digitalen Fabrik werden wollen. Dort sammeln wir Daten und kümmern uns um die komplette Vernetzung der Produktion. Das ist die Grundlage, um später die Produktion weiter automatisieren zu können.“

Daten in Echtzeit

Um wie gewünscht mit den neusten Technologien und innovativen Produkten zu arbeiten, brauchte die OTG ein neues IT-System. „Bisher war unsere IT sehr heterogen, wir hatten fünf verschiedene ERP-Systeme, die alle über Schnittstellen miteinander verbunden waren. Das hat die Verarbeitungsgeschwindigkeit der Daten und der Prozesse massiv gehemmt, berichtet Rösener.“

In dem neuen homogenen und voll integrierten SAP-HANA-System hat die OTG in Zukunft alle Daten in Echtzeit zur Verfügung. Eines der wichtigsten Ziele ist, dass von der Absatzplanung über die Produktionsplanung bis hin zum Einkauf und Versand alle Prozesse und Daten in diesem System integriert sind. Das ist die Grundlage dafür, dass wir zukünftig besser und schneller Entscheidungen treffen können. Es ist der erste Part der großen Reise, auf die wir uns begeben haben. Der erste Teil, um die noch übrig gebliebene Alt-Software abzulösen“, sagt Rösener.

Die OTG will SAP embedded Extended Warehouse Management (SAP eEWM) in ihren beiden OTG-Hauptlägern einsetzen. Dieses wird bereits im Werk der Tochterfirma Onno Behrends im ostfriesischen Norden genutzt. „Wir wollen damit 2020 produktiv gehen, zunächst in einem Lager und anschließend, mit den dort gemachten Erfahrungen, im anderen.“ SAP eEWM unterstützt Unternehmen flexibel und automatisiert bei der Abwicklung sämtlicher Warenbewegungen und bei der Verwaltung der Bestände im Lager.

Nachhaltigkeit und Transparenz

Johannes Niclassen, im Vorstand der OTG-Mutter Laurens Spethmann Holding AG zuständig unter anderem für Finanzen, IT und Recht, erwähnt noch einen weiteren wichtigen Aspekt der Digitalisierung: Die OTG legt großen Wert auf die Nachhaltigkeit und Transparenz ihrer Produkte.

„Durch die Einführung von SAP HANA und die damit erreichte Geschwindigkeit ist es uns noch besser möglich, alle relevanten Informationen über die benötigten Rohwaren und Verpackungsmaterialien zusammenzuführen.“ Die Rohwaren bezieht das Unternehmen nämlich, direkt oder indirekt, aus über hundert Ländern. Es gehe darum, nachzuhalten, wie und wann die Rohwaren angebaut, geerntet und geliefert werden.

Und noch eines betont das Vorstandsmitglied der Laurens Spethmann Holding: „Die Wurzeln der OTG liegen im Handelsmarkengeschäft. Das heißt immer sehr, sehr preiskompetitiv zu agieren. Insofern sind wir vom Produktions-Setup seit jeher sehr effizient aufgestellt. Wo wir Nachholbedarf hatten, war in der integrierten Abbildung der Prozesse. Auch deshalb haben wir unsere IT-Infrastruktur auf neue Beine stellen wollen.“

Das Unternehmen startete einen intensiven Auswahlprozess, bei dem sich die Entscheider verschiedene Systemhäuser und ERP-Systeme angeschaut haben. Am Ende fiel die Entscheidung auf SAP S/4HANA. „Weil es“, so Niclassen, „unsere Bedürfnisse und Anforderungen am besten abbildet. Wir wollten ein System einführen, bei dem wir die Dinge im Wesentlichen auf dem Kernsystem aufbauen und – bezogen auf die Prozesse – wenig anpassen und nachprogrammieren müssen. Das ist uns gut gelungen“, findet er.

„SAP ist für uns ein verlässlicher Partner bei der Digitalisierung, der uns bei der Entwicklung neuer Lösungen und bei deren Einführung sehr hilft – mit einem sehr guten Vertrieb und Support, durch die unsere Lösungen noch besser werden“, stellt Vorstand Niclassen fest.