Digitales Recruiting löst bei Sulzer Excel-Tabellen ab

Alle Unternehmen klagen über Fachkräftemangel. Vor allem IT-Spezialisten werden gesucht. Bei Sulzer setzt man auf die Cloud-Lösung SAP SuccessFactors, um im harten Personalwettbewerb gut zu bestehen. „Wir sind in der digitalisierten Welt angekommen“, sagt Personalchef Martin Weiß.

Die Sulzer GmbH ist ein Full-Service-Anbieter für Prozess- und IT-Beratung in der Mobilitätsindustrie. Zu den Kunden gehören unter anderem die namhaften deutschen Hersteller und Zulieferer. Die Personalabteilung von Sulzer kommt aus einer Welt von Papier- und Excel-Dokumenten. Wenn ein Vorgesetzter wissen wollte, was einer seiner Mitarbeiter verdient, gab es dazu oftmals mehrere verschiedene Quellen mit unterschiedlichen Zahlen, weil eine papierhafte Pflege von Daten auf lange Sicht Probleme bereitet. Dazu kam: Das Unternehmen war in den letzten Jahren rasant gewachsen und wollte das Finden, Einstellen, Fördern und Halten von Talenten weiter verbessern.

Die Verantwortlichen bei Sulzer mussten sich also drei Dinge überlegen: Was macht uns als Arbeitgeber attraktiv für Talente, die uns noch nicht kennen – und für unsere Mitarbeiter, damit sie auch weiterhin bei uns bleiben? Wie kriegen wir Ordnung in unser Human-Resources-Informations-Chaos, so dass alle in Echtzeit von überall dieselben Zahlen, Daten und Fakten einsehen können? Und: Wie vereinfachen wir unseren Mitarbeitern ihren administrativen Aufwand, damit sie sich ausschließlich ihren Kernaufgaben widmen können?

Go-Live mit SAP SuccessFactors

Die Lösungen dafür lieferte SAP. Die HR-Mitarbeiter von Sulzer lassen sich mittlerweile durch die Personalmanagement-Lösungen von SAP SuccessFactors unterstützen: Mitte Dezember 2018 feierte Sulzer das Go-Live der Cloud-basierten Software für Human Capital Management. Sulzer setzt dabei die Lösungen Recruiting/Marketing, Onboarding, Employee Central und Learning Management ein. „Seitdem ist vieles sehr viel einfacher geworden“, berichtet Martin Weiß.

Der Personalchef, schon seit 17 Jahren im Unternehmen, wirbt überall um IT-Talente – an Universitäten und Fachhochschulen, auf Messen, Azubi-Veranstaltungen und natürlich auf Stellenanzeigenportalen und in Netzwerken wie Xing und LinkedIn. Seit fünf Jahren bildet Sulzer IT-Spezialisten selbst aus. „So wollen wir im Wettbewerb um die besten Fachkräfte bestehen.”

Java-Entwickler, Entwickler mit Kenntnissen in C#, SAP-Experten und -Berater sind in Deutschland kaum zu bekommen. Sulzer sucht auch im Ausland nach Fachkräften und arbeitet mit Partnern in Ungarn und Indien zusammen. Der enge Kontakt zum Kunden sei für das IT-Unternehmen essenziell. „Unser Vorteil ist, dass wir an unseren jeweiligen Standorten in Minuten vor Ort beim Kunden sein können“, sagt Weiß. In Deutschland werden fähige Mitarbeiter gebraucht, die die Partner im Ausland steuern.

Digitales Recruiting hilft bei Talentsuche

Bei all der Suche nach den richtigen Mitarbeitern kann man leicht den Überblick verlieren: „Wegen der Spezialisierungen war bei uns die Anzahl der Anzeigen explodiert”, sagt Weiß. SAP SuccessFactors Recruiting ermöglicht es dem HR-Team nun, in Ruhe zu prüfen, welche Stellenanzeigen wirklich nötig sind. „Das Recruiting läuft bei uns nun wesentlich strukturierter“, sagt der Personalchef. Damit möglichst viele Bewerber sagen: „Sulzer? Kenne ich!“, unterstützte SuccessFactors auch beim Aufsetzen einer neuen Recruiting-Webseite.

Die Einführung der SAP-Lösung hat Sulzer zum Anlass genommen, auf digitale Aktenführung umzusteigen: Aktuell werden die Personalakten von einem Scan-Dienstleister digitalisiert. In Personalabteilungen gibt es viele Dokumente, wie zum Beispiel Krankmeldungen, Zeugnisse, Arbeitsverträge oder Gehaltsbescheinigungen. „Ein Jahr nach der Einführung können wir die ganze Zettelei in der Cloud bündeln und für die Mitarbeiter in der Personalabteilung einsehbar machen.“ Auch die HR-Prozesse wurden digital, dicke Unterschriftenmappen damit überflüssig. „Wir haben nun die Möglichkeit, mit einer elektronischen Unterschrift Vorgänge, die per Workflow revisionssicher im SAP-System freigegeben wurden, zu automatisieren“, freut sich Weiß.

Datenschutz ist gewährleistet beim digitalen Recruiting

Da Personalabteilungen sensible Daten verarbeiten, unterliegen sie strikten Datenschutz- und Sicherheitsrichtlinien. Die Norm ISO/IEC 2700, in der Automobilindustrie in der verschärften Version TISAX (Trusted Information Security Assessment Exchange), ist der IT-Sicherheits-Standard. Nach ihr hat sich Sulzer gerade zum ersten Mal zertifizieren lassen. „Bei diesem Prozess kam uns die neue SAP-HR-Lösung auch zugute, weil sie in der Cloud liegt und die Zugänge und Rechteverwaltung klar geregelt sind“, sagt Weiß.

Dokumente und Bewerberunterlagen werden über die Recruiting-Lösung von SAP DSGVO-konform erfasst und verwaltet. Mit der elektronischen Personalakte gibt es einen Automatismus, der an alle Verfallsfristen erinnert und fällige Dokumente auch automatisch löschen kann.

Schulungen in der Sulzer Akademie 

In der Aus- und Weiterbildung unter dem Dach der „Sulzer Akademie” gab es ebenfalls Verbesserungsbedarf. „Nur die Zeiterfassung lief elektronisch und die Gehaltsabrechnung über DATEV – alles andere aber, auch die Schulungen, haben wir händisch verwaltet“, erinnert sich Kristina Santl, Teamleiterin Human Resources bei Sulzer. „Um zu wissen, wie viele Leute die SCRUM-Master-Schulung besucht haben, wurden die von den Teilnehmern unterschriebenen Teilnahmebestätigungen gezählt.“

Ein anderer Aspekt sind die vielen ineinander verzahnten Prozesse und damit verbundenen Einheiten wie Controlling, Administration oder die interne IT, die alle mit ähnlichen Daten arbeiten: „Die Administratoren brauchen die Namen der Mitarbeiter. Es gibt die Zeiterfassung, die nicht in SAP läuft, aber eng mit den Daten verbunden ist. Sie alle müssen wissen, wenn Mitarbeiter neu anfangen und aufhören“, sagt Weiß. Auch hier ist SAP das führende System. Folgesysteme werden mit dem Ziel einer sehr viel stärker integrierten Gesamtverwaltung angebunden. SuccessFactors ist für Sulzer der erste Schritt in die Cloud.

Die Mitarbeiter wiederum werden von administrativer Arbeit möglichst stark entlastet und können sich so ganz auf ihre Arbeit konzentrieren. Nur ihre eigenen Daten sollen sie bei Änderungen im Self-Service selbst anpassen. „Uns spart das viel Zeit, und die Daten stimmen wirklich. Telefonlisten sind ja nie aktuell, wenn die Mitarbeiter sie nicht selbst pflegen“, hat Weiß festgestellt.

metafinanz half bei der Einführung

Vor der Entscheidung für SuccessFactors standen zehn Personalverwaltungssysteme zur Auswahl, von denen drei in die engere Auswahl kamen. „Wir haben uns für die SAP-Lösung entschieden, weil sie für uns am geeignetsten war”, sagt Weiß. „SAP empfahl als Implementierungspartner die Allianz-Tochter metafinanz Informationssysteme. Sie ist ähnlich groß wie wir, hatte SuccessFactors gerade selbst bei sich im Unternehmen eingeführt und ist nun darauf spezialisiert, das eigene Template an andere weiterzugeben.”

„metafinanz hat uns mit ihrem fundierten Know-how und Engagement überzeugt“, sagt Weiß. Dabei haben die Experten nicht nur die Implementierung durchgeführt, sondern auch ihr eigenes Wissen an die Sulzer Mitarbeiter weitergegeben, damit diese die Lösung an die eigenen Bedürfnisse weiter anpassen können. „Das ist wegen der vielen filigranen Möglichkeiten, die uns die HR-Management-Lösung bietet, wichtig”, sagt Weiß.