Werkzeughersteller MAPAL digitalisiert Recruiting und Lernmanagement

Höchstens fünf Minuten – mehr Zeit wollen junge Talente nicht in eine Bewerbung investieren. Um den Ansprüchen seiner Zielgruppe gerecht zu werden, hat Werkzeughersteller MAPAL mit SAP SuccessFactors ein digitales Recruitingportal für sein Personalmanagement umgesetzt.

Fräsen, drehen, bohren, spanen: Die so genannte spanende Bearbeitung von Metallwerkstücken und faserverstärkten Kunststoffen verlangt höchste Genauigkeit. Die exakte Bearbeitung von Werkstücken ist von zentraler Bedeutung, wenn es etwa darum geht, einen Motorblock aus einem Aluminiumrohstück zu fräsen, damit der fertige Motor am Ende optimal läuft.

Diese Aufgabe erledigen hochpräzise Standard- und maßgeschneiderte Sonderwerkzeuge sowie innovative Bearbeitungslösungen, wie sie die MAPAL Dr. Kress KG aus dem baden-württembergischen Aalen bietet. Der Mittelständler ist aktuell in 44 Ländern weltweit mit Produktionsstandorten und Vertriebsgesellschaften sowie Servicepartnern vertreten. Die MAPAL-Gruppe beschäftigt aktuell 5.500 Mitarbeiter und hat im Jahr 2019 einen Umsatz von 640 Millionen Euro erwirtschaftet.

Cloudbasiertes HR-Tool: Motivierte Mitarbeiter für zufriedene Kunden

„In der Beziehung zu unseren Kunden verstehen wir uns in erster Linie als Technologiepartner“, erläutert Markus Hauschke, Vice President Global HR bei MAPAL das Verhältnis des Werkzeugherstellers zu seinen Kunden. „Das heißt, wir entwickeln gemeinsam mit dem Kunden eine individuelle Lösung und begleiten ihn von der Prozessauslegung, Entwicklung über Produktion bis hin zum Einsatz und Nachbestückung der Werkzeuge. Wir nennen diese Art der Zusammenarbeit den MAPAL-Effekt“, erklärt Markus Hauschke.

Um das hohe Niveau an individueller Betreuung gewährleisten zu können, sucht MAPAL ständig ebenso qualifizierte wie motivierte Mitarbeiter – sowohl für den Produktionsbereich als auch für den Bereich Entwicklung und die IT. „Wir benötigen auf breiter Basis Unterstützung für unser anspruchsvolles Programm“, sagt Hauschke. „Doch aktuell herrscht am Arbeitsmarkt ein Wettbewerb um die besten Talente und wir müssen viel Überzeugungsarbeit leisten.“

Hauschke hat sich angesichts dieser Herausforderung mit seinen Kollegen aus der IT zusammengesetzt, um gemeinsam zu überlegen, wie sich der Recruiting-Prozess verbessern ließ – und führte schließlich das cloudbasierte HR-Tool SAP SuccessFactors ein, zunächst mit den Modulen Recruiting und E-Learning. Als Masterdata-System und für die Personalverwaltung nutzt MAPAL nach wie vor die On-Premises-Version von SAP HCM.

Personalmanagement: Junge Talente erwarten kurze Response-Zeiten

Bislang war MAPAL beim Recruiting eher den klassischen Weg gegangen, etwa über die Präsenz auf Fachmessen. Auch eine Online-Karriereseite war bereits vorhanden, die Einblicke in die Arbeitsweise des Familienunternehmens sowie den „MAPAL-Effekt“ geben sollte. „Die jungen Talente gehen heute aber andere Wege“, sagt Hauschke. „Sie holen sich Informationen über Portale wie Kununu oder LinkedIn und erwarten einen einfachen Bewerbungsprozess mit schnellen Antwortzeiten.“ Doch gerade schnelle Reaktionszeiten wurden zusätzlich durch das starke Wachstum des Unternehmens erschwert: So verzeichnete allein der Standort Pforzheim jährlich 100 neue Mitarbeiter und musste bisweilen mehr als 3.000 Bewerbungen zeitgleich bearbeiten.

Mit SAP SuccessFactors steht den Job-Interessenten bei MAPAL heute ein modernes Bewerberportal zur Verfügung: Papier- oder E-Mail-Unterlagen gehören damit der Vergangenheit an, stattdessen können Bewerber ihre Bewerbungsunterlagen mit wenigen Klicks hochladen und sich jederzeit über den Status ihrer Bewerbung informieren. Wer es noch einfacher haben möchte, nutzt das so genannte CV-Passing – das Weiterleiten des Lebenslaufes aus einem anderen Portal, wie LinkedIn. Dazu Hauschke: „Damit werden wir dem Anspruch vieler Bewerber gerecht, nicht mehr als fünf Minuten in eine Bewerbung investieren zu müssen“.

Auch nach innen herrscht nun Transparenz: Interne Stakeholder, wie die Geschäftsführung des Unternehmens, können sich jederzeit ein eigenes Bild über den Stand der aktuellen Stellenausschreibung machen. Gleichzeitig ist mit SAP SuccessFactors gewährleistet, dass alle Aktivitäten auf dem Portal stets im Rahmen der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) stattfinden.

Kontinuierliches Recruiting dank Talentpools

Dies gilt insbesondere auch beim Aufbau von „Talentpools“. Die SAP-HR-Lösung ermöglicht nämlich das Compliance-konforme Vorhalten von Bewerbungsunterlagen für kommende Stellenausschreibungen. Auf diese Weise lassen sich etwa Initiativbewerbungen digital verwalten, die zuvor oftmals in einem Ablagefach verschwanden. Damit kann jeder Recruiter bei Bedarf auf einen Pool an Bewerbern zurückgreifen, die bei vergangenen Stellenausschreibungen aus unterschiedlichen Gründen nicht zum Zuge kamen.

Gerade der Verzicht auf Papier- oder E-Mail-Bewerbungen stieß im Unternehmen jedoch zunächst auf Bedenken, weil manche eine geringere Akzeptanz des Registrierungsprozesses und in der Folge ein Absinken der Bewerberzahlen fürchteten. Doch Hauschke kann nach einem Jahr Bewerberportal eine positive Bilanz ziehen: „Wir konnten nachweisen, dass die Bewerbungsquote nach einem Jahr um fünf Prozent gestiegen war – und konnten diese Bedenken damit zerstreuen.“

Kein lebenslanges Lernen ohne E-Learning

Doch für neue Talente ist der Eintritt in das Unternehmen lediglich der erste Schritt hin zu einem Garanten für den „MAPAL-Effekt“. Im Produktionsbereich unterlaufen alle Mitarbeiter regelmäßig Trainings, um die speziellen MAPAL-Werkzeuge in der Tiefe kennenzulernen und zu verstehen – dies gilt analog auch für alle anderen Fachbereiche. „Aufgrund der Komplexität und der Spezialität unserer Produkte setzen wir auf ein lebenslanges Lernen aller Mitarbeiter“, sagt Hauschke. „Dabei unterstützt uns das E-Learning Modul von SAP SuccessFactors ganz maßgeblich.“

Bisher setzte der Werkzeughersteller in Sachen Fortbildung auf Anwesenheitstrainings, für die seinerzeit eigens die MAPAL-Academy gegründet worden war. Dieses Angebot wurde dann im Zuge der Einführung von SAP SuccessFactors um webbasierte Trainings ausgeweitet. „Damit können wir heute deutlich mehr Mitarbeiter am Lernen teilhaben lassen“, erklärt Iris Seithel, Global Key User für Sucess Factors und ergänzt:. „Außerdem können sich die Schulungsteilnehmer besser vorbereiten, die eigentlichen Trainingszeiten besser nutzen und im Nachgang viel einfacher auf Trainingsmaterialien zugreifen.“

Hinter der Ausweitung des Schulungsangebotes steht bei MAPAL auch die Strategie, den HR-Bereich auf Basis der cloudbasierten Lösung komplett zu digitalisieren und von einer klassischen Personaladministration hin zu einer Service-Abteilung für die Mitarbeiter umzuwandeln. Künftig sollen die Mitarbeiter zahlreiche HR-Aufgaben, vom Urlaubsantrag bis hin zum eigenständigen Lernen, über digitale Plattformen – sogenannte Employee-Self-Service-Portale – selbst erledigen.

Karriereplanung steuern

Die HR-Mitarbeiter sollen dafür ihren Fokus in Zukunft vielmehr auf qualitative Tätigkeiten, wie die Weiterentwicklung der Mitarbeiter in Richtung Industrie 4.0, richten. „Dieser Wandel erfordert viel Kommunikation mit den Mitarbeitern, auch um ihnen die damit verbundenen Ängste zu nehmen“, sagt Markus Hauschke. „In diesem Zusammenhang wollen wir den Einsatz von SAP SuccessFactors weiter vorantreiben.“

Vorgesehen ist mit dem Einsatz des Moduls „Performance and Goals“ unter anderem der Aufbau eines qualitativ hochwertigen Datenbestandes, auf den die MAPAL-Mitarbeiter jederzeit zugreifen können, um ihre fachliche Kompetenz und berufliche Qualifikation stetig weiterzuentwickeln. „Auf diese Weise können wir den Mitarbeitern zugleich aufzeigen, welche Karrierepfade und Entwicklungsmöglichkeiten ihnen bei MAPAL offenstehen“, schließt Hauschke. „Das sorgt nicht nur für mehr Transparenz, sondern auch für eine bessere Planbarkeit der eigenen Karriere innerhalb des Unternehmens.“